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行政好帮手52 礼仪讲座由总部礼宾部不定期组织为园区企业提供商务礼仪培训,同时,客户也可预约专服;园区组建一支礼仪团队,除企服内部服务外,可为园区有需求的租户提供礼仪培训53 消防讲座定期组织消防讲座或为企业客户提供消防培训,尤其是新员工培训;定期组织消防讲座或为企业客户提供消防培训,尤其是新员工培训;54 员工军训 可为园区租户提供军训服务; 为园区企业提供军训服务;55 班车指引 为有往返班车的客户提供班车指引; 为有往返班车的客户提供班车指引;56内部消防检查每月为园区客户提供组织一次消防安全检查;确保消防无隐患,安全大发展;每月为园区客户提供组织一次消防安全检查;确保消防无隐患,安全大发展;57用电安全检查每月为园区客户提供组织一次消防安全检查;确保安全生产;每月为园区客户提供组织一次消防安全检查;确保安全生产;58 招聘空间园区内设置招聘区(智园猎英);设立公众号,除宣传公司及项目外,可定期为租户提供产品推广及人员招聘的宣传;同时,以中集后台和园区资源为单位走进校园招聘等;园区内设置招聘区(智园猎英);设立公众号,除宣传公司及项目外,可定期为租户提供产品推广及人员招聘的宣传;... [收起]
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文本内容
第51页
38 代订服务 酒店/餐厅/代驾等
可为租户代订酒店、餐厅、代驾等服务,亦可与周边商家签订协议,园区客户用餐及酒店等享受折扣优惠
39 车辆预定
在用车高峰期及特殊车型需求时,为客户提供租车
服务
与第三方汽车租赁公司合作,提供大巴车、中巴车、小轿车等多种车型服务,项目可以收取佣金,定期与汽车租赁公司结算,作为多种经营创收
40 移车服务 提供移车服务 园区配置移车器,及时解决车辆被堵问题;41
眼镜清洗服
务
提供眼镜清洁机机一次性眼镜布
大堂及 C+前台等公共区域放置眼镜清洁机及一次性眼镜布
42 物品转交 提供物品转交服务 对于小件非贵重物品提供物品转交服务43 临时寄存 提供物品临时寄存服务 对于小件非贵重物品提供临时寄存服务44 失物招领 提供失物招领服务;
大堂前台设置失物招领中心,作为物品与寻物人的重要桥梁;
第52页
尊享计划
45 司庆礼遇 为企业周年庆、上市等特殊日子送上礼遇祝福;
为企业周年庆、上市等特殊日子送上礼遇祝福;
46 生日礼遇 为 VIP 客户提供生日祝福
可为租户 VIP 人员生日当天提供生日贺卡及鲜花服务(针对企业主、高管、行政对接人);47 夜间护送 夜间护送服务
对于园区内租户加班到深夜的情况,项目巡逻岗员工可护送女性去往项目最近地铁站或公交车站;
48 女士关怀 提供女士用品
于大堂前台存放女性用品,如卫生巾、橡皮筋等物品;
49 报纸代订 报纸代订服务 协助租户代订报纸,并每日派送上门;50 总裁专区 针对企业主设置专属区域;
在停车场内设置总裁专属停车区,早高峰配置专属动线和企服管家礼遇服务;51 邮件收发 为企业主或总裁提供专属邮件收发代办; 为企业主或总裁提供专属邮件收发代办;
第53页
行政好帮手
52 礼仪讲座
由总部礼宾部不定期组织为园区企业提供商务礼仪
培训,同时,客户也可预约专服;
园区组建一支礼仪团队,除企服内部服务外,可为园区有需求的租户提供礼仪培训53 消防讲座
定期组织消防讲座或为企业客户提供消防培训,尤
其是新员工培训;
定期组织消防讲座或为企业客户提供消防培训,尤其是新员工培训;54 员工军训 可为园区租户提供军训服务; 为园区企业提供军训服务;55 班车指引 为有往返班车的客户提供班车指引; 为有往返班车的客户提供班车指引;56
内部消防检
查
每月为园区客户提供组织一次消防安全检查;确保
消防无隐患,安全大发展;
