- 95 -

负责敦促、安排本部门或本公司内部起草、修订制度并向上市公司经营层、上市

公司对口部门报告及备案。

上市公司各部门、上市公司下属企业负责人应指定熟悉相关业务或法规的专

人作为重大信息和重要制度内部报告的联络人。

（三）上市公司各部门、上市公司下属企业对其报告及/或备案的重大事项、

重要制度的真实性、准确性、完整性、及时性、合规性负责，不得存在虚假记载、

误导性陈述或重大遗漏，上市公司各部门、上市公司下属企业负责人为第一责任

人。

8.3 重大事项及重要制度的范围

（一）本办法所称“重大事项”包括下列发生或拟发生的事项：

1.经营活动

（1）经营政策或者经营范围发生重大变化（包括产品销售价格、材料采购

价格和方式、政策或法律、法规、规章发生重大变化等）；

（2）公司主营业务发生重大变化；

（3）订立重要合同，该合同可能对公司产生显著影响；

（4）公司获得大额补贴或税收优惠；

（5）发生重大经营性或者非经常性亏损；

（6）主要或者全部业务陷入停顿；

（7）发生重大设备事故、安全事故等，对经营或者环境产生重大影响；

（8）公司净利润或者主营业务利润发生重大变化；

（9）利润分配和资本公积金转增股本事项；

（10）公司月度财务报告以及定期报告。

2.常规交易

（1）购买或出售资产（不含购买原材料、燃料和动力以及销售产品等与日

常经营相关的资产，但资产置换中涉及购买、出售此类资产的，应包含在内）；

（2）对外投资（含委托经营和股票、债权、基金以及分红型保险投资等）

及公司内部重大投资行为；

（3）提供财务资助；

（4）债权或者债务重组；

- 96 -

（5）租入或租出资产；

（6）订立管理方面的合同（含委托经营、受托经营等）；

（7）研究或者开发项目转移；

（8）订立许可协议；

（9）赠与或受赠资产。

3.与关联方发生关联交易

（1）购销商品；

（2）买卖有形或者无形资产；

（3）赠与或者受赠资产；

（4）兼并或合并法人；

（5）出让或受让股权；

（6）提供或接受劳务；

（7）代理；

（8）租赁；

（9）各种采取合同或非合同形式进行的委托经营：

a.提供资金或资源；

b.协议或非协议许可；

c.提供担保；

d.合作研究与开发或技术项目的转移；

e.合作投资企业；

f.合作开发项目；

g.其他交易。

4.其他重大事项

（1）全部诉讼及仲裁；

（2）变更募集资金投资项目及基建技改项目的立项、变更等；

（3）公司管理层发生重大变化；

（4）发生重大债务；

（5）提供对外担保或担保变更；

（6）合并或者分立；

- 97 -

（7）公司收购或者兼并；

（8）股东大会、董事会决议被法院依法撤销；

（9）计提大额减值准备；

（10）重大或有事项：

a.资产遭受重大损失；

b.公司决定解散或者被有权机关依法责令关闭；

c.公司及公司股东发生承诺事项；

d.对公司产生较大影响的媒介信息；

e.未能归还到期的重大债务或者重大债权到期未获清偿；

f.可能依法承担重大违约责任或者重大赔偿责任；

g.公司预计出现资不抵债（一般指净资产为负值）；

h.主要债务人出现资不抵债或者进入破产程序，公司对相应债务未提取足额

坏账准备；

i.主要资产被查封、扣押、冻结或者被抵押、质押、拍卖；

j.因涉嫌违法违规被有权机关调查，或者受到重大行政、刑事处罚；

k.公司管理层无法履行职责或因涉嫌违法违规被有权机关调查。

（二）本办法第三项第（一）条所称“关联方”系指：

1.关联自然人

（1）直接或者间接持有上市公司 5%以上股份的自然人；

（2）上市公司董事、监事及高级管理人员；

（3）直接或者间接控制上市公司的法人或者其他组织的董事、监事及高级

管理人员；

（4）本条第 1 项至第 3 项所述人士的关系密切的家庭成员。

2.关联法人

（1）直接或者间接控制上市公司的法人或者其他组织；

（2）由前述法人直接或者间接控制的除上市公司及其控股子公司以外的法

人或者其他组织；

（3）由前述关联自然人直接或者间接控制的，或者担任董事、高级管理人

员的，除上市公司及其控股子公司以外的法人或者其他组织；

- 98 -

（4）持有上市公司 5%以上股份的法人或者一致行动人。

（三）本办法所称“重要制度”包括以下与公司经营活动相关的重要制度：

1.行政办公类制度；

2.财务、会计类制度；

3.人力资源类制度；

4.采购、销售类制度；

5.对外投资、对外担保、财务资助、关联交易等特殊交易类制度；

6.项目管理类制度；

7.研发管理类制度；

8.质量管理类制度；

9.知识产权管理类制度；

10.信息保密制度；

11.安全、环保类制度；

12.其他重要制度。

8.4 重大事项的报告程序

（一）报告义务人在职权范围内知悉上市公司或上市公司下属企业发生或拟

发生重大事项的，应自知悉或应当知悉相关信息的当日向上市公司对口部门报告，

并按照上市公司对口部门要求提供相关材料，实时报告事项进展及事实结果。

（二）重大事项报告内容及材料包括但不限于：

1.发生重大事项的原因、各方基本情况、重要事项内容、对公司的影响等；

2.重要事项所涉及的协议书或意向书（如适用）；

3.重要事项所涉及的政府批文或法律文书（如适用）；

