财务服务手册 （第五版） 2021 年 11 月

编写说明 随着高校各项事业的发展和上级相关政策的变化，我校各项财 务制度、规定及业务办理流程也须相应调整。为明确办理各类财务 业务的流程与手续，方便我校师生准确、快捷地办理各项财务业务， 我们于 2016 年 12 月编写完成了这本《青岛理工大学财务服务手册》 （第一版，以下简称手册），2017 年 3 月、5 月、7 月进行了三次 修订，并同步在【财务处网站-服务指南模块】发布，本版本为最 新修订后的第五版，方便广大师生查阅使用。 如遇国家相关政策、规定调整或财务服务流程优化再造，《手 册》中涉及到的相关内容我们会及时更新，有关变动情况将及时通 过财务处网站说明。对于《手册》中可能存在的错误或疏漏，敬请 大家指正并提出宝贵意见，我们将不断修订、补充、完善。 《手册》中涉及上级文件及学校相关规定的，如果存在说明不 准确的，以相关文件规定为准。 《手册》中涉及临沂校区的相关内容，除单独列示部分之外， 学校有明确规定的，按学校规定办理；没有规定的，暂按临沂校区 规定办理。 财务处 临沂校区财务部 2021 年 10 月 28 日 青岛理工大学 财务服务手册 第 1 页 共 89 页

目录 第一章 财务办公信息指南................................................................................. 4 1.1 办公地点、时间及电话 .....................................................................................................4 1.2 财务处业务职责分工 .........................................................................................................5 1.3 财务处业务流程图 .............................................................................................................6 1.4 开户银行信息 ................................................................................................................... 11 1.5 学校税务开票信息 ...........................................................................................................12 1.6 财务处报账模式 ...............................................................................................................12 第二章 财务报销基本要求................................................................................. 13 2.1 网上报销单 .......................................................................................................................13 2.2 原始票据及资料 ...............................................................................................................17 2.3 资金支付 ...........................................................................................................................24 第三章 财务报销具体要求................................................................................. 27 3.1 办公费 ............................................................................................................................... 27 3.2 差旅费 ............................................................................................................................... 28 3.3 市内交通费 .......................................................................................................................40 3.4 版面费 ............................................................................................................................... 40 3.5 出版费 ............................................................................................................................... 41 3.6 因公临时出国（境）费 ...................................................................................................41 3.7 固定资产 ...........................................................................................................................43 3.8 会议费 ............................................................................................................................... 47 3.9 邮电费 ............................................................................................................................... 49 3.10 公务接待费 .....................................................................................................................50 3.11 车辆维持费 .....................................................................................................................51 3.12 保教费 ............................................................................................................................. 52 3.13 子女学费 .........................................................................................................................53 3.14 租车费 ............................................................................................................................. 54 3.15 借款业务 .........................................................................................................................55 3.16 境外汇款业务 ................................................................................................................56 第四章 科研经费财务管理流程......................................................................... 57 4.1 经费认领 ...........................................................................................................................57 4.2 科研经费立项 ...................................................................................................................57 4.3 科研经费到账后学校开具发票 .......................................................................................58 4.4 科研经费报销范围 ...........................................................................................................59 青岛理工大学 财务服务手册 第 2 页 共 89 页

4.5 科研经费额度控制 ...........................................................................................................63 4.6 科研经费结题、结余管理 ............................................................................................... 64 4.7 其他情形 ...........................................................................................................................66 第五章 其他财务业务......................................................................................... 68 5.1 党费缴纳 ...........................................................................................................................68 5.2 发放业务 ...........................................................................................................................70 5.3 住房公积金业务 ...............................................................................................................72 5.4 工资业务 ...........................................................................................................................75 5.5 收费票据业务 ...................................................................................................................76 5.6 学生业务 ...........................................................................................................................78 第六章 财务业务常见问题解答......................................................................... 88 6.1 原始发票丢失后，是否能用复印件报销？ ...................................................................88 6.2 出差住宿费没有刷公务卡现金结算，能否报销？ .......................................................88 6.3 发票与刷卡金额不符，以哪个金额为准？ ...................................................................88 6.4 电子发票能否报销？ .......................................................................................................88 6.5 个人借款业务？ ...............................................................................................................88 6.6 政府采购预算编报范围？ ............................................................................................... 89 6.7 复印纸能不能自行购买？ ............................................................................................... 89 6.8 有没有相关资金可以自行购买复印纸？ .......................................................................89 6.9 复印纸采购需要使用部门干什么？ ...............................................................................89 青岛理工大学 财务服务手册 第 3 页 共 89 页

第一章 财务办公信息指南 1.1 办公地点、时间及电话 校区 财务部门 办公地点 办公电话 主要职能 会计核算科 综合行政楼 112 房间 85071885 审核报销、劳务费发 86875797 放、学生的奖助款项 68053003 发放、固定资产核算、 开具发票、涉税业务 办理 资金结算中心 综合行政楼 108 房间 85071886 学校融资、投资管理 及资金收付业务 黄岛校区 后勤基建财务科 综合行政楼 110 房间 86875285 基本建设、基金会、 党费户、后勤各中心 会计核算及与财务管 理相关业务 收费管理科 综合行政楼 110 房间 85071065 收费平台管理、票据 管理、学生学宿费管 理、收费系统、学生 储蓄卡更换 综合计划科 综合行政楼 106 房间 85071887 预（决）算、个得税 申报、科研立项、结 题、因公出国（境） 预算审批 市北校区财务办 85071966 市北校区的所有与财 85071898 务相关业务的核算管 市北校区 一号教学楼 221 乙 理及服务、公积金管 理 公室 临沂校区 核算中心 办公楼 101 房间 0539- 审核报销、工资及劳 5797562 务费的发放、学生奖 助款项的发放、固定 资产核算、公积金及 青岛理工大学 财务服务手册 第 4 页 共 89 页

