方案现成的情况下，主要解决贯彻落实的问题。领导者在执行这种指挥时，应当思考的重点是怎么干、什么时间干，成功的关键在于坚强的毅力和组织技巧。工作中必须注意把握住两点：一是人、财、物各种力量的调配、组合要科学、合理，力求达到投人少、收效大；二是行动时机的抉择，要顺乎时势，挑选最佳时刻，避开各种阻力和不利因素，利用一切助力和有利条件。比如一个军事指挥员指挥一场运动战，就有一个捕捉作战时机的问题。不能抓住敌人的薄弱环节时，不战；不是占据有利的地形条件时，也不战；倘若自己的优势兵力尚未集结起来时，还是不战。总之，一个高明的指挥员决不打无准备无把握之仗，战则必胜，攻则必克。2.应变性指挥。这是指在领导活动过程中遇到了新情况，或者出现了不测事件，针对客观环境的变化灵活机动地实施指挥。领导者在进行应变性指挥时，首先要考虑的是继续干还是不干，是按原计划干下去还是改变计划。取胜的决窍在于审时度势和机动灵活。《孙子·兵势篇》中说：“善战者，求之于势。”又说：

“善战人之势，如转回石于千切之山者”。这就是说，善于指挥作战的将军，总是凭借天时、地利等客观情势去求得胜利。他们依托客观形势而采取自己的行动，犹如在高山上滚动一块圆形的石头一样，“石圆则易移，山高则势大”。领导者在工作过程中遇到情况变化，就得因时制宜、因地制宜地进行灵活指挥，切不可固守原定计

划，一成不变，坚持蛮干。

其次，要掌握好的办公室工作方式方法办公室主任是一室之长，办公室工作搞的好不好关键在主任的领导。办公室主任要挂好帅，领导大家干好工作，一般来说，敏、谋、快、敢、勤、实、宽的“七字诀”方法是比较有效的。

1.敏，就是反应敏捷。一是要有敏锐的政治头脑，善于站在讲政治的高度看问题，做到见事早，定位准，有主见。二是有敏锐的洞察力，对上级的文件和领导的指示领会深刻，善于思考，思维有超前意识，有预见性。善于从全局观察问题，并能提出解决问题的思路及方案。三是有敏感的嗅觉，能够及时觉察干群思想动态，及时扑捉群众的反映，及时了解领导班子成员在某项工作决策上的意见分歧的矛盾焦点，以便做好协调工作，化解矛盾，统一思想。四是有敏捷高效的行动，每当一项工作来临，在第一时间就能作出比较准确的判断，及时谋划出应变方案，给领导提出参考意见。2.谋，就是要能吃透上情，摸准下情，找准上级精神与本单位工作的结合点，增强工作的预见性和创造性。一是为领导决策搞好谋划。首先，要认真学习中央的大政方针和上级的决策部署，认清形势任务，把握上情；同时经常深入基层、深入群众，了解下情。在此基础上提出对某项决策的意见和建议。二是搞好督办和责任落实。及时督促检查各分管

领导及部门对领导班子的决定的承办情况，发现问题及时反馈，以便及早采取措施，确保工作任务的贯彻落实，并收到预期效果。三是搞好工作协调。凡是涉及两个部门以上的工作任务，办公室主任要主动搞好协调，避免互相推诿扯皮贻误工作。四是坚持群众路线。办法在实践中，点子在群众中，办公室主任不是万事通，但万事多绕不过办公室主任，要做好工作，办公室主任一方面要不断向书本学习，不断更新知识，扩展视野。另一方面要不断向实践学习，经常到干群中去调研，吃透情况，研究问题，思考对策，把握工作主动权。3.快，就是办事要讲效率，雷厉风行，对决定的事项，看准的事情，说办就办，干净利落，不拖泥带水。4.敢，就是敢于负责，敢说真话，敢于碰硬，敢于冲锋陷阵，敢作敢为，敢抓敢管，敢当领导的挡箭牌风雨墙，不怕引火烧身，不怕得罪人。

5.勤，就是要勤勉。一是要勤学习，学理论学业务，古今中外，历史文化，天文地理，政治经济，社风民俗等方面的知识都要具备一些，不断提高驾驭工作的各种能力。二是勤观察勤思考，脑子里要经常装有问题。三是勤写作，办公室主任必须会写东西，除各种应用文外，还应会写一些文学作品，办公室实际上从事的是文案工作，办公室主任不会写东西，工作就不能得心应手，光会动嘴不会动手在同事中你强不起来，领导也不会欣赏你的。四是要勤俭，不要大手大

脚，铺张浪费，凡事要精打细算，为领导把好关当好家。6.实，就是坚持真理，实事求是。一是工作要务实，不搞形式主义，不做表面文章，不欺上瞒下，不应付差事，不敷衍了事，兢兢业业、扎扎实实做好各项工作。二是做老实人，在领导和群众中要树立诚实守信、言行一致，说实话、办实事、求实效的良好形象。三是要慎言。人们日常称办公室主任是灵通界人士，就是因为我们经常接触领导，经常参加一些会议，了解单位的情况比别人多、比别人早，我们所做的事情和工作容易引起人们的关注。经常会有一些人到我们这里打听探测有关的消息。办公室主任在这些问题上要有高度的政治责任感，要慎言谨行，说话办事要三思而行，进退有据，谈吐有度，力戒信口开河，随便透漏消息。对人对事，不得乱发议论，评头论足，蜚短流长。对下不能故弄玄虚，传遍小道，扰乱人心。对上不得弄虚作假，谎报情况，或者随风使舵，卖乖取悦，更不能搬弄是非，挑拨离间，影响领导成员的团结。要讲道德、讲党性、讲原则。以严格的纪律管好自己的嘴，管好自己的人，看好自己的门。以高尚的人格力量影响下属搞好工作，以高超的工作艺术扮演好参谋助手角色。

7.宽，就是心胸宽广，对人对事宽宏大量。办公室主任处于领导和群众之间，在工作中难免受到一些委屈，办公室主任必须有“宰相肚里能撑船”的气度，能容天下难容之事，

以宽广的胸怀、豁达的气度，高超的技巧化解各种矛盾。在复杂多变的形势和炙手可热的问题面前，处惊不慌，以静制动，以柔克刚，以宽取胜。

三、关于公文写作的有关问题这里讲六个问题：一是公文的概念，二是公文中常见标题病例分析，三是公文写作注意事项，四是公文写作者的素质，五是公文写作者的能力，六是提高公文写作质量的途径。（一）公文的概念

所谓公文，从广义角度说，为了工作需要而写作的各种文体都可以称为公文。从狭义的角度看，公文一般划分中国共产党的公文、国家行政机关的公文两种。1.中国共产党的公文。可简称为党务公文，就是人们通常所说的党的文件，其发文机构是党的各级领导机关，其发文对象是党的各级组织乃至全体党员，发文最高机关是中共中央，党务文书包括决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种。

2.国家行政机关的公文。可简称为行政文书，是指国家各级行政机关、社会团体所发布的文件，确切定义为：“是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具“。国家行政机关发文的最高行政机构是国务院。行政公文的主要发

文对象是国家各级行政管理机构和各级企、事业单位，面对的最广大的对象是中国公民。人们常说的公文，实际上是指行政公文。国家行政机关公文包括命令(令)、议案、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13 种。（1）命令(令)：适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定。

（2）议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。（3）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排。（4）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（5）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（6）通知：适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部。

（7）通报：适用于表彰先进,批评错误，传达重要精神或者情况。

（8）报告：适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

（9）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。（10）批复：适用于答复下级机关请示事项。（11）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。（12）函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。（13）会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。

（二）公文标题中常见病例分析标题是行政公文的重要组成部分，它要求主旨鲜明、重点突出、文字简洁、格式规范，是拟写案卷标题和编制档案检索工具的唯一依据。据此，须精心制作。但是，有相当一部分公文标题存在病句，最常见的有两大类：一是语句不合语法规范；二是请示、函、报告三者混淆使用。结合具体病例分析如下：

1.句不合语法规范

例 1：***部、***部、***部、***部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知。介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。

例 2：***高校关于进一步搞活校产办集体企业有关政策

的试行办法。

动宾搭配不当。此标题中心词为“试行办法”，其限定部分为“关于”引导的介词词组，“进一步搞活校产办集体企业有关政策”，“搞活”的宾语应是“企业”而不能是“有关政策”，“有关政策”紧接宾语之后，则需要另有一个动词与之搭配，因为“政策”只能是贯彻执行，而不能是“试行”，“试行”的只能是“办法”而不能是“政策”。例 3：***高校关于加快发展本院彩色印刷品生产若干措施的通知。