4.中介机构关于重大事项出具的意见书（如适用）；

5.上市公司对口部门根据相关法律法规及中国证券监督管理委员会、深圳证

券交易所等监管部门规定要求提交的其他资料。

（三）重大事项报告形式包括：

1.书面形式；

2.电话或其他即时通讯形式；

3.电子邮件形式；

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4.口头形式；

5.会议纪要或决议形式。

（四）重大事项的报告程序：

1.报告义务人应明确重大事项的经办人员，并于重大事项发生或拟发生当日

向上市公司对口部门报告并确定专门联络人；

2.报告义务人实时准备相关材料，并对报告内容和材料的真实性、准确性、

完整性、及时性进行审核；

3.报告义务人指定的联络人将报告内容及相关资料提交上市公司对口部门

进行审核、评估；

4.上市公司对口部门根据相关法律法规及《北京辰安科技股份有限公司章

程》，将重大事项交由董事会办公室进行信息披露，需履行决策程序的，由上市

公司对口部门发起决策流程。

8.5 重要制度的报告及备案程序

（一）上市公司各部门、上市公司下属企业各项制度均应符合相关法律法规

及所在企业的《公司章程》（合伙企业则为《合伙协议》）。

（二）上市公司分支机构直接执行上市公司各项制度，不得独立制定或执行

其他制度；上市公司合并报表范围内所有企业应当参照上市公司各项制度制定本

企业相关制度；上市公司直接或间接持股 20%以上的参股企业各项制度依照其

《公司章程》（合伙企业则为《合伙协议》）的规定履行决策程序后执行。

（三）重要制度报告及备案形式包括：

1.书面形式；

2.电子邮件形式；

3.会议纪要或决议形式。

（四）重要制度的报告及备案程序：

1.上市公司各部门及上市公司合并报表范围内企业

（1）报告及备案义务人应明确重要制度的经办人员，并确定专门联络人；

（2）报告及备案义务人自行拟订重要制度后，应当自查制度合规性，并于

2 个工作日内向上市公司对口部门报送；

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（3）上市公司对口部门对重要制度进行审核、评估；

（4）经审核、评估后，对于需要进行修订的制度，由上市公司对口部门发

回报告及备案义务人进行修订；其余重要制度报上市公司总裁办备案。

2.上市公司直接或间接持股 20%以上的参股企业

（1）报告及备案义务人应明确重要制度的经办人员，并确定专门联络人；

（2）报告及备案义务人自行制定重要制度后，应当自查制度合规性，并于

2 个工作日内报上市公司总裁办备案。

8.6 保密义务

（一）报告及备案义务人、报告及备案义务人指定的联络人、上市公司对口

部门以及其他接触到重大事项和重要制度的人员（以下简称“知情人”）在相关

信息未公开披露前均负有保密义务，且应当将知情人控制在最小范围内。

（二）重大事项及/或重要制度的知情人，在相关信息公开披露前，不得买

卖上市公司的证券，或者泄露相关信息，或者建议他人买卖上市公司证券，或者

配合他人操纵上市公司证券交易价格。

（三）上市公司董事会办公室需根据《中华人民共和国证券法》及中国证券

监督管理委员会、深圳证券交易所相关规定对知情人进行登记的，报告及备案义

务人应当积极配合，真实、准确、完整、及时地提供知情人相关信息。

8.7 罚则

（一）报告及/或备案义务人未按本办法规定履行重大事项、重要制度的报

告及/或备案义务的，上市公司将视情节严重程度及给上市公司造成的影响、损

失等，追究报告及/或备案义务人、相关负责人、经办人等主体的责任，追究责

任的形式为以下一种或几种：

1.责令改正并做出检讨；

2.通报批评；

3.公开警告；

4.扣减当月绩效考核分数、扣减年度考评分数；

5.调离岗位、停职、降职、撤职；

6.解除劳动合同；

7.罚款；

- 101 -

8.承担损害赔偿责任。

（二）根据本办法负有保密义务的相关主体未按本办法规定履行保密义务的，

或者相关主体直接、间接或教唆他人从事内幕交易等违法违规行为的，上市公司

将视情节严重程度及给上市公司造成的影响、损失等，追究相关主体的责任，追

究责任的形式为以下一种或几种：

1.责令改正、消除影响并做出检讨；

2.通报批评；

3.公开警告；

4.扣减当月绩效考核分数、扣减年度考评分数；

5.调离岗位、停职、降职、撤职；

6.解除劳动合同；

7.罚款；

8.承担损害赔偿责任；

9.涉嫌犯罪的，依法移交司法机关处理。

（三）有下列情形之一，应当从重或者加重处理：

1.未按本办法规定履行相关义务，导致上市公司信息披露违规；

2.未按本办法规定履行相关义务，导致上市公司证券交易价格出现异常波动；

3.未按本办法规定履行相关义务，导致上市公司及/或非过错相关主体、人

员被有权部门处以行政处罚、监管措施、纪律处分等措施；

4.直接、间接或教唆他人从事内幕交易等违法违规行为，或配合他人操纵上

市公司证券交易价格；

5.情节恶劣、后果严重、影响较大且事故原因确系个人主观因素所致；

6.打击、报复、陷害调查人员或干扰、阻挠责任追究调查；

7.拒不执行上市公司做出的处理决定；