保险缴纳等 计划中心 办公楼 103 房间 0539- 预（决）算、个人所 5797901 得税申报、科研立项、 结题等预算审批或调 整、收费平台管理、 票据管理、学生学宿 费管理 ※友情提示：青岛校区每周四下午业务学习，不对外办理业务，临沂校 区每周三下午业务学习，不对外办理业务。 1.2 财务处业务职责分工 青岛理工大学 财务服务手册 第 5 页 共 89 页

1.3 财务处业务流程图 1.3.1 费用报销及资金结算业务流程 1.3.2 劳务费及其他薪资发放业务流程 青岛理工大学 财务服务手册 第 6 页 共 89 页

1.3.3 科研经费管理与服务业务流程 青岛理工大学 财务服务手册 第 7 页 共 89 页

1.3.4 公务卡办理流程及用卡注意事项 1.3.5 因公临时出国（境）预算审核业务流程 青岛理工大学 财务服务手册 第 8 页 共 89 页

1.3.6 住房公积金提取业务流程 青岛理工大学 财务服务手册 第 9 页 共 89 页

1.3.7 学生办理 休/退/转/复手续流程 1.3.8 学生到收费科现场缴费业务流程 青岛理工大学 财务服务手册 第 10 页 共 89 页

1.4 开户银行信息 1.4.1 青岛校区 户名：青岛理工大学 开户银行：建设银行青岛四方支行 银行账号：37101986410051001217 1.4.2 学校党费专用帐户信息 账户名称：中国共产党青岛理工大学委员会 开户银行：工商银行青岛威海路支行 银行账号：3803024129200219961 1.4.3 青岛理工大学教育发展基金会账户信息 户名：青岛理工大学教育发展基金会 开户银行：中信银行山东路支行 银行账号：7371810182600023305 1.4.4 青岛理工大学工会账户信息 单位名称：青岛理工大学工会委员会 税号：813702006971587124 银行账号：3803024109200238182 开户行：中国工商银行青岛威海路支行 青岛理工大学 财务服务手册 第 11 页 共 89 页

1.4.5 临沂校区 户名：青岛理工大学 开户银行：中国银行费县经济开发区支行 银行账号：235131709179 1.5 学校税务开票信息 单位名称：青岛理工大学 纳税人识别号：1237000042740184XK 单位地址：青岛市市北区抚顺路 11 号 联系电话：0532-85071885 开户银行：建设银行青岛四方支行 银行账号：37101986410051001217 1.6 财务处报账模式 财务处采取投递式的报账模式，报销经办人将报销单据送交至财务处核 算科投递框内，留下联系方式，无需等待即可离开，财务稽核人员根据单据 送交时间按序审核报销。 青岛理工大学 财务服务手册 第 12 页 共 89 页

第二章 财务报销基本要求 2.1 网上报销单 2.1.1 网上报销单填制 我校财务网上办公平台已能满足网上报销需求，凡实行项目管理的经费 报销，全部网上申报，原则上不再受理手工填制的报销凭证。 （1）登录财务处网站，点击右上角财务网上办公平台； （2）输入工号、密码（初始密码为身份证号后六位）和验证码后，点 击“登录”； 青岛理工大学 财务服务手册 第 13 页 共 89 页

（3）点击“网上报账系统”即可根据提示填写相应报销单据：日常报 销单、国内差旅报销单、借款单； （4）报销人应根据需要报销的内容填写相应单据后，点击“保存”， 青岛理工大学 财务服务手册 第 14 页 共 89 页

再点击“提交”。 ※友情提示： （1）填写网上报销单时，付款事由、原始单据张数、金额、列支项目、 付款信息等内容应确保完整、准确。 （2）涉及多类别、多项目的日常报销业务，尽量合并按类汇总填列一 张 《日常报销单》，一类一行，如办公用品、市内交通费、邮寄费、书籍 费等类别。 2.1.2 网上报销单审批 2.1.2.1 网上审批签章模式 （1）经办人审批 经办人首先登录网上报销审批平台（财务处网站首页登录入口），用户 名为职工编号，密码和网报系统一致（注意：首次登陆内控审批系统若提示 密码不正确，请先登陆网报系统保存密码后再重新登陆内控审批系统）。 单击审批业务，显示已经提交单据的相关信息，找到已提交单据，点击 审批操作后，经办人单击签章，输入密码（默认密码 123，在界面右上角可 进行密码修改），点击通过，经办人签章完成。 （2）项目负责人审批 项目负责人登录网上报销审批平台，按照相同的操作步骤找到经办人提 交的单据，进行签章审批，如不同意审批，填写退回的审批意见后点击驳回。 （3）归口管理部门审批 购买固定资产、低值易耗品、家具，负责人签章之后，交由招投标管理 青岛理工大学 财务服务手册 第 15 页 共 89 页

服务中心负责人签章，然后到资产与实验室管理处办理入库手续。 购买集采目录内服务类项目，负责人签章之后，交由招投标管理服务中 心负责人签章。 （4）经办人查看审批结果并打印单据 登录网报系统在右上角选择报销审批，点击日常报销，在整单处理结果 栏可以看到单据网签的结果，如果显示成功则证明网签已通过，可以进行打 印。 2.1.2.2 线下审批签字模式 （1）经办人填单 经办人首先登录网上报销审批平台（财务处网站首页登录入口），填完 成单据后单击线下审批业务，并打印完成经办人签字。 （2）项目负责人签批 项目负责人在单据项目负责人签字处进行签批。 （3）归口管理部门审批 购买固定资产、低值易耗品、家具，负责人签批之后，交由招投标管理 服务中心负责人签批，然后到资产与实验室管理处办理入库手续。购买集采 目录内服务类项目，负责人签章之后，交由招投标管理服务中心负责人签章 签批。 青岛理工大学 财务服务手册 第 16 页 共 89 页