动宾搭配失当，文种使用不当。此标题“加快发展”的宾语应是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，阅文件内容有“决定采取以下措施”等语，应使用“决定”、“规定”。若使用“措施”等是非规定文种，应另拟发文通知，并随通知附发。

例 4：***省教育厅关于加快和深化普通高校教育体制改革若干问题的试行意见。

标题有多项错误：（1）动宾搭配不当，标题限定部分“加快和发展”的宾语应是“普通高校教育体制改革”而不能是“若干问题”。“若干问题”需另外用一个动词与之搭配；（2）在没有适配动词与之搭配的情况下，“若干问题”被迫充当限定部分的中心词，而“若干问题”不能限定“试行意见”；（3）“意见”本属于导向性和参考性文书，不具强制性，在

“意见”之前再加上“试行”实属多余。例 5：***高校关于认真做好一九九四年表彰优秀教师和教育工作者的通知。

缺宾语。此标题动词是“做好”后面缺少宾语“工作”应补上。

2.请示、函、报告三者混淆例 6:***关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告。

标题内容十分明确，就是要求解决问题，关键词是“请示”，“请示”的标题可直接准确概括出“请示”的内容，使人一目了然。正确的作法应是将“报告”两字替换为“请示”。例 7：***关于申请 1995 年公费医疗补助费的报告。标题内容是某高校请求某市批准“医疗补助费问题”，他们之间不属于隶属关系，是属于平行关系。《国家行政机关公文处理办法》中明确指出“相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等应用函”。该文件是属于请求批准“函”性公文，理应删除“报告”，将“报告”两字改为“函”。

例 8：***关于元旦文艺联欢会所需经费的报告。标题显然是学院下属单位向上级主管部门请求解决经费的问题。《办法》中规定，向上级机关请求指示和批准应该用“请示”。此文是属于请示性公文，“报告”两字应改为

“请示”。

（三）公文写作注意事项这里主要介绍使用公文格式和公文写作的注意事项，由于时间关系具体到某种公文怎么写不作介绍。使用公文格式应注意的问题。公文写作的技术层面，主要由公文的格式和语言决定。公文格式不是一个简单的问题，在其背后，有着深层的国家行政管理背景的历史积淀，是前人行政管理经验的总结和结晶。公文的基本格式可分为三大部分，即文头部分、主体部分和文尾部分。不管哪一部分出问题，都会影响公文的整体规范，因此每一个部分都不能出差错。

文头部分是公文名称等内容的部分，位于公文首页的最上方，规范的名称是“眉首”。一般由公文印数序号、秘密等级和保密期限、紧密程度、发文机关标识、发文字号、签发人等六项内容组成。在公文文头部分和公文主体之间，应该用一条红色界栏线隔开。

主体部分又称为“文身”部分或“文腰”部分。一般包括公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章等六部分。

还有一种情况需要说明，在“附件说明”中如果标柱了某个公文有附件，其所附文件的具体位置，印该在公文成文日期之后，也就是在公文主体部分的最后，而不是在公文的

文尾部分。

文尾部分的规范名称印该是“版记”。一般包括附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等五项内容。使用公文格式应注意以下问题：（1）要注意公文文字的排列方式、用纸以及各组成部分的标识规则。一是公文的文字应当从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。二是公文用纸一般采用国际标准A4型（210mmX297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。三是文中各组成部分的标识规则，需参照《国家行政机关公文格式》中的统一标准执行。（2）要注意政府公文与党务公文的格式区别。一是要注意文种的区别。政府公文与党务公文分别属于公文的两个不同系列，不可随意混淆，只有当政府和当组织联合发文时，这两个系列才可以共同使用。体现在格式上，要注意公文编号在“机关代字”上不要弄错，在公文标题的拟写上，文种部分不要弄错。二是要注意界栏线的区比别。政府公文的界栏线是一条红线，而党务公文的界栏限在中间要加一个红五星。界栏线是区分政府公文与党务公文的一个标志，不要弄错。

（3）要注意普发性与专发性公文的区别。普发性公文是面向社会公众发布的，而专发性公文却有特定的发文对

象，在撰写时，一定要注意这两种公文在格式上的区别。首先，标题就很不一样，普发性公文的标题，一般只标明发文机关和文种，如《北京市人民政府公告》，有时连发文机关也省略。而专发性公文的标题常常是事由加文种，比如《关于 XX 问题的通报》、《关于做好XX 工作的通知》等。其次，收文单位的格式也很不相同。普发性公文由于没有明确的收文对象，所以经常省略，而专发性公文因为有明确的收文对象，此项不能省略。

（4）要注意省略与遗漏的区别。公文格式规定的17项内容，不是要求每一篇公文都必须将这些内容囊括进去，而是视情况而定。必须有的内容一定要有，绝不能遗漏，而不必要的内容应该省略。如像公告、通告，发文时一般不加文头；不含保密内容的公文，一般可以不标印数序号，秘密级别和紧急程度也是一样，需要保密的公文才标注秘密级别，需要加急办理的公文才标柱紧急程度，否则不应标注。需要加盖印章的公文必须加盖印章，而不需要加盖印章的公文一般就不要加盖印章，像会议纪要这种公文，发文时一般无须加盖印章。在公文的实际撰写中，在格式与各项内容的安排上，一定要注意这些情况。

（5）要注意行政公文不同文种之间的格式区别。公文的文种不同，正文的格式与结构也不尽相同。例如通知与通报：通知的正文格式一般包括三部分，即发通知的缘由、通

知的事项和执行要求；而通报的正文结构一般要包括五项内容，即发通报的缘由、主要事实、分析评论、通报决定以及希望要求。即使是同一文种，因为正文的内容不同，格式与结构也不尽相同。比如通知，又发布性通知、转发性通知、批转性通知以及部署工作的通知，由于其各自内容的不同，正文结构均不尽相同，因此，撰写时一定要注意他们之间的区别。

2.公文写作应注意的问题（1）把握全局，谋篇布局。公文写作是一项政治性很强的工作，起草一件公文，必须立足全局全面准确地把握党和国家的有关政策、法规，上级机关的批示以及相关文件精神，在提高政治理论素质和思维层次上下功夫。一是依据党和国家的大政方针来写公文。写作每一件公文，虽然具体目的各有不同，但从根本上说都是为了传达贯彻党和国家的路线、方针和政策。如果写作的公文与此不符或违背有关的法律、法规，那就不但达不至应有的目的，反而会造成干扰和破坏。二是在正确领会上级机关的有关指示精神下写作公文。下级服从上级，全党服从中央，是党的民主集中制原则的基本要求。公文写作也必须在这一原则下进行。一般来说，上级机关比下级机关站的层次较高，更能把握全局。因此，深刻领会上级机关指示精神，同时结合本地区、本部门的实际，使上级机关的指示精神得到正确的贯彻落实，也理应是

写作公文的基本要求。三是在衔接好现行有关文件的前提下写作公文。一是在同一问题上，各有关公文可以从不同侧面作出某些具体规范，但它们之间要互相配合，而不能相互矛盾，使执行者无所适从。二是当根据新的情况需要对现行公文的有关规定作出某些调整或修改时，写作的公文应对此以适当形式有所交待或者对其他方式予以说明，以便使人了解新规定与原规定的不同之处。三是涉及部门之间的问题要协商一致，以保持政令统一。

（2）遵循逻辑，选材为旨。公文写作要遵循叙事、说理和结论的科学逻辑，做到材料与观点相统一，共性与个性相统一，理论与实践相统一。一是提出问题要抓住中心。一要了解领导意图，并弄清所写公文的性质和行文目的、任务及发放范围。为此，就要从领导角度对有关事件深入调查研究而不能把自己的主观想法当成领导机关的意图。二要全面、准确地反映客观实际，从中抓住问题的核心，既不能以偏概全，也不可报喜不报忧。二是分析问题要有说服力。要在正确的立场观点指导下，通过科学的逻辑推理，使人了解有关问题的基本情况和关键所在，认识到解决问题的必要性和迫切性，从而很自然地认同公文中所提出的观点。三是解决问题的政策、措施要切实可行。公文中所提出的各种要求，既要考虑需要，也要考虑可能，切忌单凭主观愿望和想当然说话，为此就须经过周密调查、精确核算和充分论证。