每月为园区客户提供组织一次消防安全检查;确保消防无隐患,安全大发展;57
用电安全检
查
每月为园区客户提供组织一次消防安全检查;确保
安全生产;
每月为园区客户提供组织一次消防安全检查;确保安全生产;
58 招聘空间
园区内设置招聘区(智园猎英);设立公众号,除
宣传公司及项目外,可定期为租户提供产品推广及
人员招聘的宣传;同时,以中集后台和园区资源为
单位走进校园招聘等;
园区内设置招聘区(智园猎英);设立公众号,除宣传公司及项目外,可定期为租户提供产品推广及人员招聘的宣传;同时,以中集后台和园区资源为单位走进校园招聘等;
第54页
集享驿站
59 邮件收发区 引进第三方快递柜,为客户提供邮件自助收发;
引进第三方快递柜,为客户提供邮件自助收发;
60 外卖放置区 设置外卖点,引入第三方单位 与第三方公司合作,在园区放置外卖存放柜61 熄烟区 园区内指定区域设置熄烟区
园区内指定区域设置熄烟区,实现无烟办公,清新环境;
62
人力资源查
询机
63 设置区域,引入相关设备; 设置区域,引入相关设备;交通违法自
助终端
64
交通违章处
理机
圈层服务 65 社群运营
成立智园书友会、车友会、篮球会、足球会、羽毛
球会、智跑团等;
成立智园书友会、车友会、篮球会、足球会、羽毛球会、智跑团等;专人运营,通过活动,不断拉近距离,交付经验,促成合作;
第55页
66 文化活动 组织文化生活活动,丰富园区文化氛围
围绕中国传统节日、国际节日、24 节气等打造智园文化活动系列,同时,针对园区的客群画像,打造智园嘉年华、智民节(开园日)、智爱时刻等;
67 商业活动
定期开展同行交流和企业互相学习平台,进行内部
资源拉通;
打造四大产品:企业联展、走进名企、资源对接峰会、明星企业秀等,助力企业发展和园区内部合作共赢;
68 智识大讲堂
通过后台资源、园区内资源搭建 3 大产品:行业对
话,总裁有话说,政策大讲堂等;为企业赋能。
通过后台资源、园区内资源搭建3 大产品:行业对话,总裁有话说,政策大讲堂等;为企业赋能。
第56页
增值服务清单
客户旅行地图
(一级)
客户旅行地图
(二级)
序号 服务名称 基本描述 实施路径签约期
意向
签约
收楼
入驻期 装修
1 装修垃圾清运
为客户提供垃圾清运服务,费用按园区公
示标准收取;
为客户提供垃圾清运服务,费用按园区公示标准收取;
2 二装消防报验 为客户提供二次装修消防报验;
为客户提供二次装修消防报验;费用按园区公示标准收取;3 消防编程联动测试
为客户提供消防编程及联动测试服务;费
用按园区公示标准收取;
为客户提供消防编程及联动测试服务;费用按园区公示标准收取;4 灭火器租赁 为客户提供灭火器租赁, 费用按园区公示标准收取;
第57页
5 成品保护定制 为客户提供装修期及搬迁期的成品保护;
根据装修期和搬迁期的特性,园区提前配置资源,解决客户成品保护难统一、材料难购置及效率问题;6 室内空调安装 为有需要的客户提供室内空调安装; 为有需要的客户提供室内空调安装;7 办公家具采租
引入第三方“天象文仪家具”,为客户提
供家具租采;
引入第三方“天象文仪家具”,为客户提供家具租采;
搬迁 8 搬迁服务
引入第三方搬迁公司,为有需要的客户提
供搬迁服务;
引入第三方搬迁公司,为有需要的客户提供搬迁服务;
开业 9 开业活动策划 为客户提供开业活动策展和实施;
为客户提供开业活动策展和实施(引入第三方加持);
运营期 基础服务
10 维修服务 为客户提供日常维修服务; 为客户提供日常维修服务;11 油烟管道清洗
为商户或有餐厅的客户提供油烟管道清
洗;
为商户或有餐厅的客户提供油烟管道清洗;
第58页
大堂礼遇
12 衣服干洗 为租户提供服装干洗服务
根据物业与服装干洗公司协议,可提供租户服装干洗服务
13 车辆护理 为租户提供车辆护理服务
与第三方公司合作,为租户提供车辆护理服务
