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（二）培训交底，以查促改

标准制定后，立即将标准文件通过公司签发，并将文件归档范围和保管期限

表交由部门负责人签字确认，指定归档对接人。组织各部门归档对接人参与档案

培训，将档案移交要求、应用模板交底至各部门归档对接人。一方面单枪匹马整

理已入库的未整理档案，另一方面指导各部门整理积滞未归的档案。

按照广东省竣工验收资料统一用表的规范要求，深入项目开展资料管理巡查，

提高资料编制规范性。在项目的配合下强行对乙方单位加入双套制归档的要求。

虽然 3 个在建项目合同中并未约定乙方需要移交扫描件，但在沟通协调下实际上

也完成了双套制归档任务，为后续档案数字化和档案系统上线打下了坚实基础。

（三）日臻完善，裂变升级

档案管理制度和标准文件应用情况较好，保持相当的稳定性。根据新情况新

问题，增加《项目资料全流程管理办法》《合作项目档案印章证照管理操作指引》

《销售合同档案管理操作指引》。

基于较好的标准化基础和整理基础，2018 年仅花 3 天即完成档案系统适配

设置，成为华发股份首个上线并成熟运用档案系统的城市公司。标准化文件在系

统工具的助推下发挥更大更便捷的作用，实现在线移交、在线查档。

这个适配城市公司的档案管理体系和档案系统，在设计之初就立意全面、考

虑深远，所以在管理变化、强化过程中能保持相当稳定性，能灵活适应变化，能

高效应对强化要求。这个从广州公司起步的档案管理体系，转型为华南大区档案

管理体系，同步推广到华南大区新成立的 9 个城市公司，裂变为城市公司档案管

理体系，实现华南大区档案管理一盘棋。

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三、亮点及成效

设计合理，按照“统一领导、分级管理”和来源原则设置，根基稳定。

适配业务，档案类别设置基本与核心部门设置一一对应，让业务部门能快速

清晰的识别相应类别进行归档和调阅。

重点突出，工商档案、报建档案随办随归，保证了查阅的及时性、安全性。

尤其报建文件的及时收档，有效抵充了业务人员变化带来的不确定性，使得报建

报批、竣工备案、检查迎检工作不会因查找文件而受阻。

责任清晰，谁形成谁整理谁负责，填鸭式模板、精细化指引，辅助业务人员

做好档案基础整理。

开放调阅，库内档案通过档号精准定位。业务人员在档案系统按需查到文件

申请调阅后，档案管理员直接凭档号提取文件。普通文件仅登记，便可使用。享

受到调阅的便利之后，归档积极性大为提高。

文档一体化，档案不是坐等接收，而是开展前端控制。合同、发文等重要文

件，均设置文件编号规则，保持形成规律。定期开展项目资料管理巡查，监督工

程档案形成编制过程，提高规范性、完整性。

最终达成以下成果：

（一）档案利用率高，服务业务效果明显

档案利用方面实现“即来即办、服务业务”，2018 年 7 月档案系统上线以来

及时高效完成电子借阅 538 份，实体调阅 3607 份，在诉讼、迎检、报建和项目

竣备中发挥不可替代的作用。

（二）适应变化，稳定性强、收纳性强

尽管对内管理形式变化、对外开发模式变化，档案管理体系核心框架保持稳

定，只适应新情况补充相应操作指引，促进落地效果最大化。

（三）复制推广，华南大区档案管理一盘棋

通过标准化文件分享和定期培训，广州公司档案管理标准化文件已升级为华

南大区档案管理标准化文件，复制推广到 9 个新成立的城市公司应用。

（四）巡查优秀，得到上级认可

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在历次各级巡查中，档案管理工作均收获优秀评价。在 2017 年、2019 年华