（3）以简为贵，准确表述。简洁凝炼、文约事丰、质朴平正是各种公文的一致要求。宋代李涤在《文章精义》中写到：

“文章不难于巧而难于拙；不难于曲而难于直；不难于细而难于粗；不难于华而难于质。”此论从一个特殊角度告诉我们，深入浅出地叙事明理，传情达意，把公文写得活泼明了，需要付出艰苦的努力。公文写作的目的是为了办理公务，只要把情况讲清楚，道理说明白，要求提明确即可。如果离开这一实用目的去搞形象描绘、旁征博引、细述详解，反而会分散人们的注意力，降低行文效率。\"简明扼要\"，是古今中外公文写作的普遍要求。刘勰在《文心雕龙·书记》中指出：

“随事立体，贵乎精要，意少一字则义阙，句长一言则辞妨，并有司之实务，而浮藻之所忽也。”意为文章要精简到一字不可多、一字不可少的地步。毛泽东同志对写报告曾经有过这样的指示：

“报告文字每次一千字左右为限，除特殊情况外，至多不要超过两千字。一次不写完全部问题时，分两次写。或一次着重写几个问题，对其余问题则不着重写，只略带几笔……综合报告内容要扼要，文字要简练，要指出问题或争论之所在。”在人类社会已经进入21世纪的今天，公务日益繁忙，信息交流加快，时间尤为珍贵，所以公文更须精简。一是内容要精简。内容要紧扣主题，不在无关主旨的地方浪费笔墨，抓住要点，不在细枝末节上做文章。古人之言“政贵有恒，辞尚体要，不惟好异”意就在此。二

是语言要精炼。恰当选词，严密造句，把意思表达得无漏洞、无歧义。这就需要我们勤学苦练，不断丰富自己的词汇，提高概括能力，做到用语庄重平实，简洁规范，表述严密。（四）公文写作者应具备的素质公文写作者能力的强弱直接决定着其公文写作质量的高低，甚至决定着其公文写作的成败。只有不断提高自身素质，才能为公文写作奠定坚定基础。公文写作者的素质至少包括七个方面的内容：法律素质、政治素质、信息素质、文化素质、管理素质、写作知识素质和公文写作专业素质。这七个素质的排列顺序是宏观到微观，从概括到具体，从间接到直接，从背景到实用。

1.法律素质是指公文写作者一定要懂得国家的法律、法规，一定要能够运用相关的法律法规指导自己的公文写作实践。法律素质的要求要求在公文写作中的具体体现是：在每一篇公文的起草撰写阶段，公文起草者一定要首先以国家的法律、法规为依据，要认真衡量将要写作的公文的内容是否符合国家的法律、法规，而不应该首先考虑是否符合领导者的意图。

2.政策素质是指公文写作者一定要懂得国家的现行行政政策和行业政策。在改革开放的新形势下，公文的写作者必须懂得国家的现行政策，特别是不断出台的新的行政政策和新的管理政策，而且要快捷、准确而深刻地理解这些政策，

以便在公文写作中体现出最新政策的指导思想和精神。3.信息素质主要包括三方面内容：一是一定要具有现代信息意识，特别是国家以及自己所在部门的政务信息意识；二是一定要能够自觉主动地接受各种社会信息，特别是其中的政务信息；三是一定要能够主动而自觉地发布信息，特别是利用公文和机关、部门的网络平台发布各种重要的政务信息。在这三者中第一方面是基础。4.文化素质是公文写作者对于中国文化的总体特色要有所了解。一是中国文化在总体上有许多不同于西方文化的特征，特色鲜明，形态独特。包括中国独特的制度文化、宗教文化、哲学思想、风俗习惯、思维方式等。二是中国地域辽阔、民族众多，不同地域、不同民族有着自身相对独特的文化、风俗。对中国文化的这些独特之处有所了解，对公文写作者是十分重要的。

5.管理素质主要指作者公文写作者要懂得世界与中国的最前沿的科学管理知识和现代科学管理理理论。6.写作知识素质包括写作的要素和写作的过程。写作的要素涉及谁来写，写给谁，写什么，怎么写四个问题。（1）写作的作者问题：对写作者要求，一是具有丰富的阅历，二是要具有广博的知识，三是要具有深刻的思想，四是要具有个性化的写作语言。（2）作者写读者的关系问题：作者事先一定要理性地

明确自己的读者对象，在动笔写作以前，一定要知道自己的文章是写给谁的，一定要力争吸引他、沟通他、感染他、升华他。

（3）写什么的问题：写作的内容，应该是个人优势、社会需要、热点问题和最新信息这四者的完美结合。（4）怎么写的问题：大体来说，文章的写作方法与技巧，涉及四个方面的问题，即材料、构思、行文和修改。写作的过程包括材料、构思、行文和修改四个环节。一是材料环节。“巧夫难做无米之炊”。一般文章写作之前，需要准备材料，撰写公文同样如此。怎么才算比较充分地准备材料呢？一般应从十个反面入手：可分为五组，正面与反面、直接与间接、概括与具体、历史与现实、国内与国际。不是说每一篇公文的写作，都要准备十个方面的材料，而是说在写作的准备阶段，最好能从这些方面考虑问题，这样我们就可能拥有比较充分和周全的材料，在写作时便可能争取主动并得心应手。

二是构思环节。在准备材料和写作之间，还有一项重要工作，就是构思的工作。写文章就好比蒸馒头，不能用麦粒蒸，只能用面粉蒸。这就说，麦粒好比写作的材料，写作就是蒸馒头，这之间的一项重要工作，就是要把麦粒磨成面粉，在写作上就是构思。文章构思的过程，就是对已经拥有的材料的整理、分析的过程。

①整理分析的第一个重要工作，是从材料中提炼思想，看我们拥有的材料能够提炼出什么思想，也就是提炼主题。如果我们从已有的材料中提炼不出什么思想，就不能进入文章的写作阶段。因为思想是一篇文章的灵魂所在，没有思想的文章，无异于一个人没有灵魂，那就是行尸走肉。对于文章的思想，或者说文章的主题有六个要求：正确、鲜明、集中、丰富、深刻、创见。正确是指文章的思想要符合客观真理；鲜明是指作者的立场和态度要鲜明；集中是指文章的前后观点要一致，不要自相矛盾，这三个是基本要求。丰富是指文章的思想不要过于简单和单薄，要为读者留下思考、想象和联想的比较宽阔的空间；深刻是指文章的思想的超越性；创见是指思想的独创性。这三个要求对于文章思想的比较高的要求，尤其是创见，是对文章思想的最高要求。②在文章的构思环节中，主体提炼出来了，接下来应该考虑的就是文章选材问题。我们不可能把已经拥有的材料都用在文章上，要从选择最好的材料。选择材料的要求和标准主要有四个：一是对于材料的选择要从全部材料出法，这样才可能不漏掉好的材料；二是要选择最能支持主题的材料；三是要选择最典型、最有代表性、最能说服问题的材料；四是要选择最新鲜的材料。

材料选定了，就要做确定文体的工作，即根据我们的主题和选材，要写成什么样的文章。也是说我们在13种行政

公文选择哪一种，在动笔以前必须明确。比如《XXX配训中心关于给于 XXX 同志警告处分的通告》，通告是用来发布国内重要事项的，对于一个同志处以警告处分，怎么可以用“通告”来发布呢？

③文章构思的最后一项内容是确定文章的结构。一般文章的结构可从就方面内容来考虑：一是标题，首先要构思一个好标题。接下来的八项内容可分为四组，即开头与结尾、层次与段落、主次与详略、过渡与照应。在文章的构思环节，这些内容都要充分考虑到。

三是行文环节。构思比较成熟了，便可以进入具体的行文写作环节。行文写作环节的内容包括三个方面：一是拟制行文提纲；二是选择行文方式；三是注意行文语言。①拟制行文提纲。不是每一篇公文都要拟制行文提纲，而是根据情况来确定，主要是根据文章篇幅的长短和文章内容的复杂程度来确定。一般文章篇幅较长和内容比较复杂的文章写作前一般都要先有一个提纲，便于有章可循，避免思路前后不一致。行文提纲的内容实际上就是文章构思的内容，具体写法就是把已经构思好的内容用简洁的文字固定下来。先列出文章的主题，在列出文章所选定的材料和将写作的文体，最后写明文章的结构安排和准备采用的语言方式。②文章的行文方式，又称为表达方式。公文主要有三种表达方式：叙述、说明和议论。描写和抒情不能在公文中使