14 皮具护理
引入第三方合作单位,为客户提供皮具护
理;
引入第三方合作单位,为客户提供皮具护理;
尊享计划
15 早鸟计划 为企业员工提供早餐供给;
在人流主动线配置早餐点,并引入第三方单位合作,为企业员工提供早餐供应;16 深夜食堂 为加班的企业进行夜宵配送;
引入第三方,通过管家对接客户需求,为夜间奋斗的智民,提供子弹;17 下午茶计划 为有需要的客户提供下午茶服务;
引入第三方+管家服务团队,为有需要的客户提供下午茶服务;
第59页
18 总裁管家 为企业主或高管总裁物色商务管家 为企业主或高管总裁物色商务管家19 有机农场
借用东莞有机农场资源,为有需要的客户
提供农场体验和定点有机蔬菜配送;
借用东莞有机农场资源,为有需要的客户提供农场体验和定点有机蔬菜配送;行政好帮手
20 花木租摆服务 为客户提供室内花木设计和租摆; 和第三方合作;
21 前台内服 为租户提供职场物业服务
根据租户需求,可提供前台内服、会务内服、礼仪保障内服、内保服务等服务外包,以收取人工费及酬金方式合作22 会务内服 为客户提供会务服务; 为客户提供会务服务;23 礼仪保障服务 提供礼仪服务;
依托总部礼宾部和园区管家资源,提供礼仪服务;
24 内保服务 为客户提供内部安保服务; 为客户提供内部安保服务;
第60页
25 行政供采服务
以中集的资源优势,搭建供采平台,减少
成本和提升效率
“集享购”平台+智园前置仓+JI 速送,为客户提供中集价格、高效配送和零库存行政采购保障优势;26 IT 服务 为客户提供 IT 服务; 为客户提供 IT 服务;27 设备租赁
引入第三方“小熊优租”,为客户提供设
备租赁;
引入第三方“小熊优租”,为客户提供设备租赁;
28 空气治理 帮助客户进行室内空气治理(除甲醛);
链接第三方,打造供方平台,帮助客户进行室内空气治理(除甲醛);29 地毯清洗 为客户提供专业的地毯清洗服务;
成立专门的企政服务组,为客户提供地毯清洗服务;
第61页
30 会议室服务 为园区租户提供会议室服务
为园区租户提供会议室服务,例如,每个公司每周享有 2 小时免费会议室使用服务,超时将按 xx 元/小时收费;31 仓储服务 为客户提供自助仓储服务; 为客户提供自助仓储服务;32 班车服务
引入班车合作单位,为园区企业提供班车
或拼车服务;
引入班车合作单位,为园区企业提供班车或拼车服务;
33 宿舍代租
聚合周边宿舍租赁平台,为客户解决员工
住宿问题;
聚合周边宿舍租赁平台,为客户解决员工住宿问题;
34 活动策划
引入第三方资源为我所用,为客户提供活
动策划和实施;
引入第三方资源为我所用,为客户提供活动策划和实施;
35 桶装水服务 为租户提供桶装水服务
与园区桶装水供应商合作,为租户提供桶装水服务
36 空调清洗服务 为客户提供室内清洗服务; 为客户提供室内清洗服务;
第62页
37 事代办
引入“事代办”,为企业提供企业工商、
资质、退税、补贴等事务办理;
引入“事代办”,为企业提供企业工商、资质、退税、补贴等事务办理;38 服装定制
引入优质服装定制单位,为有需要的客户
提供定制服务;
引入优质服装定制单位,为有需要的客户提供定制服务;
39 人力资源服务 为客户代招、代猎人才; 为客户代招、代猎人才;40 商务服务
为客户提供英文翻译、打印、装订、编制
等服务;
为客户提供英文翻译、打印、装订、编制等服务;
41 礼品定制
搭建礼品供方平台,为企业解决节景送派
礼品问题;
搭建礼品供方平台,为企业解决节景送派礼品问题;
集享驿站
42 手机能量站 园区内提供充电宝租借柜
与第三方公司合作,园区内摆放充电宝租界柜
43 自助售卖机 园区内提供充自助售卖机
与第三方公司合作,园区内摆放自助售卖机
44 雨伞租借 园区内提供雨伞租借机 与第三方公司合作,园区内雨伞租借机
第63页
45 解压空间