2.2 原始票据及资料 2.2.1 原始票据基本要求 （1）除实行实名制的票据（如火车票、飞机票等）、电话费、车船费、 出租车等不能打印单位名称的发票外，发票抬头必须是“青岛理工大学”。 （2）原始发票的填写必须规范，品名、数量、金额、填写日期等要素 齐全，金额计算正确，大小写金额一致，不得涂改。 （3）取得的原始票据必须是真实、合法的税务或财政监制的正式发票， 并加盖出具方的财务专用章或发票专用章。税务发票必须与国家税务局或地 方税务局网上查询的信息一致（税务发票真伪查询通过各省级国家税务局或 地方税务局网站进行）。 （4）取得的发票未详细填列商品（服务）品目、数量、单价等内容的， 须提供加盖与发票相同印章（其它印章不能代用）的货物销售明细表单。在 商场、超市等综合性场所购买的物品，报销时需同时提供购物发票及商场、 超市电脑打印的明细小票或加盖收款单位印章的商品明细清单，作为报销凭 证。 （5）对外经济合同必须以青岛理工大学名义签订且合同要素齐全，加 盖学校公章或合同专用章。设备费、材料费、服务费（测试、化验、加工、 出版、工程等）应附相应费用的合同或清单，单笔支出金额超过 5 万元的， 须附正式合同并经审计处审计；学校预算安排的经费（除横向科研、纵向科 研以外）单笔支出超过 3 万元（含）以上的，须附正式合同； （6）预充值发票：科研活动中发生的预充值通讯费（项目组成员办公 青岛理工大学 财务服务手册 第 17 页 共 89 页

固定电话费、办公网络费、移动通讯费）、汽车燃料费、公路 ETC 费等预充 值发票（无法再取得正式发票的），报销时需附相关系统打印的实际结算明 细单，上述费用可以取得正式发票的，预充值发票不得作为报销凭证。 （7）发票必须有税务部门监制印章，收据必须有财政部门监制印章， 并按要求加盖开票单位“发票专用章”或“财务专用章”，票据上注明“不 得作为报销凭证”字样的，为无效票据。电子发票取得后打印作为报销凭证， 禁止重复打印报销。 （8）因野外考察、数据采集等科研活动中无法取得发票或财政性票据 的支出，项目负责人应当提供具有收款人签名或手印的凭证以及项目负责人 对相关情况的书面说明，按实际发生额报销。 2.2.2 增值税发票使用要求 此处所指增值税发票是指外单位开具的作为经费报销凭证的增值税发 票，科研课题经费进账由学校开具增值税发票的流程参照“第四章 科研经 费财务管理流程 4.3.2”执行。 2.2.2.1 增值税普通发票 以下项目发生的支出，无需向对方索要增值税专用发票，开具增值税普 通发票即可。已索要增值税专用发票的也不能抵扣其进项税额，必须换开增 值税普通发票。 （1）自 2017 年 7 月 1 日起，以简易计税方法计算缴纳增值税的技术转 让、技术开发、技术咨询、技术服务类科研项目，进项税额不能再进行抵扣， 青岛理工大学 财务服务手册 第 18 页 共 89 页

故项目发生的相应支出取得的增值税发票，只需向对方索取增值税普通发 票。 （2）免缴增值税的技术开发项目，不缴税也不能抵扣，只需索要普通 发票。 （3）各级政府机构、事业单位、社会团体等使用财政经费设立的非税 科研项目。 （4）学校自筹经费资助的各类研究项目。 （5）其他经税务局认定不能抵扣的项目。 2.2.2.2 增值税专用发票 2017 年 7 月 1 日之前，未按照简易计税方法计算缴纳应缴增值税的技术 服务项目，发生相应科研支出付款时，仍可向对方索要增值税专用发票，并 同时满足税务部门要求的以下条件，方可用以抵扣其进项税额。 （1）经济业务支出内容应符合本项目合同约定，即合同中应明确相关 设备、材料、应税劳务、调研费等支出清单，发票上的项目内容应与合同一 致。 （2）必须在增值税专用发票认证抵扣有效期限内（发票开具之日起 180 天）经税务票据（增值税专用发票抵扣联等扣税凭证）认证通过。 ※ 友情提示： （1）为确保顺利认证，请项目负责人取得发票后，在认证抵扣有效期 限内尽早提交会计核算科办理税务认证。如有疑问请询：85075797、85071885 （2）使用横向课题经费购买货物或接受服务、应税劳务付款时，应要 青岛理工大学 财务服务手册 第 19 页 共 89 页

求对方提供增值税专用发票，并且准确填写学校纳税信息。 单位名称：青岛理工大学 纳税人识别号：1237000042740184XK 开户银行：建设银行青岛四方支行 银行账号：37101986410051001217 （3）取得增值税发票后妥善保存发票各联次，及时到财务办理报销手 续，由财务在规定时间内办理税务认证后，方可申报抵扣。（增值税专用发 票等扣税凭证抵扣期限自发票开具之日起 180 天内）。 （4）下列进项税额准予从销项税额中抵扣 ①从销售方或者提供方取得的增值税专用发票（含货物运输业增值税专 用发票、税控机动车销售统一发票，下同）上注明的增值税额。 ②从海关取得的海关进口增值税专用缴款书上注明的增值税额。 ③接受境外单位或者个人提供的应税服务，从税务机关或者境内代理人 取得的解缴税款的中华人民共和国税收缴款凭证（以下称税收缴款凭证）上 注明的增值税额。 2.2.3 原始票据粘贴要求 （1）小于 A4 纸大小的票据请按类别平铺粘贴于空白 A4 纸粘贴区，分类 整理，归类粘贴，粘贴时，发票首张与报销粘贴单（横向）左起五公分装订 线对齐，其余从左至右呈 “鱼鳞”状粘贴，开口向右，不可使用订书针装 订。 （2）票据粘贴请使用胶水，请勿使用胶棒、双面胶、透明胶、订书机 青岛理工大学 财务服务手册 第 20 页 共 89 页

等、尽量保证整齐、均匀； （3）A4 大小的电子发票及附件（合同、工程决算书、会议通知等）无 需使用本粘贴单，可直接附于最后； （4）将原始报销单据按照车船费、住宿费、路桥费、邮电费、办公用 品类、招待费等进行分类整理，同类原始单据粘贴在一起。 ※友情提示： ①火车票为磁质车票者，请将车票背面的黑色涂层刮去 1/3 以上后粘 贴，以防掉落。 ②飞机票、增值税发票等请将票据两端多余部分撕去，保险单与查验单 请分类单独粘贴；发票后带紫色或其他涂层的，请清理后再行粘贴，以防掉 落。 ③若同类原始单据数量较多，大小不一，应按单据规格的大小进行分类， 青岛理工大学 财务服务手册 第 21 页 共 89 页