用。具体到每一篇公文的行文写作中，对表达方式的使用也各有侧重。比如“通知”的写作应该应说明的表达方式为主；“报告”的写作应以叙述的表达方式为主；而“通报”的写作，应将叙述、说明、议论三种表达方式结合使用。③文章的行文语言。主要有四个要求：准确、简练、生动、个性化。准确是对于字词的要求，特别是对于在文章的遣词造句中的同义词的要求。说用词要用准，主要是指同义词要用准。简练是对于行文的语句的要求，要尽可能简练，力争用最少的词语表达最丰富的内容。生动是对于文章的表达效果的要求。一般文章的语言要尽可能地富于变化，避免平板、呆滞、死气沉沉。个性化是对于文章风格的要求，这是一个具有较高写作境界的写作者的追求。独特的语言风格是独特文章风格的基础，没有独特的语言风格，不可能写出有独特风格的文章。

四是修改环节。文章的行文结束以后，还有一项很重要的工作，就是对已经完成的文章进行修改。人们常说，好文章是改出来而不是写出来的，就是这个道理。文章的修改方法大致有四种：冷却法、朗读法、抄写法、请人指教法。冷却法是指文章写完以后，不要急于修改，要把文章放一放，要让作者的写作情绪冷却一下，这样又可能比较容易地发现行文中的问题。这种方法提醒我们，写作要尽早，尽可能给自己留出冷却修改文章的时间。

朗读法是在时间比较紧急的情况下使用的方法。要注意的是朗读，而不是默读。默读可以一目十行地读，朗读只能一字一字地读，这样就比较容易发现文章中的问题。如果没有很宽裕的时间，又要修改文章，就可以使用朗读法。抄写法是在连朗读也不允许的情况下使用。比如周围的环境和条件不允许朗读，如周围有许多人，这时可以使用抄写法。看起来似乎很笨，但很有效。这种方法提示我们，最好能养成一种打草稿的写作习惯，先有一个草稿，再抄写一遍，文章成功概率就可能大出许多。请人指教的修改方法，一般是在修改自己的文章却改不动的情况下使用。自己已经没有能力再修改了，却还是感到不满意，又找不出问题的所在，这时候便可以使用请人指教修改法。该方法的关键是请教谁，一定要请水平高出自己的人。

7.公文专业知识素质。主要包括两个方面：一是指职业领域的素质，二是指公文写作知识的素质，即公文写作的格式及语言。一方面公文写作者对于自己职业领域的各方面情况、动态、信息、前景等，要相当了解和熟悉，甚至要精通；另一方面除去自己的学科专业以外，公文写作者还担负公文写作这项重要管理工作，因此，对公文写作方面的专业知识也要相当了解。在具体工作部门中，常常具有双重身份，即专业工作的身份和公文写作与公文办理的身份。因此，要担

负双重身份赋予的任务，就必须具备相应的素质，必须对相关领域的知识相当了解、熟悉，以至精通。（五）公文写作者应具备的能力公文写作者能力的高低，直接决定公文质量的高低，甚至决定以篇公文的成败。因此，一个合格的公文写作者，既要具备写作的基本能力，还要具备专业能力，并有意识地培养和锻炼自己的这些能力。

1.基本能力包括：从宏观角度看，公文写作者应具备独立获得知识信息的能力、独立更新知识的能力、独立获得思想的能力、创造性思维能力、及独立驾驭语言的能力等五个方面的能力。

（1）独立获得知识信息的能力。是指公文作者独立获得自己所学专业以外的社会知识的能力。我们生活在一个以知识爆炸为重要标志的信息时代，每个人都应该具备这种能力，对公文写作者尤其重要。如果不具备这种能力，写作者就失去了与读者、与社会、与时代交流的途径，从而就不可能把握时代的脉搏，洞悉社会发展的趋势和方向，也就不可能写出体现时代特色、社会发展方向和政治立场鲜明的高质量的公文。因此，我们首先要有一种自觉而主动接受信息的意识和态度，采取“阅读”的接受方法，培养独立获得知识信息的能力。这里介绍八种阅读方法：快速阅读与慢读的相互结合。快度就是浏览，一目十行

地阅读。快读是为慢读搜索和寻找目标，目标一旦找到，接下来一定要逐字逐句地认真阅读，并把慢读的东西铭记于心，为即使或将来的应用积累资料，打牢基础。用眼阅读和用心阅读的相互结合。在阅读中，不但眼睛要动起来，整个心灵读要融入阅读，这样那些有价值的知识信息才可能被我们深刻理解，其价值才可能被我们最大限度地揭示出来，才可能最有效地为我们所用。初读与复读的相互结合。有些文章和知识信息我们不能只读一次，如果只读一次我们可能发现不了价值，特别是我们在第一次阅读中感到对中的信息拿不准、吃不透的时候，需要第二次、第三次甚至更多次的阅读。近读与远读的相互结合。指的是对于现代阅读物的阅读与对于历史阅读物的阅读要相互结合，起点应该是现代，以当今阅读物的阅读为主，以与历史阅读物的阅读为辅。在大量阅读当代优秀读物的基础上，逐步涉猎古代的经典佳作，做到近读与远读相结合，一定会取得事半功倍的阅读效果。专读与博读的相互结合。面对这么多的出版物和网络信息，要选择自己需要的去读，必须有明确而具体的选择方向，有明确的针对性。如果阅读只重视了专，就会走向单项，走向狭隘。一定要将专与博结合起来，以专为主，以博为辅，水涨船高，船高水涨。这里的与博都以有用为前提。点读与面读的相互结合。确定了读书的“专读”方向以

后，接下来就要在“专读”这条线上确定几个点。而围绕每一个点又可以铺开一个面。实际上，所谓点与面结合的读书方法是对于“专读”更深一步的细化，是在“专读”的基础上的更具体、更细致，同时也是更有效的读书方法。阅读与思考的相互结合。只是阅读而不去思考，可能会有相当大的阅读量，却不会有什么提高。其实，只要我们在阅读中稍微停顿一下，对阅读物略加思考，我们就会感到，阅读会大大增值，由此我们的阅读质量就会大大提高。因此，边读边思考是一个明智人的正确选择。阅读与写作实用的相互结合。指阅读的目的是为了公文写作的实用。在平时的阅读中，当我们读到有关国家制度建设、政府改革等政务信息时，要有意识地认真领会，甚至做必要的记录，已积累对公文拟制工作有用的信息和资料。有时为某一具体问题需要拟制公文时，就需要更有目的性和针对性地阅读了，以为即将展开的拟制工作提供素材。（2）独立更新知识的能力。对公文写作者来说，既是指更新自己专业知识的能力，又是指更新写作专业知识以及公文写作专业知识的能力，同时还包括更新行政办公和行政管理知识的能力。这是公文写作者应具备的第二个基本能力。目前，一个人在大学力所学的知识，如果毕业2－4年不进行更新，其专业知识中就有相当部分已经落后和陈旧了。特别是在一些发展很快的领域和专业，也许我们正一边

学习着该领域的知识，其中的一些便已经被最新的发展所否定和淘汰了。如果一个公文写作者不具有独立更新写作知识的能力，不但不能做到通过自己的公文传递新的专业思想和专业知识信息，连表达方式都会落伍。因此，无论对于写作还是公文写作，独立获得知识信息和独立更新知识的能力，都是我们应该具备的重要能力。（3）独立获得思想的能力。无论是独立获得知识信息的能力，还是独立更新知识的能力，最后都要落实到独立获得思想的能力上，前两项能力是基础，惟独这个能力才是目的。无论是一般文章的写作还是公文写作，其文章的“灵魂”的最终展示和表达，都是通过这种能力实现的。因此，要想写出真正有价值、有启迪和指导意义的文章和公文，写作者必须具备这种独立获得思想的能力。（4）创造性思维能力。创新性思维的核心与本质，就是产生思想。获得思想不易，产生思想更是艰难。获得思想是对于别人的思想的转移和嫁接，产生思想则要求写作者自身成为思想的种子和土壤。当然，这种种子和土壤离不开源泉，但却又是独立源泉之外的，有继承、有发展，却不完全是个人化的。一个写作者真正具备了这种能力，其写作的文章的思想价值和理论价值都必将对读者产生巨大的启发作用。这一能力应该成为我们每个人的毕升追求。（5）独立驾驭语言的能力。这种能力可以理解成一种