引入盲盒、娃娃机、按摩椅,为客户提供
解压空间;
引入盲盒、娃娃机、按摩椅,为客户提供解压空间;
46 160 售药柜 园区内提供 160 售药柜
与第三方公司合作,园区内摆放160售药柜
圈层服务 47 智惠卡 (消费优惠一卡通)
与园区内商户签订协议,园区内员工凭工卡可享受折扣优惠
第65页
3) 服务流程及服务标准
流程 责任部门 服务流 服务内容/标准/动作 可视化图片服务需求
受理
企服部
需求确认 1. 收到客户服务需求信息时,准确记录客户需求:
服务报价
1. 根据服务需求进行服务报价;
2. 确定后,填写服务单,客户签字确认。
第66页
服务任务分发
1. 根据服务需求,填写服务工作单;
2. 根据服务需求(政务/产业/物业),进行服务
任务分发,以服务工作单为准。
服务任务
承接及实
施
政务服务团队 完成政务服务任务
1. 根据政务服务任务,对接客户,落实具体事宜,
推动材料整备;
2. 团队内部资源可实现的,由团队自行对接政府
资源,推动达成;
3. 能力短板外的借助第三方资源推动达成。
产业服务团队 完成产业服务任务
1. 根据产业服务任务,对接客户,落实具体事宜,
推动材料整备;
2. 团队内部资源可实现的,由团队自行对接产业
资源,推动达成;
3. 能力短板外的借助第三方资源推动达成。
物业服务团队 完成物业服务任务
1. 根据产业服务任务,对接客户,落实具体事宜,
推动材料整备;
2. 团队内部资源可实现的,由团队自行对接产业
资源,推动达成;
3. 能力短板外的借助第三方资源推动达成。
第67页
服务达成
闭环
企服部
办成
1. 填写服务工作单,客户签字确认任务完成;
2. 服务工作单归档;
3. 结算费用录入财务系统。
结算 1. 服务费用结算(可与月度费用进行结算)。
服务回访
第68页
(六)支持性文件及表格(附件)
序号 记录名称 记录编号1 中集智园产品服务清单 ZJZY-QF-03-01
2 产业促进中心设置标准化指引 ZJZY-QF-03-02
3 增值服务价格一览表 ZJZY-QF-03-03
4 服务工作单 ZJZY-QF-03-04
第69页
四、中集智园会务服务工作指引
(一)目的
结合中集智园项目产业定位、客群定位、区域标杆、城市样板等的实际需 求及空间布局等,围绕政府部门、合作伙伴、准企业客户等,建立差异化故事线,规范和统一接 待服务标准及内容,特制定本接待服务工作指引。
(二)适用范围
仅适用于中集智园项目。
(三) 职责分工
部门/岗位 主要职责
项目公司
1. 负责接待信息的确认、传递及招商运营板块业务的组织和安排;2. 负责接待前、中、后期招商运营工作的组织和实施;
物业服务中心
1. 负责接待服务工作指引的优化提升;
2. 负责接待服务工作的资源支持、落地评估及督导。
接待实施人员
1. 负责接待服务的组织和实施;
2. 严格按本指引做好接待服务工作。
第70页
(四)服务承诺与输出标准
(五) 会务服务标准及流程
服务承诺 输出标准
1. 空间:确保会务空间的环境质量能够愉悦人心;
2. 内容:确保客户感受到标准的会务服务;
3. 服务:确保服务出品能够提升客户体验,感受 美好的中
集智园;
4. 价值:准确向客户输出产品及运营服务价值。
1、标准会务服务体系
2、一站式会务服务方案
3、高素质、高效率、高灵活度会务服务团队4、会务服务资源灵活匹配
5、精准触达客户体验
第72页
(2) 会议等级判定
1) 客服人员应按会议主题区分会议等级,开展对应的工作,具体如下
会议等级 会议类别 备注重要会议 股东会议、政府会议、签约仪式 会场内安排不少于一名客服人员一级会议 公司级会议、高层领导会议 \\
二级会议 外部会议、接待会议 \\一般会议 部门工作例会 \\
备注:如有重叠等级的会议应以较高标准执行。
2) 会前物资配置标准
会议标准 重要会议 一级会议、二级会议 一般会议配置标准