同一张空白 A4 纸上所粘贴的单据尽量保持大小一致，各类票据应每张空白 粘贴单所粘贴的单据不得过多。 ④粘贴凭证时，一般粘贴 2-3 列(行)，每列（行）若干张。原始单据应 保持原样粘贴，有奖发票应去掉兑奖联，个别规格参差不齐的凭证，可先裁 边整理后再行粘贴，但必须保证原始单据内容的完整性。 ⑤《横向科研项目业务招待费说明表》：一张餐饮发票对应一张招待说 明与相应的支付记录，不能分开粘贴。 ⑥原始单据粘贴完毕，粘贴的票据较多时，请将凭证张数、小计金额完 整填列在每张粘贴纸上，以方便会计人员核对，需要签字的要签在发票上。 ⑦国内出差报销凭证（如住宿费、过路过桥费、车船票等），均应使用 国内差旅费报销单做封面，招待费凭证需单独粘贴，不得混同于差旅费报销。 ⑧原始单据粘贴请使用优质胶水（勿用胶棒），以保证凭证的粘贴效果。 若粘贴凭证数量较多、较厚，粘贴好后请及时用重物压平，以防褶皱、膨松， 确保凭证整体平整。 青岛理工大学 财务服务手册 第 22 页 共 89 页

2.2.4 原始票签字要求 2.2.4.1 网上审批签章模式下 《日常报销单》、《差旅费报销单》网上审批签章完成后，视同所附原 始单据已经部门、项目负责人审核，部门、项目负责人无需再另行签字，所 附原始票据仅由经办人签字即可,实物类发票需另由验收人签字。 2.2.4.2 线下审批签字模式下 （1）《日常报销单》购买实物的，所附发票背面须有经手人、验收人、 负责人 3 人签字，其他费用由项目负责人、经办人 2 人签字，租车费、邮 寄费同类发票较多时可以在第 1 张发票后面注明合计数并签字。 （2）《差旅费报销单》报销差旅费，《出差审批单》按要求审批签字， 部门负责人出差只需提供《领导干部外出报备表》，无需分管校领导另行签 批出差审批单和网上报销单。所附车票、机票、住宿费、会议费等原始发票 青岛理工大学 财务服务手册 第 23 页 共 89 页

无需部门或项目经费负责人签字。 2.3 资金支付 2.3.1 资金支付方式 2.3.1.1 银行转账 支付给外单位的商品、服务等款项一律采用银行转账结算方式（网银支 付、转账支票、承兑汇票、电汇等），主要方式为网银转账支付，青岛市内 付款可使用转账支票（日期、收款人、大小写金额、用途为必填项），异地 付款可使用电汇。 友情提示： （1）网银转账支付，报销人员必须在网上报销单上准确填列收款单位 名称、银行账号、开户行（**银行**市**支行）。 （2）特殊情况下需领用转账支票的，支票领用人应及时将支票交给卖 方，支票过期作废的，须将支票交回换领新支票；支票毁损、丢失的，首先， 登报声明作废，其次，写明原因，由报销单位负责人签字，待财务确认未付 款后，领取新支票。 （3）报销所附发票无支付记录时需对公转账，如附支付记录（刷公务 卡，并要求支付记录收款人与发票开票公司一致），可转账给支付该笔费用 的相关人员。 青岛理工大学 财务服务手册 第 24 页 共 89 页

2.3.1.2 公务卡 对属于《山东省省级预算单位公务卡强制结算目录》规定的公务支出项 目，要求必须使用公务卡结算，对非强制刷卡公务支出项目，鼓励使用公务 卡结算。特殊情况下确实不能使用公务卡结算的，持卡人须事先征得学校财 务同意。 山东省省级预算单位公务卡强制结算目录 ※友情提示： ①教职工使用公务卡消费后，须持购买商品和服务的发票及消费 POS 凭 单或银行账单影印件，办理公务卡结算资金的报销。 ②开展科研活动发生的支出，只要符合主管部门或委托单位的要求，在 确保真实合法的前提下，有相关依据凭证即可报销，不受公务卡结算限制。 青岛理工大学 财务服务手册 第 25 页 共 89 页

2.3.1.3 个人银行卡 支付给个人的工资福利费、离退休费、科研劳务费和各类学生补助、奖 助学金、实习费等一律转入个人银行卡（储蓄卡或公务卡）。 2.3.1.4 国库集中支付 主要通过零余额账户支付，分为转账支付和公务卡还款。转账支付的须 准确填列收款单位名称、银行账号、开户行（**银行**市**支行），公务卡 还款的需提供准确的公务卡消费记录（消费日期、消费金额）。 ※友情提示：收款人为个人的情况下，转账金额不能超过 5000 元。 2.3.1.5 现金 严格控制现金结算，除必须使用现金结算的项目外，资金支付必须通过 银行转账或公务卡结算，原则上不再办理现金借款。 青岛理工大学 财务服务手册 第 26 页 共 89 页

第三章 财务报销具体要求 3.1 办公费 办公费反映依照规定无法确认为固定资产的日常办公用品、书报杂志等 支出，分为办公用品、书报杂志。办公用品主要指硒鼓、墨盒、色带、笔、 笔记本、U 盘等办公必备物品（不含打印纸）。书报杂志指资料、报刊、杂 志等。 3.1.1 办公费报销需提供的材料 （1）日常报销单 （2）购物发票 （3）购物清单（发票未明确列明的，加盖的发票专用章须与发票上的 印章一致） （4）公务卡刷卡记录（对公转账除外） 3.1.2 购物明细清单 购买实物的发票有下列情况之一的需附购物清单，应列明实物具体名 称、单价、数量、金额等要素： （1）实物的内容为统称（例如，“办公用品”、“配件”、“计算机 耗材”、“试剂”等）。 （2）实物的数量单位为“批”、“宗”（例如，“硫酸”等有具体名 称，但数量单位为“一批”）。 青岛理工大学 财务服务手册 第 27 页 共 89 页