纯技术性能力。这是所有写作者的基本功，换句话说，是所有进入写作领域的人的敲门砖和入门证。它是一个写作者必须具备的一种最具个性特征、最为特殊的能力。无论是独立获得知识信息、独立更新知识、独立获得思想还是创造性思维的能力，只要想通过文章的形式体现，最终读必须落实在语言上。因此，我们每一个写作者不但必须具备这种能力，同时还必须有意识地、长期坚持不断地锤炼自己的语言。2.公文写作者应具备的专业能力：是指公文写作者实际而具体的写作能力，主要包括独立发现问题、提出问题的能力，综合分析问题的能力，独立解决问题的能力，独立驾驭语言的能力。这四种能力共同构成公文写作者能力的有机整体。

（1）独立发现问题、提出问题的能力。要求公文写作者首先具有很强的职业敏感性。事物发展中的问题、趋势常常不是浮在表面，事物内在的隐患也时常不能一目了然，因此公文写作者的这种专业能力就显得尤为重要。公文的重要职能之一是沟通上下，交流情况，以使政令畅通，下情上达。在实际工作，如下级机关就工作中的一些问题向上级机关请示，或上级机关就一些问题向下级机关发出要求，这些工作都是通过公文来完成的。而拟制这些公文的基础和前提是有关人员发现并提出问题。只有发现问题、提出问题，才能引起相关部门和负责人的注意，才能使问题有解决的可能。因

此，能否有针对性地发现和提出对社会和国家管理工作有重要影响的问题，是反映一个公文写作者能力高低的重要标志。

（2）综合分析问题的能力。发现问题、提出问题之后，接下来便要对这些问题加以综合分析，尽而为最终解决问题创造条件。所谓综合分析问题，即对出现的问题要全方位、多角度地加以认识，不能简单化、片面化。当然，综合分析问题并不是认为导致出现某一问题的多种原因都同等重要，要在众多的原因当中，要认清哪些是主要原因，哪些是次要原因；哪些是当前采取措施就可以解决的，哪些是需要长期工作、系统解决的，只有这样，最终采取的解决问题的措施才更有针对性，也才能最终取得实效。（3）独立解决问题的能力。这一能力要求公文写作者要具备相应的职业才干。无论是发现问题、提出问题，还是综合分析问题，最终都要落实到问题的解决上，否则，上述工作便毫无意义。公文和公文写作者的使命，就是要通过公文来表明一种最好的解决方式。简便易行和最行之有效，是最好的解决方式。

独立驾驭语言的能力。公文语言又捉不同于其他问题语言的特点，公文写作者必须认真体会公文的语言特色，加强学习，不断实践，熟练掌握公文语言的写作技巧。语言是思想的载体，具有了较强驾驭公文语言的技能，才能将你分析

问题、解决问题的思想体现出来，才能实现写出高质量公文的目标。

（六）提高公文写作质量的途径从写作实践看，提高公文写作质量的基本途径主要有三条，可通过“模仿”、“修改”和“多写”来提高公文质量。1．“模仿”途径。公文能否写作成功，主要由硬件和软件两个因素决定。软件是指公文所表达的思想与信息，硬件是指公文的格式和语言。公文的内容是由作者的素质、思想水平和理论水平决定的，是写作最难解决的问题。而公文的格式和语言，属于写作的技术层面，比较容易解决。提高公文写作水平的第一有效途径，即通过模仿的方式来提高，所要解决的主要是写作技术层面上的问题。主要是对同类同种公文中的范文进行模仿。有感悟能力的作者比较容易从范文中得到启发，并找到自己写作该种公文的模式与感觉。所要模仿的主要是该范文的格式、结构和语言，所要更换的该范文的内容。所谓“照猫画虎”就是这个道理，这是我们提高公文写作质量的一条比较快捷的途径。关键是要选准被模仿的公文，否则就“画虎不成反类犬”了。

2.“修改”途径。修改是提高写作质量的第二条有效途径。这里所说的修改，不是作者对自己起草的公文进行修改，而是指别人对于撰写者 起草的公文所作的修改。修改者可

能是作者的直接领导，也可能是公文的核稿部门的同志。不管修改者是谁，只要修改得确实有水平，令人心服口服，那么对被修改得地方，一定要引起作者得高度重视，一定要引以为戒，极力避免在今后得公文写作中出现同类问题。别人对我们所起草的公文的修改，主要包括对公文题目、正文结构核语言措辞的修改三方面。一是对于公文题目的修改。公文最容易出现的问题有两个：一是所选用的文种不对。文种混淆，比如将“请示”与“报告”相混淆，或是将行政文书与党务文书相混淆；公文与其他实用文体相混淆，比如将公文混同于事务文书和会务文书，误认为计划、总结、调查报告或是领导讲话稿为公文。这类问题在刚接触公文写作的同志中经常出现，且不容易发觉。二是对于“事由”的表达方式不对。这种问题容易出现在转发性通知的题目中。比如《关于转发XX 通知的通知》。在同一公文题目中出现了两个相同的文种，这是不允许的。二是对于公文正文结构出现问题的修改。比较容易出现的问题有两个：一是写作顺序不对，哪项内容应该安排在前，哪项内容应该安排在后，公文写作者的头脑不够清楚，甚至完全安排乱了。二是前后不够一致和统一，前后不相照应，首尾不相呼应。这些问题更多的是属于逻辑方面的问题，属于思维方式和思维方法的问题，不仅仅是格式和语言表达问题。比如，因果关系问题，提出问题、分析问题、解决问题

的逻辑顺序问题，以及时空先后关系问题等，这些在正文结构的安排上都是不可以弄颠倒的。三是对于公文语言措辞方面出现问题的修改。公文语言不同于实用文体的语言，更不同于知识信息类文体和文艺作品的语言，有着自己独特的语言特征和体系。从技术层面上说，公文写作最难解决的问题也就是公文语言的问题。公文写作者如何通过自己的写作体现公文语言的特征，这是一个关键问题。我们要在掌握大量的公文的“专业语汇”的同时，还必须准确运用这些语汇，特别是其中的同义词，一定要弄清楚它们之间的细微差别。从一定程度上反映了作者驾驭语言的能力。比如，“以至”和“以致”，“试行”、“实行”和“施行 ”，“失误”、“失职”和“渎职”，“结果”、“后果”和“恶果”等，一定要弄清这些同义词之间的细微差别。要针对存在的问题，在今后拟写公文时要字斟句酌，严谨认真。这里要特别注意的是，首先要高度重视自己对草拟文稿的修改，这是请别人些改的基础和前提，当自己都不满意时，是不可以请别人修改的，否则，是一种极不负责任的态度，很难使别人对我们负责和尊重我们了。3.“多写”途径。多写是提高公文质量的第三条有效途径。“多写”就是多进行公文写作实践。我们年轻同志一定要为自己进行公文写作多争取机会，多创造条件，只有这样才有可能尽快提高自己的公文写作能力和水平。前两条途径

是捷径，但解决不了长期的带有根本性的问题。要想使自己的公文写作水平有一个扎实稳步的提高，要想使自己拥有更多的公文语汇和语感，重要的途径就是多写多练，反复实践，别无它径。“多写”不是乱写，也要注意方式方法。一是“熟能生巧”是公文写作的重要方法和技巧。“纸上谈兵”和实战是完全不同的两回事。不尊重实践常常使人们眼高手低和华而不实，而尊重实践并亲自实践，那种丰富的收获有常常是令人始料不及的。因此，一定要多写，反复练习，熟能生巧。

二是“多”不是“滥”。就是要珍惜写作机会，把每一次写作实践都当作对于自己的一种新的挑战、一次提高的过程，都要全身心的投入进去；而不是形式上的重复，因为这种重复没有使自己从中得到启发和受益。因此，不能把多写简单的理解为形式化的多。

三是公文写作在格式和语言上更多的是一种技术性工作，而写作者能力与水平，更多地体现在公文的内容上。一个有悟性的同志，可能经过有限的练习就可以较好地掌握公文格式。“多写”就是要在公文的语言上多下功夫，通过“多写”，尽可能多地增加公文语言的“语感”。（作者：胡永万，中央农业干部教育培训中心党委副书记、纪委书记，2006 年 7 月 1 日在农业系统办公室主任培训班上的报告）