写字板、铅笔、茶杯、杯垫、茶歇、
糖果、翻页笔、激光笔、支装水、
纸巾盒、麦克风。
写字板、铅笔、茶杯、杯垫、翻页笔、
激光笔、支装水、纸巾盒、麦克风。
翻页笔、激光笔、纸巾盒、写字板。
第73页
3) 用物资摆放标准
重要、一级、二级会议摆放标准
名称 标准 可视化图片写字板
1、放置写字板时,写字板与桌面边缘平齐;
2、写字板与桌子的边距是一个写字板的距离,且每个写字板上放
置四张纸。
台垫
1、台垫放于写字板正上方,两边边缘与写字板对齐;
2、台垫分别摆放 3 颗薄荷糖、一支定制水、一个瓷杯。
第74页
台卡
放置台卡时,应将台卡置于台垫前排正前方,且不阻挡参会人员视
线。
会议
资料
1、将相应季度的产城社区摆放于写字板的左侧,与写字板下方平
齐摆放;
2、其他会议资料居于资料左下角对齐。
水果、
坚果等
1、水果盘居于写字板正上方,水果选择 3-4 种当季新鲜水果,颜
色搭配缤纷,将水果切至小块状,便于客户入口。
第75页
一般会议摆放标准
内部
会议
1、 内部会议采用自助茶水形式;
2、 可指引参会人员到门口自行饮用;
3、 根据会议人数准备茶杯及茶水。
其他
名称 标准 图片座位安
排
1、 据会议类型区分领导主侧位置,规则如下:
a) 面门为上
b)面景为上
c)居中为上
d)靠前为上
2、主要领导为居中位置,2 号领导为主要领导的左边,3 号领导为
主要领导的右边,其余可按照“左右左右”的顺序摆放。
第76页
纸巾盒
1、 长边两张桌子之间放一个纸巾盒,短边放一
个纸巾盒;
2、 纸巾盒第一张纸巾应叠为“三角形”的形
状。
麦克风
1、麦克风数量不足以每人配置一支,应集中放在主要领导人位置;
2、放置座麦时,应放在主要领导位置,写字板左侧上方,座麦麦
头统一朝向右侧,麦身与桌面平行;
3、确保麦克风音量合适、无杂音、电量充足。
第77页
激光笔
1、 激光笔应放在主要要领导人位置、纸巾盒
下方,亮点朝上;
2、绿光放置客户位置,红光放置我方位置,其他激光笔各配置两
支绿光激光笔;
3、点击激光笔开关不少于 3 秒查看电量。
空调
1、夏季(制冷状态):
a)会议前 1 小时调整至 20℃,风量为第 4 档;
b)会议开始后半小时调整至 24℃,风量为第 2 档;
2、冬季(制热状态):
a)会议前 1 小时调整至 26℃,风量为第 4 档;
b)会议开始后半小时调整至 26℃,风量为第 2 档。
第78页
(3) 会务服务流程标准
流程 场景流 服务流 服务内容/标准/动作 可视化图片会议前
接洽场景 信息确认
项 目公司负责客户会议需求对接填写《会议室申
请表》,由企服部接收后确认需求:
1 、确认会议日期、时间、会议类型、人数、提
出会议建议;
2、确定人员名单信息(如有);
3、车辆使用需求的确认(数量)
4、客人停车地点的确认
5、园区用餐、住宿预定
项目公司制定好会务方案后由 企 服部接收会
务方案,并发送给 相关部门,确保会议信息实
时共享,并启动会议保障工作。
第79页
物业前期工作准备
动线空间
及物资整
备
企服部
1、根据需求准备会务相关物资, 包含记录纸币、
矿泉水、茶水、 欢迎词、桌花、饮品、茶歇、翻
页器、录音笔,检查要求:
a)检查茶杯是否有破损、杯内是否有渍;
b)检查定制水是否有凹陷、瓶身标识是否有破损;
c)检查会议纸是否为四张且无任何使用过的痕迹
或折痕;
d)检查铅笔笔头是否为适合书写的尖度,笔身总
长应超过写字板放笔区域;
e)检查台卡姓名是否居中,纸张无破损,姓名与
提供的名单相匹配,摆放顺序应与会议负责人确
认;
f)检查写字板与台垫表面无灰尘无刮痕,定期保
养;
g)检查签到桌物资是否齐全,桌布无污渍、破损。
2、根据需求安排布置会议桌型 及座次,遵循面
门为上,以左为 尊原则 (国际以右为尊) ;
3、会场桌椅摆放应横看竖看均 成直线,弧形摆