※友情提示： 1、A4 复印纸不可自行采购，需通过招投标管理服务中心进行政府采购。 2、大批量打印采购达到一定数量，先经招投标管理服务中心审批签字。 3.2 差旅费 差旅费报销参照《青岛理工大学差旅费管理办法》（青理工财务〔2014〕 14 号）和《青岛理工大学差旅费管理办法》的补充通知（青理工财务〔2016〕 1 号）执行。临沂校区执行《青岛理工大学（临沂）差旅费补充规定》（青 理工临发〔2020〕7 号）。 差旅费是指学校工作人员临时离开青岛市区（市北区、市南区、崂山区、 李沧区、城阳区、黄岛区）到外地办理公务所必需的费用，其开支范围包括 城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通补助费。 3.2.1 差旅费报销需提供的资料 （1）《领导干部外出报备表》或《教职工国内出差审批单》 （2）国内差旅费网上报销单 （3）城市间交通票据：往返机票、车票等 （4）住宿费、会议费、培训费发票 （5）参加会议（培训）的需提供会议（培训）发票和会议（培训）通 知 （6）付款凭证（POS 小票或转账截图） （7）机票报销需同时提供机票政府采购查验单和付款凭证 ※友情提示： 青岛理工大学 财务服务手册 第 28 页 共 89 页

政府采购机票款可通过代理订票机构预定后通过学校转账方式直接支 付给代理机构，此种情况无需使用个人公务卡预先支付且无需提供付款凭 证。 3.2.2 城市间交通费 出差人员应当按规定等级乘坐交通工具，未按规定等级乘坐交通工具 的，超支部分由个人自理。出差人员乘坐交通工具的等级见下表： ※友情提示： （1）往返城市间交通票据的时间、地点应连续完整，且与差旅费报销 单、出差审批单或备案表记载事项一致，不得使用补充客票代替丢失车票报 销交通费。 青岛理工大学 财务服务手册 第 29 页 共 89 页

（2）订票费、经批准发生的签转或退票费、交通意外保险费凭据报销 （每人次可以购买交通意外保险一份）。 （3）工作人员出差，事先经单位领导批准就近回家探亲办事的，其绕 道交通费，扣除出差直线单程交通费，多开支的部分由个人自理。绕道和在 家期间不予报销住宿费、伙食补助及交通费补助。 （4）出差人员原则上乘坐全列软席列车软座，但在晚 8 时至次日晨 7 时期间乘车时间 6 小时以上的，或连续乘车起过 12 小时的，经单位领导批 准，可以乘坐软卧，按照软卧车票报销。 （5）省级及相当职务人员出差，因工作需要，随行一人可乘坐同等交 通工具。 （6）纵向科研差旅费，年满 50 周岁及以上的教授可乘坐飞机公务舱 或一等座，住宿费标准可适当提高，最高不超过限额标准的 20%；横向科研 经费出差人员乘坐交通工具等级及住宿费标准根据科研工作需要据实报销。 3.2.3 住宿费 出差人员的住宿费在规定的标准限额内凭住宿费发票报销，超出限额部 分由个人自理。山东省省直机关省内差旅住宿费标准和山东省省直机关省外 差旅住宿费标准见下表： 青岛理工大学 财务服务手册 第 30 页 共 89 页

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※友情提示： （1）出差人员实际发生住宿而无住宿费发票的，如果是住在自己家里 或到边远地区出差等，确实无法取得住宿费发票的，由出差人员说明情况并 经所在部门（项目）负责人批准，可以报销城市间交通费、伙食补助费和交 通费补助，其他情况一般不予报销差旅费。 （2）在规定标准之内出差人员可以自行选择与其级别相适应的房间类 型，对两人是否住 1 间房不再规定。 （3）对于难以取得住宿费发票的，在确保真实性的前提下，科研经费 可据实报销城市间交通费，并按规定标准发放伙食补助费和市内交通费。 3.2.4 伙食补助费和市内交通补助费 伙食补助费和市内交通补助费实行定额包干。伙食补助费按照出差自然 （日历）天数计算，每人每天 100 元定额包干使用。市内交通费按出差自然 青岛理工大学 财务服务手册 第 33 页 共 89 页

（日历）天数计算，每人每天 80 元定额包干使用。临沂校区工作人员离开 费县到临沂市市区、临沂市内各县办公差旅费，伙食补助费每人每天 100 元， 市内交通费每人每天 50 元定额包干使用。 ※友情提示： （1）伙食补助费及市内交通费无需提供票据，按规定包干使用。 （2）出差期间发生的餐费及市内交通费（机场巴士票、出租车票、地 铁票、公交车票、地铁充值票）不再报销。 （3）学生参加学校统一组织的社会实践活动、为完成研究课题调研或 参加导师科研课题调研而发生的城市间交通费、住宿费按“其他人员”标准 报销，伙食补助费与交通补助合计每人每天 40 元。利用假期回家参加社会 实践、调研活动不报销住宿费、伙食补助费。学生报销的上述费用一律打入 学生本人的银行储蓄卡。 （4）因上级部门或其他单位工作需要，经学校批准，暂时借调到校外 从事指定工作，时间半个月以上， 借调青岛市区（市南区、市北区、李沧 区、崂山区、城阳区、黄岛区）外的，借调人员借调期间乘坐公共交通工具 往返于工作驻地与家庭主要居住地之间的，交通费按照学校差旅费有关规定 据实报销，原则上全年不超过 24 次，在途期间不发伙食补助费和市内交通 费。首次报到和末次返回按学校差旅费标准报销。借调期间伙食补助费每天 100 元，按工作天数计发。上级另有规定的，从其规定执行。青岛市区内借 调的，不发放交通费及伙食补贴。借调单位安排住宿的，不再报销住宿费用； 不安排住宿的，由借调人员本着厉行节约的原则租住房屋，费用由学校予以 报销，但事先须报学校核准。 青岛理工大学 财务服务手册 第 34 页 共 89 页