关于新形势下做好办公室工作的思考大家下午好！很荣幸与大家一起交流办公室工作。在座的许多同志不仅有丰富的办公室工作实践经验，还有较高的办公室理论造诣，值得我学习。今天，我与大家交流的题目是:新形势下做好办公室工作的思考,分为三个部分:一是新形势下办公室工作的地位作用；二是如何当好办公室主任；三是做好办公室工作的几点体会。不妥之处，请大家批评指正。

一、新形势下办公室工作的地位作用任何组织、单位都有一个常设机构，这就是办公室。因级别、地方及单位性质不同而不尽一致，一般有办公厅、办公室、秘书局、秘书处、秘书科、秘书股等。无论规模大小、叫什么名称，是党政机关的办公室，还是群团组织、企事业单位的办公室，都是单位的综合办事机构，是单位的要害部门。一个单位的正常运转不能没有办公室，也不能脱离办公室。办公室在一个单位中处于中心、窗口、枢纽的地位，起着承上启下、综合协调、参谋助手、督促检查和服务保障的作用。它的作用发挥如何，在相当程度上影响甚至决定着整个单位的办事效率和工作水平，影响着整体工作的推进和落实。因此，办公室工作非常重要。从四个方面来讲：（一）办公室工作面临的新形势。随着科技的日新月异、

竞争的日趋激烈、手段的日益更新，对办公室工作的要求越来越高。进入二十一世纪，办公室工作面临新的机遇和挑战。我认为，办公室工作面临的新形势表现在三个方面。第一，践行“三个代表”重要思想和贯彻科学发展观，对办公室工作提出了新要求，就是要提高综合素质，增强工作本领。大家知道，“三个代表”重要思想的本质，是立党为公，执政为民；科学发展观的本质是以人为本。“三个代表”重要思想和科学发展观是当代马克思主义的最新理论成果，是我们办公室工作的行动指南。办公室的同志要用“三个代表”重要思想和科学发展观武装头脑，坚持与时俱进、不断探索，在工作思路、工作方法、自身建设上创新，不断推动办公室工作迈上新台阶；坚持用科学发展观统领办公室工作，要增强发展的主动性、工作的系统性，善于处理好管理、服务和发展的关系，统筹兼顾，突出重点，用管理支持发展，用服务体现发展；坚持以人为本，要处处关心人、爱护人、理解人、依靠人、塑造人、方便人，充分尊重人的心理和生理等多层次的需求期望，对每一件经办的事情、每一个工作的细节，都要以人为先、一丝不苟，真正把是否群众满意作为衡量各项工作好坏的根本标准。第二，

“三农”工作面临的新形势，对办公室工作提出了新要求，就是服务“三农”中心，扎实推进新农村建设。党中央和国务院高度重视“三农”工作，各地也加大了对农

业的支持力度，农业和农村经济发展迎来了一个难得的重要机遇期。党的十六大以来，以胡锦涛同志为总书记的新一届中央领导集体与时俱进地创新了指导“三农”工作的理念，制定了加强和促进“三农”工作的方针政策，开创了“三农”工作的新局面。一是在工作布局上，中央明确提出把解决“三农”问题作为全党工作的重中之重。胡锦涛总书记在2003年提出，要把解决“三农”问题作为全党工作的重中之重；吴邦国委员长强调，要把解决“三农”问题作为全党和全国工作的重中之重；温家宝总理强调把解决“三农”问题作为全部工作的重中之重。二是在发展思想上，中央确立了统筹城乡发展的基本方略。为了解决城乡发展不平衡问题，中央从科学发展观的高度提出要统筹城乡经济社会发展，并把统筹城乡发展放在“五个统筹”之首，这是改变城乡二元结构，促进农村与城市、农业与工业协调发展的重大举措。三是在发展阶段上，作出了我国总体上已到了以工促农、以城带乡发展阶段的重要判断。针对我国工业化、城镇化发展的新变化，总结国际经验，胡锦涛总书记在十六届四中全会上审时度势提出了“两个趋势”的重要论断。他指出“在工业化初期，农业支持工业，是一个普遍的趋向；在工业化达到相当程度后，工业反哺农业，城市支持农村，也是一个普遍趋向” 。四是在发展方针上，提出了“多予、少取、放活”和“工业反哺农业、城市支持农村”的基本方针。针对前几

年农民增收困难农村经济社会发展滞后的局面，2003年初胡锦涛总书记提出了对“三农”实行“多予、少取、放活”的方针。2004 年以来，中央连续下发三个中央一号文件，分别就促进农民增收、加强农业综合生产能力、建设社会主义新农村专门出台了一系列重大政策措施。温家宝总理强调，要把中央近年来出台的扶持“三农”的各项政策措施落到实处，充分发挥政策对推动新农村建设的效力。建设新农村，抓住了解决“三农”问题的关键环节，依据农民是农村的主体、农业是农村的重要产业、农村是农民和农业的载体的原理，将解决“三农”问题统一到新农村建设上来，提出了推进社会主义新农村建设的重要任务，并把它作为我们党新世纪的重大奋斗目标。新农村建设思想，是科学发展观、构建和谐社会以及党指导“三农”工作一系列理论、政策在现阶段集中体现和集成创新。因此，建设新农村是统揽“三农”工作的重大战略措施和总抓手。要求我们农业系统坚持科学发展观，发挥好对农业和农村经济的管理、指导、监督、协调和服务职能作用，按照“把握基本点，突出着力点，抓住切入点，统筹关节点”的思路，以良好的作风扎实推进新农村建设，努力开创“三农”工作的新局面。今年农业部开始组织实施“转变、拓展、提升”三大战略和开展社会主义新农村建设示范性行动等“九大行动”，努力做好农业和农村经济的各项工作，扎实推进新农村建设。所以，我们农业系统办

公室，要把握时代脉搏，自觉跟上大形势，适应大气候，紧紧围绕“三农”大局开展工作，开拓创新，努力为领导、为机关、为基层服好务，为“三农”工作作出应有的贡献。第三，新一届政府务实高效的施政理念，对办公室工作提出了新要求，就是要务实创新，树立良好形象。2005年2月发布的《国务院工作规则》规定：实行科学民主决策，推进依法行政，加强行政监督，形成行为规范、运转协调、公正透明、廉洁高效的行政管理体制，建设法治政府；国务院各部门要依照法律和行政法规行使职权，进一步转变政府职能、管理方式和工作作风，推进电子政务，提高行政效能，切实贯彻国务院各项工作部署；各地区、各部门报送国务院的公文，应当符合《国家行政机关公文处理办法》的规定，进一步精简公文，加快网络化办公进程，提高公文办理的效率；国务院及各部门要实行政务公开，规范行政行为，增强服务观念，认真履行职责，树立规范服务、清正廉洁、从严治政的新风。这些要求也是对各级办公室的要求。办公室必须务实高效、开明理性，切实转变工作方式和工作作风，营造高标准、严要求、节奏快、作风实的氛围。扑下身子抓工作落实，加快工作节奏，提高工作效率，改进工作作风，深入群众，深入基层，深入实际，调查研究，强化目标管理，少说空话，多办实事，努力树立办公室的新形象。（二）对新形势下办公室工作的地位作用的认识。在新

形势下，虽然办公室管理和运行的方式在变化，但办公室工作的地位作用在不断增强，我们可从四个方面来理解和把握。

第一，办公室是对外交流的窗口，事关单位的形象。形象属于综合性的衡量尺度，对一个人来说，它是学习、工作、生活上表露的言行举止、行为风度、风貌特征，是内在素质的外在表现。对一个单位而言，它则反映了组织结构、队伍素质、内部管理、工作效能的状况。作为一种认识、一种判断、一种评价，或者说作为一种外部影响和心理印象，形象看起来似乎看不见、摸不着，既抽象又虚幻，但又确实是具体生动，易被人察觉和感知的东西。透过形象的表现，人们可以了解一个人的思想修养、秉性气度、文化水平、社会阅历、处事经验，也可以认识一个单位的工作性质、机关风气、团队士气和作用效率等等。因此，当前政府机关和事业单位都非常注重形象的塑造，都试图以良好的形象，增强组织内部的内聚力和沟通力，增强社会各界的影响力和吸引力，取得更广泛的信任、理解、支持，减少行政成本，提高工作效能，推动事业发展。当然，形象有集体形象与个体形象的问题，这两者之间存在着相互依存、相互影响的关系；形象主要通过人与人相互作用而表现出来。办公室是综合部门，对外交往较为频繁，与外界接触较多，许多事务涉及上下左右。办公室的形象具有导向作用，也具有放大效应，影响着单位