8.上市公司董事会认为其它应当从重或者加重处理的同等严重的情形。

（四）有下列情形之一，应当酌情从轻、减轻处理或免予追究责任：

1.已及时改正并消除影响；

2.已切实履行职责，确因意外及/或不可抗力等非主观因素造成的；

3.上市公司董事会认为其他应当从轻、减轻或者免予处分的情形。

- 102 -

（五）在对相关主体、人员做出追究其责任的具体决定前，应当充分听取相

关负责人意见，并保障其陈述和申辩的权利。

8.8 附则

（一）本办法未尽事宜或本办法与有关法律、法规、规章、规范性文件及上

市公司《公司章程》的规定相抵触时，以有关法律、法规、规章、规范性文件及

上市公司《公司章程》的规定为准。

（二）本办法由上市公司董事会办公室负责解释和修订。

- 103 -

第九章 采购管理规定及工作流程

为规范公司采购行为，控制采购成本，防范采购风险，明确采购各环节相关

部门和人员的工作职责，根据国家相关法律法规 和电信集团采购管理要求，结

合公司实际情况，特制定本办法，自发布之日起执行。本办法由采购办负责解释。

9.1 投标方案编制及投标阶段采购前置

第一条 严格遵循“公开透明、采购前置”原则。采购办在公司企业微信微

盘中发布公司供应商名录（ 以下简称“名录“ ），为投标方案编制提供合格供

应商。投标方案外采产品选型时，应选用名录中的供应商及其产品，与名录中指

定的供应商联系人沟通技术方案，由采购办负责询价。如果选用名录中没有的其

他供 应商及其产品，应及时向采购办报备。

第二条 若名录中没有所需产品，需由采购办、相关业务单元推荐至少 3 家

供应商，采取邀请招标、竞争性谈判、询价等方式进行择优选择。经项目使用过

程检验，符合进入准则的可入选名录。

第三条 为保障公司利润，投标方案外采部分报价要在采购询价基础上保证

合理的利润。利润率原则上不得低于 25%价格透明设备不得低于 10%。低于要求

的，要提前报备，协商解决。无法形成一致意见的，由项目相关区域市场负责人、

实施业务单元负责人、采购负责人会议决定。会议依然不能达成一致的，上报公

司 EMT 团队进行决策。

第四条 投标方案报价需在投标前评审时经采购办审核。投标小组应对发现

的过低或负利润报价进行调整或报备说明。

第五条 项目采购原则上不允许单一来源采购。在项目推进过程的任何阶段，

若因用户存在特定知识产权软件采购、经初步确认当前只有唯一厂商可实现的软

件功能或提供的硬件设备、与原有软件系统对接且无法更改等特殊需求需要采取

单一来源采购时，客户经理/项目经理须在 CRM 系统提交“单一来源采购报备”，

并经省总、区域总裁（总监）、采购办、行业侧总经理（或指定人员）、分管运

营管理中心的副总裁审批。审批过程中，省总与区域总裁（总监）必须提交明确

且可查证的确认单一来源的考查材料与结论，以便于后续审批领导给出审批结论。

对于分管副总裁认为特别重大的单一来源采购，可由分管副总裁提请公司 EMT

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团队审核。审批通过后，客户经理需在采购办指导下与供应商就关键条款进行沟

通，明确公司要求。对于审批未通过，但客户经理及大区市场侧认为必须参与的

项目，大区总裁（总监）可 提请公司 EMT 团队召集专门会议讨论，并给出是否

继续参与的结论。对于在合同签订前未完成单一来源采购报备审批但实际完 成

执行的项目，运营管理中心采购办有权提请公司在 KPI 考核及 奖励计算时将采

购毛利按零处理。

关键条款及要求：

1. 分包利润率应不低于 20%；

2. 付款条件与销售主合同背靠背；

3. 同意审减条款：当有权机构对项目进行审计时，如供应商 所供货物和/

或服务有审减发生，供应商应承担审减金额的 100% （“审减金额”是指送审金

额与审定金额之差）；

4. 质保条款与销售主合同一致。

第六条 在投标前产品选型、方案设计等项目运作过程中，不可透漏项目信息，

防止被厂商销售或代理报备。需要时由采购 办负责报备。

第七条 投标前若出现设备被厂商销售或代理报备，应更换投标方案中的品

牌。中标后若出现设备被厂商销售或代理报备，应争取变更品牌。无法变更时要

向公司 EMT 团队说明原因。

9.2 项目实施阶段采购申请

第八条 采购申请由项目经理在 CRM 系统提交。前提是销售合同已签、合同

清单录入 CRM 系统、或提前实施的虚拟销售合同上传 CRM 系统、并项目采购计

划通过项目策划评审已建立基线。采购申请单内容以采购计划基线为准。采购需

求变化须完成项目变更审批流程。

第九条 采购计划基线需提供采购物资准确的产品名称、品牌、规格型号、技

术参数及配置、数量等信息。软件产品要提供最终用户信息、授权方式、用户数、

CPU 数、软件版本等要求。避免出现配置或要求不明确的采购项。

第十条 如采购内容为非单一来源供应商供货，创建采购申请单时，记录类

型选择“非单一来源采购申请单”。

第十一条 如供应商为单一来源，提交申请前应在 CRM 系统通过“单一来源

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采购报备“审批。在创建采购申请单时，记录类 型选择“单一来源采购申请单”，