（5）工作人员出差超过 7 天，没有住宿费发票且无法取得合理证明的， 只能领取 7 天伙食和交通费补助。 3.2.5 会议费、培训费 （1）会议或短期培训 外出参加会议或短期培训，除需提供会议（培训）发票外，还应提供会 议（培训）通知。 ※友情提示： ①会议（培训）统一安排食宿或者缴纳会议培训费的。出差人员会议（培 训）期间不再发放伙食补助费和市内交通费，在途期间的伙食补助费和市内 交通费按差旅费规定标准报销。 ②会议（培训）不统一安排食宿且未缴纳会议培训费的。出差人员会议 （培训）期间和在途期间的伙食补助费和市内交通费按照差旅费规定标准报 销。 （2）教师经学校批准参加进修、培训、访学、攻读高一级学位等师资 培养事宜，青岛校区按人事处有关规定执行（《青岛理工大学差旅费管理办 法》第七章、第 18 条）；临沂校区暂按校区规定执行。 （3）工作人员经学校批准参加上级组织部门举办的干部培训班、到基 层单位实(见)习、工作锻炼、支援工作以及参加各种工作队，在途期间的伙 食补助和市内交通费按照差旅费规定报销，培训、工作期间，其住宿费、伙 食补助费、市内交通费等报销标准，按组织部和上级有关规定执行（《青岛 理工大学差旅费管理办法》第七章、第 19 条）。 青岛理工大学 财务服务手册 第 35 页 共 89 页

3.2.6 出差审批单 （1）校级副职由党委书记或校长审批； （2）部门（学院）负责人由分管校领导审批； （3）部门（学院）其他人员由部门（学院）负责人审批； （4）科研等实行项目经费管理的项目组成员由项目负责人审批。项目 负责人由同课题组成员或者项目负责人所在学院负责科研的院长审批。 ※友情提示： 部门负责人出差需提供《领导干部外出报备表》，或经分管校领导签批 出差审批单。实行项目经费管理的科研、教学、教改项目的人员，同样遵照 部门（学院）负责人由分管校领导审批，部门（学院）其他人员由部门（学 院）负责人审批的规定。 3.2.7 公务机票购买 教职工出差、访学等公务活动需购买机票的，应在政府采购机票管理网 站、各航空公司直销机构或具备机票销售资质的代理机构购买公务机票（印 有 GP 打头的验证码），使用公务卡或单位银行转账方式（如支票、汇款） 结算，不得使用现金结算。公务机票具体购买详细步骤，请参照《公务机票 购买操作及注意事项》（可在财务处网站-“下载专区”查阅），此处不再 赘述。 点击《公务机票购买操作及注意事项》查看。 青岛理工大学 财务服务手册 第 36 页 共 89 页

标有机票查验号码的《航空运输电子客运行程单》 公务机票购买方式一览表 公务机票购买结算方式一览表 ※友情提示： （1）购买市场上公务机票销售渠道外低于政府采购优惠票价的国内航 空公司航班机票，必须从各航空公司官方网站或者政府采购机票管理网站下 载保留出行日期机票市场价格截图等书面材料，证明其低于购票时点的政府 采购优惠票价。 青岛理工大学 财务服务手册 第 37 页 共 89 页

（2）购票人报销机票退票手续费时，以航空公司或机票销售代理机构 出具的退款单据作为报销凭证。 （3）民航发展基金、燃油附加费可以凭据报销。 （4）机场大巴费用不予报销。 （5）我校非正式编制职工、学生及其他尚未办理公务卡的人员可通过 具备机票销售资质的代理机构以预算单位验证（第二种验证方式）通过银行 转账方式购买公务机票。 （6）外籍专家学者来校访问交流、讲学等，可按经济、方便原则自行 购买国际机票。 （7）公务机票购买过程中如有疑问请立即咨询财务或专业人员。 3.2.8 国际航线特别说明 （1）选择标准 因公临时出国时，购票人应当选择直达目的地国家（地区）的国内航空 公司航班出入境。没有直达航班的，应当选择国内航空公司航班到达的最邻 近目的地国家（地区）进行中转。因中转 1 次以上（不含 1 次）等特殊原因 确需选择非国内航空公司航班，以及因最临近目的地国家（地区）中转需办 理过境签证而选择其他邻近中转地的，应当填写《乘坐非国内航空公司航班 和改变中转地审批表》，事先报经单位外事部门和财务部门审批同意。 （2）具体说明 ①目的地城市为我国航空公司已通航城市的（国内航空公司国际（地区） 通航城市列表附后），购票人必须选择我国航空公司承运的航班，不得选择 青岛理工大学 财务服务手册 第 38 页 共 89 页

国外航空公司航班。 ②目的地城市非我国航空公司已通航城市，但其所在国家（地区）有通 航城市的，购票人应当选择我国航空公司直达目的地国家（地区）其他通航 城市的航班，再转乘国外航空公司航班至目的地城市。此类情况不需要审批。 ③目的地城市非我国航空公司已通航城市，且其所在国家（地区）无其 他通航城市的，购票人应当首先乘坐我国航空公司航班，到达目的地国家（地 区）所在大洲邻近国家（地区）的通航城市，再转乘国外航空公司航班至目 的地城市，此类情况不需要审批。 ④始发地与目的地均在境外，且两地间无我国航空公司承运航班的，购 票人可以选择国外航空公司航班，此类情况不需要审批。 ⑤因中转国家（地区）需办理过境签证，购票人需选择其他临近目的地 国家（地区）中转，并乘坐国外航空公司航班的，需要审批。 ⑥乘坐我国航空公司航班到达国外目的地城市需中转 1 次以上（不含 1 次）的，购票人可以乘坐国外航空公司航班以减少中转次数。此类情况需要 审批。 ⑦因涉密原因、临时紧急出国任务等特殊情况，购票人确需选择国外航 空公司航班的，需要审批。 （3）审批原则 因中转 1 次以上（不含 1 次）等特殊原因确需选择非国内航空公司航班， 以及因最临近目的地国家（地区）中转需办理过境签证而选择其他邻近中转 地的，应填写《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表》，事先报经 单位外事部门和财务部门审批同意后，方可购买国外航空公司机票。 青岛理工大学 财务服务手册 第 39 页 共 89 页