内部的行为和风气，影响着社会各界对本单位的印象和态度。人们也习惯认为办公室是一个单位的窗口，办公室的形象反映了整个单位的形象。所以办公室的一举一动、一言一行不仅关系到自身留给人们的感觉，也关系到整个单位的形象，甚至关系到单位领导的形象。第二，办公室是内部运转的枢纽，事关工作的效率。效率不仅仅是手段，更重要的是一种目的、一种价值观，一种对时间的合理安排和节约利用。事实上，行政管理活动所关注的基本问题就是效率问题，而效率的核心就是节约时间，就是在有限的时间里完成更多的工作量，不断提高工作质量。人们常说：一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。这充分说明了时间的宝贵和珍惜时间的可贵。大家知道，世界上的很多物质资源是可以再生、可以进行交换、可以重复利用的，而时间却永远一去不复返、无法贮存、无法交换、无法再利用，可见，时间是最普遍、最充足而又最稀缺、最宝贵的资源，节约时间对于提高效率具有重要意义。在现代社会，机遇稍纵即逝、信息瞬息万变，只有树立时间第一的观念，千方百计节约时间、合理安排和分配时间才能赢得时间、抓住机遇、提高效率。行政运行中影响时间和效率的因素不少，包括组织结构、工作性质、运行程序、环境状态等等。建立合理的组织机构和运转形式，搞好科学预测和计划协调，培育积极的相互交流和彼此沟通关系，这些都有助于提高工作

的时效性，达到应有的效果。办公室在一个单位中处于承上启下的位置，是内部运行的中间机构，大量的事务需要办公室协调与调节，也有大量的工作本身需要办公室落实。充分发挥办公室的组织协调、督查执行功能，不仅能使情况得到及时传递，矛盾得到有机调和，计划得到有效落实，而且将规范办事行为，减少操作环节，防止时间的拖延，提高工作效率。

第三，办公室是承载信息的平台，事关决策的科学。决策贯穿于管理的整个过程，存在于一切管理的领域，不管是制订计划、组织实施、进行协调、还是监督、用人、思想政治工作等等，每个方面、每个环节、每个层面都离不开决策。科学的决策对于明确目标、凝聚人心、激烈斗志、落实任务具有重要作用。所以，有人说，决策的成功是最大的成功，决策的失误是最大的失误。正确的决策及其正确的贯彻，对事业来说可谓生死攸关。然而，科学正确的决策，仅凭领导者的力量是远远不够的。因为一个人或几个人的精力、知识、经验和掌握的信息毕竟有限，难以应对现代社会的复杂局面，必须健全信息系统、智囊机构和决策机构这样一个完整的体系，保证科学决策的顺利进行。而信息是其中的重要因素，是科学决策的关键资源，说到底，决策的过程其实是信息的收集、整理、筛选、运用的过程，决策的科学性很大程度上取决于信息掌握得是否全面、充分、及时、准确。在决

策中，要依靠信息，在执行决策中要运用信息，在检查决策效果中要反馈信息。因此，信息资源是决策系统的基本要素，是沟通的介质。难怪人们把信息同粮食、能源并列为人类赖以生存的三项基本资源之一。办公室是信息的工作机构，是信息的重要平台，既有专门的信息工作人员，又有专门的信息传递渠道。在长期的工作中，办公室形成了对信息较为灵敏的反映机制，在内部运转、对外交流、系统管理中产生和收集大量信息，相比其他机构，它掌握的信息具有全面性、宽泛性特点，不仅包括政务信息、事务信息，也包括社情民意和紧急信息，这些信息经过梳理、归纳，为决策者了解情况，进行决策和检验成效，提供了大量的第一手资料，为决策的科学化奠定了扎实基础。第四，办公室是服务保障的载体，事关环境的和谐。和谐是经济社会发展的客观要求，也是一个单位追求的目标之一。单位和谐环境的创造，既要处理好与上级、平级和下级之间的关系，也要处理好内部各机构以及人与人之间的关系。有了和谐的环境和氛围，相互间就会融洽、心情就会愉快、精神就会振奋，积极性就会激发出来。反之，情绪自然会低落、磨擦会产生、矛盾会暴露，工作起来会觉得吃力。服务工作做得到位，对营造良好的环境和工作条件至关重要。它可以使人心齐气顺，化解难题，解决困难；可以促进工作的顺利开展，保障单位的高效运转；还可以减轻领导的

压力，使领导集中精力抓大事。办公室承担着繁重的服务工作，调查研究、综合协调、督查督办、信访提案、办文办会以至内部管理、制度建设、后勤接待等等，所有这些说到底都是服务，都为了更好地服务于领导决策、服务于干部职工生活、服务于基层群众解决问题、服务于工作落实。这些服务工作处于从属、隐性的状态，少了一些公开露面、“显山露水”的成份，却在默默无闻中支撑着单位的正常运转，支持着领导的工作，保障着任务的落实。同时，也为调节单位与单位之间、人与人之间的关系，营造和谐的工作、生活氛围，作出积极的努力和贡献。综上所述，新形势下办公室工作的地位作用，集中体现在三个方面：一是单位运转的中枢。办公室是保证单位工作高效运转、上情下达、下情上达、协调左右、联系各方、政令畅通的重要枢纽。二是单位的保障作用。办公室的保障作用不仅体现在后勤保障、办公条件的保障，而重在各项工作落实的保障。办公室要做到各项工作有安排、有部署、有落实、有督促、有检查、有反馈，一件事一件事地抓，一抓到底，务求实效。三是领导的参谋助手作用。办公室是单位领导的参谋助手，单位工作的有序性、时效性如何，主要取决于办公室的工作。办公室主要通过办文、办会、办事，为领导当好参谋助手。

（三）新形势下农业系统办公室工作的重点。在新形势

下做好农业系统办公室工作，要着力从四个方面下功夫：一是在推动机关职能转变上下功夫。办公室要积极协助完善和落实好农业部门的经济调节、市场监管、社会管理和公共服务职能。在经济调节方面，要注重发挥政策措施落实的指导作用，强化产业政策和发展规划的引导作用，充分发挥投资项目的带动和示范作用。在市场监管方面，要加强农业标准化、认定、鉴定、检验检测和食品安全工作，强化农产品和生产资料的市场监管，当前尤其要做好农资打假工作，确保农产品安全和农业生产秩序稳定。在社会管理方面，要强化重大病虫害和动物疫病的防治和控制，加快建立健全各种农业突发事件应急机制，加强生物安全保护，推进依法治农，保护农民利益，维护农村社会稳定。在公共服务方面，要强化为农民提供市场信息、技术咨询、病虫害测报、营销推介等服务职能，加强政务公开工作，推动农村各项社会事业发展，做好为农民提供就业培训、技术指导和信息发布等服务工作，为农民增收创造良好的条件。二是在改进管理方式上下功夫。办公室要切实加强值班管理工作，建立健全值班制度，要选派责任心强、业务熟练的同志担负值班任务，各个环节都不能缺位，确保发生紧急重大情况时，能够快速反应，及时有效处置，努力维护社会稳定。要加强审核把关，重点把好公文的政策法规关、文字关和格式关，确保上报公文内容清楚，文字简洁，体例格式

规范，不越级报文。进一步加强政务督查，重点是强化上级督办的、领导关心的重要工作的督促落实，促进群众和舆论关注的热点问题的解决。要加强政务信息化建设，努力提高电子政务水平。

三是在建立工作机制上下功夫。科学的工作机制是做好政务服务的重要因素。办公室要自主建立或协助有关部门建立四项工作机制：建立科学的决策机制，进一步健全和完善重大事项和重要问题的集体决策制度、专家咨询制度，抓紧建立社会公示和社会听证制度、决策责任制度；建立严格的抓落实机制，如我部通过抓禽流感防治和粮食生产，探索出联席会议制度、领导联系点、派出督导组等新的抓落实机制，效果很好；建立有效的激励机制，要按照以人为本的要求，充分利用各种激励形式和手段，充分调动广大干部职工的积极性，努力形成积极向上、努力工作、求真务实的工作氛围；建立完善应急机制，农业部门管理的行业多，可能发生突发事件的领域广，必须以高度的政治责任感，尽快建立健全各项应急机制，确保突发事件得到及时、果断、有效处理。四是在政风建设上下功夫。办公室要采取有效措施，进一步精简会议和文件，转变文风和会风，提高公文质量。要大兴调研之风，进一步加强调查研究，明察与暗访相结合，掌握基层实情，了解农民呼声，解决好农民生产生活中的突出问题。加强农业信访工作，建立健全领导接待农民群众来