申请单中“单一来源供应商信息”栏的内容应填写完备，在“单一来源采购报备

编号”栏须填写之前的报备审批单号。

第十二条 异常采购：采购申请内容与采购计划基线出现差异的，称为异常

采购。异常采购需经过项目变更审批。如采购申请内容在销售合同的清单中不存

在，需在 CRM 系统 合同清单中添加货物名称为“异常采购”、销售单价为 0 的

合同明细项，用该项生成“采购申请明细项”。如采购申请内容在销售合同的清

单中存在，但该项累计申请 数量已超过销售数量，则超出部分用上述“异常采

购”合同明细 项生成“采购申请明细项”。

第十三条 如项目自主研发软件部分需要分包给外部供应商承建，须执行以下

流程：

1. 报项目实施归属部门相关领导审批。

2. 项目组准确估算分包内容所需工作量，据此并结合当地人 工成本实际情

况评估出分包预算，分包利润率一般不得低于 25%。

3. 项目组提供至少 3 家供应商，采取邀请招标或竞争性谈判方式选定供应

商。

4. 分包合同关键条款须满足以下要求：

（1）付款条件与销售主合同背靠背。

（2）同意审减条款：当有权机构对项目进行审计时，若供应商所供货物和/

或服务有审减发生，供应商应承担审减金额的 100%。（“审减金额”是指送审

金额与审定金额之差）

5. 质保条款与销售主合同一致。

第十四条 项目经理应根据项目实际情况，合理规划、及时更新采购计划基线

的到货时间，在到货时间点前至少一个月提交采购申请。

第十五条 避免超长质保期和售后服务采购，降低服务费用。签定销售合同时

需尽量避免承诺超过 3 年以上的质保期和免费售后服务。项目组应充分了解销售

合同中对客户的售后服务承诺和质保期，尽量避免额外购买延保服务。

第十六条 以下三种情况需《项目垫资审批表》通过审批：

项目未签销售合同，提前实施并需要外采；

- 106 -

项目销售合同已签署，但没有预付款；

项目回款不足以支付采购支付。

9.3 固定资产及日常办公类采购

第十七条 IT 类固定资产及日常办公类：

（一）计划内采购 各单位年初时应按财务要求编制全面预算，制定年度固

定资产采购计划（包括设备规格、数量、金额、采购时间）。如员工提交的领用

申请单内容在该计划内，由公司各办公地点固定资产管理员根据年度固定资产采

购计划在 OA 系统提交固定资产采购申请。依序经信息技术部负责人、采购办负

责人审批通过后，采购办执行采购.

（二）计划外采购 如员工提交的领用申请单内容不在上述年度固定资产采

购 计划内，由公司各办公地点固定资产管理员根据申请单配置要求 在 OA 系统

提交固定资产采购申请。依序经信息技术部负责人、 需求申报部门负责人、采

购办负责人、公司分管运营管理中心副 总裁审批通过后，采购办执行采购。

第十八条 非 IT 类固定资产及日常办公类采购：

（一）辰安科技总部：

由总裁办与行政服务中心固定资产管理员/指定人员在 OA 系统发起资产采

购申请，依序经总裁办与行政服务中心审批人、需求申报部门负责人、采购办负

责人、常务副总裁（采购总金额 200 万-400 万元）、总裁（采购总金额 400 万

-600 万元）、董事长(采购总金额 600 万元以上)审批通过后，采购办执行采购。

（二）外地分公司及办事机构：

由分公司及办事机构固定资产管理员在 OA 系统发起资产采 购申请，依序

经总裁办与行政服务中心审批人、需求申报部门负 责人、采购办负责人、常务

副总裁（采购总金额 200 万-400 万元）、总裁（采购总金额 400 万-600 万元）、

董事长(采购总金额 600 万元以上)审批通过后，采购办执行采购。

第十九条 由外地分公司及办事机构自行采购的，经所属部门总经理批准，费

用在 CRM 系统走报销流程。

第二十条 购置房产或金额较大的设备采购需经董事会或 股东会共同决策.

9.4 课题、研发小件材料采购

- 107 -

第二十一条 单个产品单价＜500 元，且总额＜2000 元（总 额=数量×单价）

的材料采购办法:

授权采购：由使用人员自行采购，由供应商开具正式合规发票，并提供明细。

费用支付：指派专人自行垫支购买，分阶段整理出采购清单，根据实际购买的产

品后补提交采购申请单，同时将发票交采购专员协助办理付款流程。

到货确认：实际采购清单由指派的专人和实际签收库管双签确认，由采购专

员提交实际清单给北京永丰库管，北京永丰库管与实际签收库管确认后做出入库

手续。

联系方式保留：网上电商购买的请保存链接地址，由第三方供应商处采购的

请保存公司全称和联系方式，以便后续采购。

第二十二条 单个产品单价≥500 元，或总额≥2000 元（总 额=数量×单价）

的材料采购办法：

提交采购申请单：由使用人员提交采购申请，未采购过的产品需提供链接网

址或其他联系方式。

费用支付：按正常的采购流程处理。到货确认：由采购交付给提交采购申请

人签收.