发集团档案管理巡查中，获得优秀评价。在华发股份 2020、2021 年行政巡查中

获得优秀评价。

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动循矩法 匠心筑基 精益求精

青岛公司档案管理初结硕果

一、实施背景及目标

为推动公司档案管理标准化、规范化、科学化建设，充分发挥档案“存档备

查、协控风险、助力主业”的作用，青岛公司自公司成立以来，高度重视档案管

理工作，严格以满足公司各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，规

范管理、及时归档、定期抽检，切实服务主业。

二、工作思路及实施措施

1、规范管理、定期维护

依照股份档案管理制度结合青岛当地规定，青岛公司编制了专业规范的档案

管理制度及实施细则，存档、借阅流程审批规范，并配备专门的档案室，专人管

理，岗位职责上墙。

（青岛公司档案室）

2、应归尽归、按规整理

各类档案严格按照公司制度进行收集、整理、归档，做到应归尽归，并严格按

照规定进行系统化整理。按股份数字化转型要求，稳步开展数字化管理工作，盘

活库存档案资源，提升档案信息化管理水平。

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声像类档案（光盘档案） 声像类档案（照片档案）

3、分类明晰、账实相符

依照股份规定，结合青岛地区档案管理要求进行档案分类，各类别档案均建

立台账目录，账实相符，检索查询工具齐备。

4、规范管理、定期抽查

综合部按季度对各项目部档案、总包单位、监理单位档案及营销部营销合同

档案进行巡检检查，按规编写巡检简报。公司档案管理员对需整改项进行按期跟

进，切实防控风险。

三、档案管理标准化初结硕果

青岛公司各类档案管理规范、存档有序、查阅方便，存量档案已全部实现数

字化，在集团及股份历次专项行政检查中均得到肯定。未来我们将继续规范管理，

助力公司精细化管理迈上新台阶。

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会务管理

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以人为本、办事至上

标准化会务服务实现

一、背景

2018 年华发股份实施三级管控下，在珠海大区的领导下，围绕公司业务建

设这一中心，切实履行职能，认真开展各项行政工作，与时俱进，开拓创新。会

务工作在日常工作中不可或缺，会务工作的筹划细致、严密协调是会议顺利进行

的保障，也是决定会议成功和效果的重要因素。

二、思路及措施

（一）优化配套设施，高效保障会议需求

定期调测视频会议室音响、话筒、空调等设施，对线路进行梳理，联系专业

技术人员提升视频质量和效果，升级高清网络传输信号，动态掌控各类设备设施

运行状态，及时排除故障。

（二）会务管理标准化流程

会务服务规范化、标准化发展，提高会务服务质量，为适应新形势新任务新

要求，公司在会务服务工作中持续探索创新，打造形成“谋划-梳理-检查-应变- 总结-推动落实”的工作闭环。以高度负责的工作责任感和使命感，始终保持严

谨求实的工作作风，不断加强队伍建设，积极抓好会前、会中、会后的各个环节，

有力地确保了会务意图的全面实现。

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会务服务座次标准化，基本原则右高左低、前高后低、中间高于两侧

积累经验，提升专业，会后会务工作人员应及时做好总结工作，总结内容包

括会议筹办时的优秀经验和不足之处，并根据发现的问题及时思考，找到解决的

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方案，为下次会议的顺利召开奠定基石，增加办公室在服务日常工作方面的能力。

三、亮点及成效

坚持以人为本的服务理念，是组织好会议活动的前提。坚持以人为本的服务

理念，方向才不会有偏差，才能产生更好的效果。坚持以人为本的服务理念，就

是要努力做到情感上暖心、行动上贴心、措施上用心，具体到实际就是在就座、

就餐、住宿、用车、饮水、供电、安全、卫生等方方面面安排的到位、妥帖，给

参会者宾至如归的感觉。

强化细节决定成败的意识，是组织好会议活动的关键。会议活动的服务保障

工作没有一桩属于小事，没有一件可以疏忽，任何微小的疏漏，都可酿造成大的

失误，稍有不慎或不当都会影响整体甚至全局工作。因此，务必要强化细节决定

成败的意识，要以“如履薄冰、如临深渊”的工作态度，做到工作认真、态度谨

慎、处事果断。在任何人任何事面前，都要从严要求，从优服务，做到慎之又慎，

细之又细，始终坚持高标准、高质量，确保工作万无一失、确保领导放心满意。

凝聚团队力量，是组织好会议活动的保障。一个好汉三个帮，只有发挥团队

的力量才能形成强大的工作合力。

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其他

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开源节流，精准控费

多城市异地项目行政费用管控优化

一、背景和挑战

近年来，房地产行业逐渐进入新的发展周期，各房企之间竞争加剧，房地产

行业已由金融红利阶段进入管理红利阶段。

截止 2022 年 3 月，杭州公司布局浙江省内 5 城 7 盘，项目地域范围广、布

局分散，员工在多地项目间辗转工作，产生较高的管理成本。为更好地落实费用

精细化管控工作，杭州公司相继出台相关举措合理降低行政费用。

二、思路和举措

综合考虑项目及员工实际情况，行政团队秉持强化成本管理意识，合理控制

费用开支的原则，在保障办公的前提下，对办公场地、异地差旅等进行改进。

（一）切合实际，精准控费

1、在大区差旅费用管理制度范围内，杭州公司根据实际，逐步完善项目间

差旅报销标准，控制项目实际距离规定往返路费上限，鼓励员工间拼车前往，同

时对出差住宿进行了补充规定，省内出差建议住宿预定全季标准（在保证员工住

宿质量的前提下，远低于公司规定的职级标准），并取消项目间出差餐补。

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2、根据公司业务实际，对各业务条线人员进行梳理，合理划分杭州公司平

台与项目人员职责和办公地点，以期合理降低场地租赁费用。

3、从细微处着手，积少成多。强化打印机管理，实现一人一卡，默认黑白

打印，减少非必要的彩打数，合理降低印张费用。

（二）开源节流，分类控费

1、杭州公司差旅费用精细化管控规定于推行过程中不断完善。2021 年 8 月

结合财务差旅费支出统计，根据实际项目建设情况，发布《关于往返异地项目公

司员工交通住宿补贴的建议方案》，对项目间差旅费用开始限额管控。根据运行

效果，于 2021 年 12 月向公司员工领导意见征询，并汇报公司领导审批，最终落

地形成《关于杭州公司差旅住宿标准的补充规定》，对差旅产生的相关费用做了

更为细致的补充，并与 2022 年 1 月开始执行。

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2、自 2021 年年中，根据绍兴项目建设实际，探讨业务条线 PM 办公场地迁

至项目部，靠近一线，促进项目建设。

经协调绍兴项目部，将项目办公室进行改建，新增 42 个工位，设计、成本、

运营、报建等 PM 人员及咨询公司人员搬迁至项目部办公室。

三、亮点及成效

（一）减少浪费，最小成本实现最优管理

1、2021 年 8 月后，月人均项目间差旅费下降至 2000 元。2022 年后，在无

住宿的前提下月人均项目间差旅费降至 1600 元。

2、中成大厦部分办公室退租，节约各项费用约 92.75 万元。

3、2021 年下半年以来，办公耗材费用降低 30%。

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（二）完善制度，降本减费工作逐步落实

制定差旅费用补充规定，按照可控性及可压缩性分类，从管理费用方向深化

全竞提升。