访制度和信访调研制度，当前要解决好农村土地承包中出现的新问题，切实维护好农民的合法权益。加强农业安全生产工作，建立健全农业安全生产的法规和制度，开展安全生产检查和从业人员安全生产知识培训，做好事故报告处理工作，切实维护好农民群众生命财产安全。要推进依法行政，进一步强化农业行政执法，提高农业部门依法行政的能力和水平。要继续简化和公开办事程序，实行行政审批综合办公，除了涉密依规定不宜公开的外，一般都要实行政务公开，增强政务公开的透明度，树立良好的机关形象。（四）认真履行办公室的职责任务。办公室的基本职责是参与政务、管理事务、搞好服务，做好“三办”，即办文、办会、办事，搞好“三个服务”，即为领导服务、为部门和基层服务、为人民群众服务。办公室任务很多，工作十分繁杂，主要有起草文稿、文书处理、情况综合、信息处理、组织协调、督办检查、调查研究、会议组织、安排领导活动、编写大事记、完成临时交办任务、文书立卷与归档、信访接待、机要通信、公务接洽、印信管理、打字印刷、值班、安全、保卫、保密、宣传、财务、外事、后勤等事项。不同单位具体工作有所不同。下面，重点介绍十项工作。一是起草文稿工作。是指办公室工作人员草拟公文，起草领导讲话稿，编辑简报等。起草文稿是一项经常性工作，实效性很强，要求文书工作人员必须有较高的思想水平和政

策水平，有较强的文字功底和综合能力。二是文书处理工作。是指机关文书运转过程中一系列程序性、技术性工作。文书处理工作主要有发文处理、收文处理、阅办和管理文电。上午，曹书记给大家作了专题讲座。三是情况综合工作。是指对各单位的办公室对来自上下、左右、内外的各种信息、资料、情况等，要进行收集、加工和综合分析，为领导决策提供信息依据。这项工作质量的高低，效率快慢，直接影响领导工作的质量和效率。四是信息处理工作。是指对信息的收集、传递、处理、反馈的过程。办公室要有效地获取信息，为领导提供全面、准确、实用的信息，领导决策后，跟踪了解事态的发展，不断获取反馈信息，作为领导补充、完善和调整政策的依据。要特别做好政务信息工作，增强实效性。五是组织协调工作。办公室是一项综合性工作，需要进行各方面的协调，一方面是秘书工作部门的领导协调，如办公室主任要针对比较重要的事情组织好对内对外、对上对下的协调；一方面是办文、办会、办事等具体工作的协调落实。要求办公室工作人员具有较强的组织协调和办事能力、较高的工作效率和良好的工作作风。六是督办检查工作。这是促进有关政策措施落实，推动工作，提高效率的重要方法。可分为三方面工作：一个是对上级领导同志和领导机关下达的需要办理并报告结果的重

要批示和文电的督办检查；二个是对本级领导和领导机关所作出的重要决定、指示需下面执行的有关事情的督办检查；三个是对下级机关向上级机关的请示、需要办理或答复的问题的督办检查。

七是调查研究工作。办公室的调查研究，最根本的是为领导科学决策服务的。一方面从宏观角度对各个时期某些重大的政策性、战略性问题，系统地进行调查研究，向领导提供可行性方案和建议，起到智蘘团、参谋部的作用；另一方面从微观角度，对领导决策的实施过程，对每一个时期中心工作的过程，对有关重大政策措施的实施情况，进行调查研究，及时向领导反馈信息，提供咨询。八是会议组织工作。是指针对各类会议的各项准备工作，主要是严密细致地组织好会议期间的各项活动，安排好会后的一切事宜，热情周到地搞好会议服务工作。九是编写大事记工作。是指对单位在实施领导职能过程中的重要活动、事件的记载。对领导机关全面了解和掌握一个时期的工作情况提供依据和参考。十是信访接待工作。是指对人民群众和下级组织向领导和领导机关提出的建议、批评、要求，以至申诉、控告、检举、揭发等进行研究、调查和核实，按照党和国家的政策、法律进行处理的一系列活动。是党联系群众的一个重要手段，也是办公室发挥参谋助手作用的一种方式。

二、如何当好办公室主任办公室主任是办公室的主要负责人，其工作具有较强政治性、辅助性、全面性、事务性和保密性的特点。要求办公室主任具有工作必须准确，办事行文要及时，抓好落实工作，注意保密工作的基本素质和能力。下面，从五个方面探讨如何当好办公室主任。

（一）明确办公室主任的职责。一般来说，办公室主任的职责主要包括承办、参谋、管理、协调及领导指挥五个方面。

第一，承办职责。是指办公室主任对领导决策的贯彻、实施，承办各职能部门乃至下级机关、基层群众转办事项等方面所应有的职能和应尽的责任。承办主要有主办、会办、转办、催办等四种具体形式。所谓主办，就是直接负责具体办理；会办，就是会同有关部门联合办理；转办，就是转由有关部门和负责人办理；催办，作为会办、转办的有益补充，是指督促有关部门和人员从速办理有关事项。无论是主办、会办，还是转办、催办，办公室主任都应认真负责，不可敷衍了事。从其承办的工作内容来看，大体有三个方面：一是承办上级部门交办的事项。办公室既是本级党政机关的综合办事机构，是独立存在的个体；又是从中央到地方整个办公系统中的一个子系统，是依存于大整体的部分。各级办公室之间通过加强联系，既各自为阵，又协同作战，充

分发挥办公机构的系统作用和整体效能，以便更好地为各级领导服务，这是不少地方总结、创造出来的成功经验。上级领导机关的办公室向下级机关办公室交办一些事情，办公室主任应主动牵头承办，或督促所属工作人员从速办理。上一级办公机关及其负责人向下级办公机关及其负责人交办事项的范围较广，除了调研任务之外，还有诸如信息反馈、来信来访以及系统内部自身业务建设等具体事宜，都需要下一级承办者认真办理。

二是承办同级领导层的集体决策和领导个人交办的事项。领导决策有时是“统一研究，分头落实“，有时是领导个人决断。作为负责本机关、本单位综合办事机构的办公室主任，对领导层的集体决策和领导个人交办事项负有直接的承办责任。即使是领导同志交由其他部门或其他人办理的事项，办公室主任亦有协助办理的责任；有时，一些牵涉面较广、归属不太明确且其他有关职能部门不便也不宜承办的事项，则须由办公室主任具体承担、落实。三是承办同级各职能部门和下级单位转办的有关事项。为了保持领导机关工作的正常秩序，各职能部门和下级单位向领导机关、领导同志汇报请示工作，往往不直接去找领导同志本人，而是先找办公室主任。办公室作为所在单位与外界联系的窗口和纽带，经常需要安排、处理各职能部门和下级机关转办的事项。例如，某部门要兴办一项事业，须专题

行文报请领导机关批准；行文经领导机关的办公室登记后，工作人员要交由主任批办，办公室主任要负责与领导联系，商讨是否召开会议研究，要开何种会议，让哪些人参加等等。待领导指示后，办公室主任即可将领导指示意见转告各职能部门和下级有关单位和部门具体贯彻执行。第二，参谋职责。是指办公室主任在辅助领导决策过程中所应有的职能和应尽的责任。决策是指导者的基本职能，社会主义现代化建设的新形势，要求各级领导干部努力实现决策民主化。科学化，这除对领导干部本身提出更高、更严的要求外，还需要各级办公室成为卓有成效的“智囊团”、“参谋部”，办公室主任应当理所当然地成为“参谋长”，积极主动地辅助领导决策，认真地履行自己的职责。这既是领导决策民主化、科学化的迫切需要，又是新时期赋予办公室主任工作的一项重要任务。办公室主任的参谋职责主要体现为三个方面：

一是协助领导制定好工作计划，安排好工作布局。办公室主任应努力使各业务部门的工作计划和工作布局，与单位的总体计划、总体布局相一致。二是协助领导作出决策。办公室主任应根据领导决策的需要，组织有关人员调查了解各种实际情况，收集有关信息资料，汇总综合各种数据，为领导决策做好各项准备工作。三是为领导提供加工信息时，要把好文件筛选关和质量