3.3 市内交通费 青岛校区市内交通费是指工作人员在青岛市区（市北区、市南区、崂山 区、李沧区、城阳区、黄岛区）公务外出所发生的市内交通费（出租车票、 公交车票、网约车发票，下同）；临沂校区市内交通费是指工作人员在费县 县城内所发生的市内交通费。 市内交通费需单独填写《日常报销单》，不得与差旅费混同报销。 ※友情提示： （1）网约车费用报销：需提供正规报销发票及行程单。 （2）出租车票、公交车票一般不得跨年度报销（12 月份财务决算停止 报销期间发生的车票除外）。 3.4 版面费 3.4.1 先取得发票后付款 先取得发票后支付版面费的需提供：版面费发票，日常报销单。 3.4.2 先付款后取得发票 出版费报销需提供的资料： （1）个人已支付：版面费发票，银行转账单，日常报销单 （2）需通过单位转账支付：按借款业务流程处理；取得发票后再办理 还款业务。 青岛理工大学 财务服务手册 第 40 页 共 89 页

3.5 出版费 出版费报销需提供的资料： （1）出版费发票； （2）出版合同； （3）日常报销单。 3.6 因公临时出国（境）费 因公出国（境）指学校（学院、部、处）组团出访、教职工出国访学、 出国参加学术会议、学习进修、出国任教等出国活动。主要内容包括往返旅 费、学费、住宿费、人身医疗保险及签证费用等。 3.6.1 因公临时出国（境）审批 出国（境）审批表及预算表需经学院领导、校领导、国际交流处审批， 需由财务处审核签字的（科研项目办理出国的需提供科研项目预算表），请 到财务处计划科（综合行政楼 106 房间）办理。 3.6.2 因公临时出国（境）费报销需提供的资料 （1）出国（境）审批表 （2）出国（境）邀请函 （3）护照及签证复印件 （4）出国（境）预算表 （5）科研项目报销出国（境）费的需提供科研项目预算表 青岛理工大学 财务服务手册 第 41 页 共 89 页

（6）城市间交通票据：往返机票、车票等，购买机票需同时提供机票 查验单和付款凭证 （7）住宿费发票 （8）其他费用有效原始票据 （9）外币汇率表 （10）日常报销单 ※友情提示： ①出国（境）审批表及预算表应为原件；确无原件的，可提供国际交流 处盖章确认的复印件。 ②有效单据（如出国（境）邀请函等）为外文的，需将与其内容、时间、 地点、人员等相关信息的关键词语翻译或标注在相关单据上，并由翻译人员 签字。 ③外币汇率表用 A4 纸张打印，并以付款日中行折算价为基准核算。 3.6.3 各种费用的报销说明 （1）城市间交通费：提供合理有效的票据。 ※友情提示： 机票需在政府网站或政府网站指定的代理机构购买，如政府采购网站及 代理点均不能购买，可自行采购机票但需优先考虑国航。（政府机票采购办 法参见 3.2.7） （2）住宿费：提供合理有效的票据。 ※友情提示： 青岛理工大学 财务服务手册 第 42 页 共 89 页

住宿费标准参照《关于印发<山东省因公临时出国经费管理实施办法> 的通知》（鲁财行【2014】1 号）执行，应按出差期间的汇率换算为人民币。 （3）伙食公杂费：主要是指出国人员在国外发生的伙食费、市内交通 费、办公用品及必要的小费等，以补助标准乘以实际在国外天数计算。 ※友情提示： ①补助标准参照《关于印发<山东省因公临时出国经费管理实施办法> 的通知》（鲁财行【2014】1 号）执行，应按出差期间的汇率换算为人民币。 ②离境前及归境后的补助参照国内差旅费报销办法执行。 （4）其他费用：出国（境）签证费、防疫费用、国际注册费、会议费 等凭有效原始票据据实报销。 （5）科研活动出国，编制因公出国（境）计划，履行相关报备批准手 续。确因科研工作需要超出出国费用预算的，经科研主管部门批准后可在规 定标准内报销超额部分。 3.7 固定资产 3.7.1 固定资产认定标准 根据政府会计制度规定，我校固定资产入账认定标准为： （1）固定资产是指使用期限超过一年，单位价值在 1000 元以上（含）， 并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。 （2）500≤单位价值＜1000 元，能单独使用一年以上又不属材料范围的 教学、科研、行政等物品，如：仪器、仪表、工具、量具、科教用品和一般 器皿等作为低值设备管理。 青岛理工大学 财务服务手册 第 43 页 共 89 页

（3）单位价值虽未达到规定标准，但是耐用时间在一年以上的大批同 类物资，如图书、家具，一律作为固定资产管理。 ※友情提示： ①家具不论单位价值全部需要办理固定资产入库手续。 ②单位价值在 500 元以上到 1000 元以下且具有固定资产属性的物品需 办理低值易耗品入库手续。 3.7.2 固定资产报销需提供的资料 （1）固定资产购置发票 （2）固定资产领用单 （3）固定资产验收单 （4）日常报销单 ※友情提示： ①固定资产购置发票：签字齐全。 ②固定资产领用单及验收单：均在资产与实验室管理处办理，并经招投 标管理服务中心签字。 3.7.3 货物、工程和服务采购程序 学校采购方式分为政府采购、学校统一采购和自主采购。 （一）政府采购范围、限额标准 政府集中采购目录、政府采购限额标准，按照山东省财政厅印发的相应 青岛理工大学 财务服务手册 第 44 页 共 89 页