放的应在一条弧 线上;
4、确认铭牌内容与宾客名单一 致且无错别字;
第80页
确认打印的资料 张数、内容、顺序是否正确,
确保装订整齐, 摆放在会议桌上;
5、纸张与纸板两侧边缘距离 1cm,钢笔 logo
朝上摆放于纸板 右边缘中间,笔盖扣一方统一朝
外,矿泉水、 杯盖 logo 均正向面对宾客;茶杯
摆放于纸夹板右侧 2cm 处,茶杯手柄朝向右下角
45 度方向;
6、打开空调,根据当天气温设置空调温度,可
先将会议室温度迅速降低(人体感受略有凉意即
可),并时刻关注会议室空调是否正常运行,会
议开始后调整至合适温度是否过冷或者过于闷
热;
7、检查会议设备包括但不限于 投影仪、会议屏
幕、音箱、麦克 风、话筒等。
会务服务保障验收:
1、企服部利用《接待检查表》对准 备工作进行
验收,确保一切准备 就绪;并对来访当天的突
发状况 进行处理。
2、会议开始前 5 分钟应在会议室门口一侧做好
迎候工作。
第81页
安管部
1、安全部会议保障人员/岗位 安排;
2、巡查接待线路及其周边消防 隐患及安全事
故隐患。
工程部
1、检查并调试会场及其周边电梯、空调、照明、
给排水、插座,确保正常运行;
2、检查并调试展厅设备,确保 正常运行;
3、检查会议室的会议设备、门窗,确保正常
运行;
4、工程部接待保障人员/岗位 安排。
第82页
环境部
1、会议室及其周边清洁工作;
2、沿途洗手间重点清洁;
3、会议室及其周边植物租摆养护;
4 、环境部接待保障人员/岗位安 排;
5、原有绿植的养护,接待特殊 绿植/鲜花,对接
完成室内造景的 需求。会议中 会议过程中 会中服务 1、宾客到达前做好物资准备及检查;
2、宾客到达前检查大堂空调温 度、香薰浓度、灯
光照度,确保 五感舒适;
3、贵宾进入大堂正门时,向贵宾表示欢迎 (五步
鞠躬,三步问 好) ;
4、根据天气情况为宾客提供毛 巾、冷/热饮;
5、告知会场企服人员进行会前
15 分钟准备工作,会议室开启迎 宾音乐,倒茶水;
6、 指引宾客进入会议室,邀请 入座,关闭会议
室大门;
7、 茶水七分满 (加茶时,茶水 温度应在 60℃左
右)
8、会中每 15-20 分钟增加一次 茶水,特殊情况按
客人要求服务;
9、禁止会议时直接从领导面前。走过,应在会前
规划出最佳路线, 保证服务时不干扰会议;
10、会议过程中根据情况调节灯 光及空调温度,
第83页
确保会场环境适 宜;
11、递麦:在客户示意需要发言时,需在客户发言
前及时递送,注意递送时,操作轻缓,话筒头微朝
上。
12、引领入座:引领客户入上座,双手轻扶椅子请
客户入座,椅子轻拿轻放。
13、会议签到:客户到签到桌签到时,客服人员应
起立,热情接待。与客户说话,要自然大方,切忌
态度生硬,语言粗鲁。
14、会中空闲时间可整理会务物资,桌椅摆放整齐,
使用过的写字板需更换会议用纸(标准一个写字板
放 4 页稿纸),并将已使用的稿纸放入废纸箱以便
再次利用,节省资源;削铅笔,补充纸巾盒,物资
用完放回原处。会议结束后
备岗恭送/场景恢复
1、会议结束前 10 分钟,礼宾司应站在门口,微笑
着向客户道别:(5 米看见客户,3 米微笑, 2 米问
好) 。恭送:微笑指引“请慢走,欢迎下次光临。”
2、会议结束,客户同意清洁后,联系保洁做卫生
清理工作。
3、检查有无客户遗留物品及文件,如有应及时送
交预订人。
4、礼宾司检查有无损坏的设施设备及清点会议用
品,如有丢失或损坏应将数目及损坏情况与客户核
对情况。按接待参观标准整理桌椅,关闭灯、空调。
第84页
4) 会务物资及用具管理
1 会议结束后,需将写字板、激光笔、电脑等会务物资清点、检查无误后收回相对应的
柜中。
2 定期对会议物资进行清理登记,并上报企服经理,以便对缺少物质的采购和申领。
3 如有客户需借用会务物资,则应填写《物品借用单》,注意提醒客户使用规范及归还