9.5 供应商选择及供应商名录进入准则

第二十三条 公司供应商名录向公司范围内与采购工作相关人员公开发布。

采购办应定期对名录中的供应商在供货质量、交付质量、服务质量等方面进行定

量或定性评价，评定供应商优 秀、良好、合格、不合格等级，并及时将不合格

供应商退出名录。

第二十四条 供应商选择应遵循公开、公平、公正和择优选 择的原则，由采

购办在名录中选择至少 3 家供应商，采取邀请招标、竞争性谈判、或询价等方式

确定。

（一）竞标方式选择：

1. 同品牌产品或同一供应商产品的销售合同金额 100 万元以下的，采取询

价方式。

2. 同品牌产品或非标产品销售合同金额大于等于 100 万元的，采取竞争性

谈判方式。

- 108 -

3. 单一来源采购的，采取邀请招标方式或竞争性谈判方式。

（二）评标：

1. 竞争性谈判和邀请招标方式选择供应商的，评标工作要在公司 EMT 团队

监督下由评标小组负责。采购办负责人或其委派专人负责组织评标小组。评标小

组由相关业务单元技术专家、采购申请部门、PMO、审计部、财务部委派相关人

员组成，数量为 5 人或以上单数。评标小组成员名单需经公司 EMT 团队审定后

执行。

2. 评标期间，任何部门和个人不得非法干预或者影响评标小组、评标的过

程和结果。评标小组名单在中标结果确定前保密。

3. 评标办法可采用最低投标价法、综合评估法、以及法律、 法规允许的其

他评标方法。评标小组对满足招标文件实质性要求的投标文件，按照规定的评标

方法、评审标准、评分标准和评标程序进行评审，推荐中标候选人或否决所有投

标。

（三）采购价格确定：

按项目采购实际情况和有关规定选定采购方式，根据中标结果、谈判结论、

询价价格确定，采购办进行复核。满足技术和财务指标要求的，依据公司财务制

度规定的采购审批权限批准确定。如不符合要求，应重新组织采购。

第二十五条 公司采购办、各相关业务单元可推荐供应商。

推荐供应商需符合以下条件：

1.三证合一的证件

2.近六个月的有效纳税证明

3.公司成立时间不少于两年

4.注册资金（指实缴资金）大于 500 万元（含）

5.专项分包（如施工）还需具有相对应的资质等级证书

弱电工程类：建筑智能化工程专业承包企业资质

装饰装修类：建筑装饰装修工程设计与施工资质

机电设备类：机电设备安装工程专业承包资质

符合以上条件的供应商，采购利润、付款条件、审减条款、质保条款等合同

条款满足公司要求，且报价合理，可参加至少有 3 家供应商备选、采取邀请招标、

- 109 -

竞争性谈判、或询价等方式进行的竞标。中标后在项目中试用。

第二十六条 在项目中试用过的供应商，经过以下方面评估，达到公司合格

供应商要求后,方可进入名录：

1.是否按规定到货周期要求及时供货。

2.到货检验中出现与合同不符、运输损坏以及质量问题，是否及时、妥善解

决。

3.对我方提出的合理换货、退货要求，是否积极配合、及时响应。

4.售后服务质量、响应是否及时、高效。

5.有至少 3 次采购合同供货记录，且在以上方面都有良好评价。

9.6 采购合同签订及审核

第二十七条 采购专员负责拟定采购合同文本并在公司 OA 系统上发起评审

流程。采用非公司标准合同模板的及有较大风险的采购合同须依序经财务部、法

务部评审，必要时增加项目组评审。采用公司标准合同模板，且风险较小的采购

合同只需采购负责人审核。

第二十八条 财务部审核内容包括合同付款条件、发票类型、 违约责任等相

关条款。

第二十九条 项目组审核内容包括合同标的物（数量、品牌型号、规格说明）、

技术要求、实施服务内容、交付期限、验收条件、交付成果物、质保期限、运输

要求等。项目组评审版本不含价格信息。

第三十条 法务部审核内容包括商务条款是否违反国家法律法规，法律条款

是否完整、准确、合理，以及合同是否存在其他法律风险。

第三十一条 对于采购合同中出现的与对方的分歧，由采购专员与对方协商

解决，必要时组织法务、财务、项目组或客户经理共同与对方谈判。若采购办、

财务部、法务部和/或项目组意见与对方无法达成一致，由采购办负责人或公司

EMT 团队决定是否签订该合同。

第三十二条 采购合同在 OA 系统线上完成评审流程，并根据采购合同签字

权限由相关人确认后即为终稿，由评审流程最终环节公章管理员在 OA 下载打印，