年度要求执行，如有调整，由招投标管理服务中心在全校范围内及时公布， 并按照调整后的标准执行。 （二）学校统一采购范围、限额标准 1.货物、服务类项目：非科研经费购置批量金额在 5 万元以上的购置 项目； 2.工程类项目：估算价 30 万元以上的修缮工程（含设计、监理、造价 咨询等费用）或基建工程； 3.科研经费（横向、纵向）单项或批量采购预算金额在 20 万元以上的， 由招投标管理服务中心组织统一采购。 （三）自主采购范围、限额标准 除上述第（一）（二）款规定以外的采购项目。自主采购项目，由需求 部门（单位）组织采购，需求部门（单位）应做好项目采购过程资料整理留 存和年度统计工作；根据政府集中采购目录、政府采购限额标准要求，经招 投标管理服务中心核准单一品目不超过政府采购限额的采购项目。 1.非科研经费自主采购项目 由归口管理部门成立 2 人及以上采购小组，向不少于 3 家供货商进行 比较、选择、确定成交（中标）供应商。 2.科研经费自主采购项目 （1）政府采购预算内金额在 20 万元以下的项目采购程序： ①单项或批量采购金额 10 万元及以下的，由课题组进行论证；金额 10 万元以上 20 万元以下的，由所在学院进行论证。 ②论证通过后，项目负责人成立 2 人及以上采购小组，向不少于 3 家 青岛理工大学 财务服务手册 第 45 页 共 89 页

供货商进行询价，通过比价确定成交人。并将论证材料、采购文件、报价资 料、成交合同等采购档案于采购完成 30 日内送资产管理处备案； ③招投标管理服务中心负责完成采购资料、采购合同在山东省政府采购 网上公示； ④项目负责人完成合同履约、验收、固定资产登记入账和款项支付等。 （2）政府采购预算外金额在 20 万元以下的项目采购程序 ①单项或批量采购金额 10 万元及以下的，由课题组进行论证；金额 10 万元以上的，由所在学院进行论证。 ②论证通过后，项目负责人成立 2 人及以上采购小组， 向不少于 3 家 供货商进行询价，通过比价确定成交人。并做好工作记录，形成采购档案。 根据学校规定，签订采购合同。完成合同履约、验收、固定资产登记入账和 款项支付等。 ③项目负责人负责将采购资料、合同、验收资料送招投标管理服务中心 备案。 ※友情提示： ①科研仪器设备是指使用科研经费采购的用于科研活动的仪器设备，以 及与科研仪器设备配套使用以实现科研用途所必需的实验室环境条件、配套 服务及设备附件、软件、耗材等。 ②科研急需的仪器设备采购项目，须经所在学院认定，科技处批准后， 招投标管理服务中心按照有关规定，报上级主管部门备案，备案完成后，由 项目负责人直接采购。采购完成后，项目负责人将论证材料、采购文件、报 价资料、成交合同等采购档案于采购完成 30 日内报招投标管理服务中心， 青岛理工大学 财务服务手册 第 46 页 共 89 页

招投标管理服务中心按照上级规定在山东省政府采购网上公示采购资料、合 同。但仅适用以下情形： （1）经费到位时间与任务表时间紧迫影响科研进度的； （2）科研路线调整引起采购项目变化且时间紧迫的； （3）满足国家、省重大战略需求，急需采购开展科学研究 的； （4）经认定的其他急需情形。 3.8 会议费 会议费报销按照《青岛理工大学会议活动管理办法（试行）》（青理工 财务〔2020〕13 号）、《青岛理工大学关于举办国际会议的管理规定》（青 理工外事〔2016〕21 号）执行。此处所指会议费是指作为会议承办方（而非 参与方）所产生的会议费用。 会议费开支范围主要包括会议住宿费、伙食费、会议室及设备场地租金、 交通费、文件资料印刷费、办公文具等，国际会议可开支同声传译翻译费及 设备租金。交通费是指用于会议代表接送站、组织代表考察、调研等发生的 交通支出。 3.8.1 事业经费报销会议费需提供的资料 （1）会议预算表 （2）会议通知 （3）会议参与人员签到簿 青岛理工大学 财务服务手册 第 47 页 共 89 页

（4）会议期间发生的合理有效的票据。 （5）会议由酒店等单位承办的，需提供会议费发票及出票单位印章的 消费明细表。 ※友情提示： 1.举办国际会议参照《青岛理工大学关于举办国际会议的管理规定》（青 理工外事〔2016〕21 号）执行。 2.会议费开支标准实行综合定额控制，各项费用之间可调剂使用。 会议费综合定额标准如下： 3.会议费用结算必须以银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金结算。 4.严禁组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、 健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；严禁额外配发洗漱用品；严禁在会 议费中列支公务接待费。严禁违规使用会议费购置办公设备以及开支与本次 会议无关的其他费用。 3.8.2 科研经费报销会议费需提供的资料 （1）会议预算表 （2）会议通知 青岛理工大学 财务服务手册 第 48 页 共 89 页

（3）会议参与人员签到簿 （4）会议费发票及加盖出票单位印章的消费明细表。 ※友情提示：1.科研项目预算中必须有会议费预算，且不得超预算。 3.9 邮电费 3.9.1 邮寄费 邮寄费报销需提供：（1）邮寄费发票（2）日常报销单 ※友情提示：邮寄发票为多张的，应在粘贴好的邮寄发票上骑缝签字或 在其一张发票的背面注明发票张数、总金额并签字，单张发票金额超过 200 元需提供支付记录。 3.9.2 电话费 （1）学校预算安排的经费，个人移动通讯费、家庭电话费及网络费暂 不能报销。 （2）A 类、B 类科研课题发生的电话费可以报销，项目负责人及课题组 成员（需提供经科技处审核的项目组成员名单）办公固定电话费、办公网络 费、移动通讯费可按照课题预算支出进行报销。 ※友情提示：科研活动中发生的通讯费所取得的预充值发票规定详见 “第二章 2.1 原始票据”中具体要求。 通讯费实行电子发票后，科研通讯费报销时间集中在每年 7 月和 12 月。 其中，每年 7 月报销当年 1-6 月科研通讯费、12 月报销当年 7-12 月科研通 讯费。（当年结题的科研项目可在结题时间前集中一次报销通讯费）。 青岛理工大学 财务服务手册 第 49 页 共 89 页