联系采购专员处理盖合同专用章事宜。

第三十三条 经双方盖章的纸质采购合同原件需根据采购合同签字权限由相

- 110 -

关人签字后，交由总裁办保存，其它部门不存留采购合同原件。

第三十四条 采购合同签字权限：按公司 2022[13]号文《财务报销制度及审

批流程》中采购及其他类付款审批权限执行。

9.7 采购订货及付款

第三十五条 采购专员应按照采购申请单和采购合同进行采购订货，对有关

设备型号、质保要求、参数应仔细核对。若实际采购与采购申请有出入，应及时

以邮件确认。

第三十六条 采购专员订货后，将有关订货发货信息及时告知采购申请人，

包括设备种类、名称、数量、发货时间、到货时间、承运人联系方式、收货地址

及收货人等信息。

第三十七条 采购合同付款由采购专员依据采购申请人签收给库管的《采购

到货签收单》及采购合同中约定的付款条件在 ERP 中提交付款申请。审批流程及

权限设置以财务部发布的制度为准。

第三十八条 因特殊情况需要支付合同货款时，采购申请人应发邮件给部门

负责人审批并得到回复确认后，由采购专员发起付款申请，提请财务办理付款手

续。

9.8 到货验收与退换货

采购有关各部门应共同提升用户满意度，做好到货验收等工作，尽量避免退

换货情况发生。

第三十九条 到货验收

1. 采购申请人或其委托人在货物到货签收时，应首先检查外观是否完好，5

个工作日内对所到货物清点、初验、报验，并采取开机、加电、试运行等措施进

行到货验收。如不具备加电或设备运行的条件，可将到货的外包装情况、产品名

称及型号和开箱 后的设备外观进行拍照取证。发回《采购到货签收单》给库房

管 理员，视同到货验收合格，但并不免除供应商对隐蔽瑕疵和质量 缺陷的责任。

如有质量问题，应做好现场保护和取证，并及时告 知采购专员，由采购专员与

供应商沟通协商处理。

2. 所收到的采购设备除有与采购申请单不符或运输损坏以及质量问题外，

采购申请人不应以其他理由拒收。如客户以超出合同之外的理由拒收，有关

- 111 -

BG/BU 和市场侧应做好相关工作，并及时通知采购专员。

3. 采购物资应形成一个合理的物资管理流程状态，采购申请人如果没有及

时对货物进行验收，没有回复到货信息或逾期回复，或有物资、资料丢失等现象

发生，可由审计部介入调查，并做出处理。

第四十条 换货的处理

1. 如到货未使用，发现外观有损，或发现数量、品牌、型号、 加电不符等

情况，采购申请人应拒绝签收，拍照取证后，反馈相关信息给采购专员，由采购

专员部协调处理更换货物工作。

2. 货物已经使用，确因各种因素要求换货的，采购申请人应及时与采购专

员沟通进行核实更换或重新采购，采购申请人应发起说明邮件，经各 BG/BU、市

场侧负责人批准，采购专员协调处理换货工作。

更换折旧：采购专员核实更换的物资、价格和退回设备折旧金额，经采购经

理批准。采购申请人重新提交“采购申请单”（勾 “异常”采购），按采购申

请流程审批采购，折旧费用计入新采购物资成本。

更换退库：设备退还北京永丰库房，由库管登记管理；采购申请人重新提交

“采购申请单”（勾选“异常”采购），按采购申请流程审批采购。库管定期发

送“库存清单”给各 BG/BU 和市场侧，消化库存。

第四十一条 退货的处理

1. 确需退货时，采购申请人应及时与采购专员沟通。采购专员核实确需退

货和重新采购的，采购申请人应发起说明邮件，经各 BG/BU、市场侧各大区负责

人批准，采购专员协调处理退货工作。

2. 到货未开箱使用：到货周期不超过 10 天的设备，由采购专员协调进行退

货处理；超期设备且无法退货的，退到北京永丰库房，由库管登记管理。库管定

期发“库存清单”给各 BG/BU 和 市场侧，消化库存。

3. 到货已经开箱未使用：不影响二次销售的物资，尽量协调退货。如开箱

即影响二次销售的物资，需要补差价的部分由责任部门承担。

4. 到货已经开箱并已使用：已影响二次销售的物资，由采购专员进行协调

退货。可退货补差价的，按照减少库存积压降低资金占用等原则进行退货补差价

方式进行，差价部分由责任部门承担；供应商不同意退货的，货物退到公司库房，

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由库管登记管理；库管定期发“库存清单”给各 BG/BU 和市场侧，消化库存。

9.9 分/子公司间的合同签定

第四十二条 辰安科技控/参股分/子公司间的分包，按照 《辰安科技内部分

包管理制度》行业 BU/子公司在项目中的分工确定分包金额，采购办负责执行合

同签订流程。

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第十章 日常办公常用联系人

财务、行政、人事相关联系人 公司总机：010-57930171

部门 姓 名

分机

号

手机号 负责工作

信息技

术部

李彦斌

——

13381070168 电脑领用、座机配置、网络技术问

杨松翰 13488702114 题解决

尹守同 30106 13717584534 邮箱、ERP、

陈中校 —— 18612930135 OA 技术问题解决

王慧 —— 15835115269 CRM 系统技术问题解决

总裁办

与行政

服务中

心

陈连照 30107 18801116798 部门管理、运营协同、文件处理、

接待统筹、党务管理

于媛媛 —— 18511036387 公租房管理、公文管理、AIOT 订单

处理

尉迟月明 30117 18803040344 《辰安简报》策划与编辑、文化节

日活动、海报设计、软环境提升

王伟男 —— 13436863541

公文秘书、公司级会议管理、撰写会

议纪要及工作任务清单

刘瑞 —— 13521091260 会议统筹安排、《辰安简报》排版、

OA 新闻门户维护

王海波 30103 15711185853 公务车班车管理、8 号楼餐厅、线

上超市、兼怀柔基地行政管理

丁鸿静 30115 15810605182 印章证照管理、档案管理、非 IT

固定资产管理

史亮亮 30114 15718895889 物业管理、保洁管理、1 号楼餐厅、

礼品库管理

曹佳慧

刘双莲

30999

30171

13671266701

18810200265

前台、名片制度、工卡制作、餐费

充值、餐费结算、会议服务、快递

管理、职能部门机票预订、合肥住

宿及餐费充值管理

人力资

源部

赵天 30127 13810736864 招聘管理 薛爱强 30147 13910242824

崔婷婷 —— 15735657316 入职、离职、转正、劳动合同续签、

E-HR 系统维护

冯津 30142 13522590973 社保、公积金、工作居住证、户口

档案

- 114 -

王丹 30144 13601137265 薪酬、商业保险

韩学 30139 15201041962 人才发展相关工作

何璞 30134 15011397625 绩效管理

周丽满 30128 13681512883 培训管理、辰读学院

财务部 王潇阅 30906 13683045780 报销、付款

畅通的交流和沟通是保持企业活力和团队凝聚力的一个重要因素，公司对此

非常重视，无论您有任何疑问或想法，都可以通过电子邮件、即时通信软件、电

话等方式及时与同事、领导沟通。

- 115 -

附件：CRM 财务操作手册

一、 费用报销

1、选择费用报销“新建”，进入界面选择报销记录类型，现费用报销类型共有 4

种，分别是“项目费用报销”、“部门及个人费用报销”、“市场活动费用报销”，

“公司公共费用报销”，关于这四种类型的适用情况，详见下方“描述”。登录界面

时默认显示“项目费用报销”，如为其他类型需下拉选择，非特殊情况不要选择公司

公共费用报销。 2、选择“项目费用报销”点击确定，进入报销界面。

1）“成本中心”即为对应的项目名称，点击“查找”需报销的项目，成本中心

编号、项目类型、项目名称等信息自动带出。

市场销售项目“成本中心”所有人为业务机会建立人，由项目所有人共享给项目

小组进行报销；

在新建业务机会的时候会同时生成一个带“-SQ”的项目编号，供行业售前报销

使用；

当合同审批完成后生成原项目编号加“-SS”的新项目编号，即为实施项目成本

中心，实施人员报销时选择实施项目编号。

- 116 -

3）如为差旅费用报销需填写“差旅补助开始时间”和“差旅补助结束时间”，

用于计算出差天数，每月汇总后传送 HR 系统计算差补。出差开始及结束日期应当以

差旅期间第一张和最后一张差旅交通工具票据时间为准，如是搭车或自驾出行，无法

提供交通工具票据，需在备注中注明。

注意：填报差补需要有相关票据证明开始和结束的时间，比如登机牌，火车票复

件等 ，另外需附出差申请。

4）填写费用报销明细，如有以下特殊情况请在备注栏填写。

招待费：这里填写报销明细编号+招待单位或项目及人数即可，单张餐费超过1000

- 117 -

元的，需领导在发票背面手签字。

新增“专用发票税额”，默认为零，如取得专用发票应当填写相应金额（专票区

分方法详见请款申请 ）

5）逐项填写费用报销明细。

a、费用类型差旅费为市外出差，包含交通费、住宿费，均为差旅过程中自身费

用，如有差旅过程中招待客户费用，需另外单独填写招待费。

注意：住宿请大家一定要提供水单，并贴在住宿发票下边，或者发票中有单价有

数量

b、费用类型交通费仅指市内交通费。

c、费用说明填写出差地址、出差时间等信息，招待客户等信息在备注栏中填写，

不要填在此处。

d、除小额定额发票外，费用明细需按贴票顺序逐笔填写（打车费也需逐笔填写）。

注意：所有小票等 ，请不要单独夹在后边，不在报销范围内的所有相关票据，

请单独用 A4 纸粘贴好以后，夹在报销单后，不执行的会退单。

- 118 -

3、非项目报销选择“部门及个人费用报销”，点击确定，进入报销界面。

1）申请类型包括“市场个人费用”、“部门公共费用”。

a、“市场个人费用”为市场销售人员（各市场大区人员）报销报销无项目的个

人费用，有额度限制；

b、“部门公共费用”主要为各职能部门和行业 BG 非项目费用报销。

注：整体报销中，需特别注意报销摘要和费用说明，此类信息一定要和发票内容

相符。

录入系统时，一定按贴票顺序录入，否则无法正确快速的核实信息。

4、报销冲借款。

普通借款在费用报销时强制冲销，填完费用报销单后保存，在“冲销借款明细”

中选择新建冲销借款明细，进入界面选择需要冲销的借款单。

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二、借款申请

1、“新建”借款申请。

2、填写借款申请

1）在空白项逐项填写，带“丨”号为必填项，如为项目借款需要选择项目名称。

2）预

计还款日期当天 10 点整，系统会给借款人发送一封提示邮件，提示借款已到预计还

款日，借款人应当及时进行冲销。

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3、借款类型默认为“普通借款”，如非特殊情况借款，无需下拉选择。

4、借款单右下角有剩余可借款额度的提示，填写借款金额不应当超过剩余可借

款额度，否则无法提交。同理，如填写备用金，也不能超过备用金额度。如因特殊情

况需增加借款额度，流程详见财务报销制度。

5、填写完成后点击保存，再点击“提交待审批”，进入审批流程。待审批流到

财务时，自行打印出借款单提交到财务部。

三、还款单

- 121 -

1、归还剩余借款时填写，选择还款单“新建”。

2、还款方式为必选项，有“现金还款”和“转账”，根据实际情况选择后保存，

实际还款日期无需填写，由财务出纳根据实际收款时间填写。

3、保存后增加还款明细，选择“新建还款单明细”，进入还款界面。

1） 点击“查找”选择需冲销的借款单，同时填写还款金额，“借

款金额”、“已还款金额”、“尚未结清金额”，根据之前记录自动带

出，完成后保存，如

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2） 需新增需冲销的借款单，选择“保存并新建”进行新增。

2）保存后点击“提交待审批”，进入审批流程。

4、提交待审批后，如为现金还款，还款人携带现金到财务部出纳处进行还款，

如为转账还款应当通知财务出纳，以便核对审批。财务出纳人员在收到现金或核实收

到转账

还款时，应当进入还款单列表中进行审批。审批时，选择对应还款单，点击“编

- 123 -

辑”，进入编辑界面填写“实际还款日期”，点击保存，再进行审批批准。

四、开票申请单

1、申请人选择开票申请“新建”，在“合同名称”中选择需要开票的合同，基

本信息中其他内容自动带出。

2、根据客户信息及其要求逐一填写开票信息，“开票内容”应当清楚详尽，且

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符合税务局开票要求（开票前可与财务进行沟通确认），“开票抬头”、“开户银行”、

“银行账号”、“付款单位地址”、“付款单位电话”由合同带出（如合同有维护），

申请人应进行核对，如合同未维护相关信息，应当手动填写，开普通发票的情况可以

填写“无”。领票人信息需点击“查找”，直接填写无效，选择领票人后，相应领票

人为流程终审人员，在财务审批通过后，领取发票时应当进入原开票申请单进行审核。

3、填写“取票方式”，点击保存，提交待审批。

四、请款申请

1、新建请款单，根据请款时是否提供发票选择“是否带票”，如请款时提供全

额发票选择“有票”，只有部分金额有发票选择“部分票”，无发票选择“无票”，

同时，如提供发票为增值税专用发票则需填写“专用发票税额”和“不含税金额”（详

见如下票样标红框部分）。

- 125 -

2、填写相关信息，请款方式主要为支票、电汇、现金、汇票，如为合同投标保

证金需要填写预计收回日期。根据请款类型选择客户/供应商，注意：保证金类、分

公司日常费用类情况选择客户，其他的选择供应商。

3、流程审批完成后，如财务收到退回款项，应当通知相关人员，由相关人员进

入原请款单填写实际收回金额，点击“编辑”进入填写界面，填写完成后保存，系统

自动计算未冲抵余额。请款信息中“未冲销金额”等于“请款金额”减去“已冲销金

额”和“实际收回金额”，请款人需提供发票或退回款项进行冲销。

4、流程到财务是将单子打印出来，随同附件一并送至财务部。

五、冲销请款单

1、冲销请款单是指原请款时未能提供发票，后续收到发票冲减原请款单的情况。

- 126 -

2、点击冲销请款单“新建”，点击“查找”选择需要冲销的请款单，该请款单

对应的信息自动带出，无需填写。

3、填写冲销信息，申请日期自动带出，可修改，“发票金额”为发票总额，“专

用发票税额”为必填字段，专用发票需填写税额，普通发票按零填写（专票区分方法

详见请款申请 ），保存后提交待审批。

4、提交待审批后，申请人打印冲销请款单，连同发票交至财务部。

- 127 -

附件六：E-HR 系统、企业微信个人信息自助修改流程

一、E-HR 系统

公司 E-HR 系统周期性开放员工个人信息自助维护功能，便于员工及时修改联系方式、

教育经历、工作履历、培训情况、资格证书、科研成果等情况。公司在评优、晋升、培

养和职称评定等方面确定优先员工范围时，将会依据 E-HR 中数据进行初步筛选，为了更

好地让公司了解您的情况，做到有针对性的开展工作，希望员工在看到系统通知时，可

以自助完成已开放字段的内容维护。

1、开放自助维护时，将会在 E-HR 系统登录后“员工门户”页面出现系统通知：

2、个人信息修改

1）修改路径：【员工门户】-【人事薪资】-【我的信息】

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2）查询和修改个人信息，包括人事主档、附录、履历信息等。

3）主档资料修改界面

4）非主档资料修改渠道

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5）修改界面

注：根据主档更新设置、附录更新设置、履历更新设置等，可查看和可修改

的字段不同。

信息确认功能开启后，修改主档、其他、附录、自定义履历等信息需要进行

审批，审批通过后生效。

二、企业微信

企业微信是公司指定的内部信息交流工具，当员工的联系方式发生调整时，

可以通知企业微信管理员或自助修改，修改流程如下：

步骤 1： 选择下方导航栏中的“我” 步骤 2： 点击空白处，进入个人资料页

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步骤 3：点击需要调整的项目，完成 步骤 4：员工可将登陆企业微信号码更换

修改为当前使用号码，但须注意，

与 E-HR 系统中登记号码同步

步骤 5：员工工作调整或座机调整时，这里 步骤 6：员工工作邮箱地址调整时，

进行办公座机号码的调整，也可以 行邮箱地址的调整，也可以联系企

联系企业微信管理员进行调整 业微信管理员进行调整

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