4 时间,归还时检查外借物品是否有损坏现象并与客户确认。
5) 会议室环境维护管理
1 会议室应保持地面、桌椅、桌面等物品无尘无灰、干净整洁,绿植无枯无黄。
2 会后应及时联系保洁员对会议室进行打扫卫生,垃圾桶垃圾打包清理,恢复桌椅,保证会议室处于待命状态。3 安装有投影设备的会议室应 3 个月清理一次散热网,并检查灯泡寿命。
4 在夏季来临前,应计划对会议室空调统一进行清洁,确保后续空调的正常使用。
5 根据会议要求,灯光按会议室明亮情况开启,空调按当天气温开到合适温度,保证会议室内环境有良好的舒适度。6) 会场防护及注意事项
1 对特殊环境的会议室(如开放式会议室)正在进行会议中,需在两侧做好隔离防护,以免非参会客户进入会议室。2 客服人员应清楚会议室的预定情况,密切关注与会人员进出会议室,如有会议室正在进行会议,则需把会议室门口温馨提示牌的“会议中”打开,以免外人闯入。
3 与会议无直接关系的人员、物品都应清理,保证会场进出通道通畅。
第85页
4 如遇会议室外有施工,则需在不打扰会议正常进行的前提下,监督施工方做好地面和周围环境的保护,遵守施工管理制度要求。
(六)会议室明细
会议室名称 会议室详情 会议室照片1F 多功能厅 1、面积:235 平方米
2、人数:80-120 人
3、价格:4500 元/半天、8000 元/天;
4、可提供布局:剧院式、课桌式、小组式等;务内
容:电脑、LED 屏幕(专用翻页笔)、灯光、舞台、
音响、 手持麦、签到桌 1 张、茶歇桌 2 张、椅子 120
张、纸巾
5、配套服。
2F 茶室 1、面积:30 平方米
2、人数:5-10 人
3、价格:100 元/时;
4、可提供布局:/
5、配套服务内容:电脑、LED 屏幕(专用翻页笔)、手
持麦、椅子 10 张、纸巾。
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2F 酒室 1、面积:40 平方米
2、人数:5-10 人
3、价格:100 元/时;
4、可提供布局:/
5、配套服务内容:电脑、手持麦、椅子 10 张、纸巾。 (七)支持性文件及表格(附件)
序号 记录名称 记录编号1 《中集智园共享会议室申请表》 ZJZY-QF-04-01
2 《会议检查表》 ZJZY-QF-04-02
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五、中集智园装修服务工作指引
(一)目的
为规范“本园区”的装饰装修行为,保障业主及全体客户的权益和安全,特制定本报事报修服务工作指引。(二)适用范围
仅适用于中集智园项目。
(三) 职责分工
部门/岗位 主要职责
项目负责人
1、负责装修资料、装修验收的审批;
2、负责装修违约的处理与协调,负责装修验收的审批。
企服部
1、负责装修手续办理;
2、装修资料的归档、保管;
3、负责装修期间问题的协调处理、参与装修验收;
4、负责装修期客户需求的协调处理。
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(四)服务承诺与输出标准
(五)装修咨询、缴费及审图办理流程标准:
(1) 流程图:办理及咨询及办理--缴费--审图
安管部
1、负责日常装修人员出入、装修材料出入以及装修现场消防、治安安全巡查工作;2、负责装修人员、材料出入管理及装修人员在辖区内的秩序;
3、负责施工单位进场前成品保护的验收。
工程部
1、负责编制项目《装修审批要点》;
2、负责装修方案、图纸的审核;
3、负责装修施工合规性、水电设备安全的巡查,装修材料的审核;
4、负责施工单位进场前成品保护的验收;
5、负责隐蔽工程验收、装修总验收。
服务承诺 输出标准
1. 服务:便捷的一站式装修服务;
2. 安全:保障客户装修安全、合法;
3. 工程:保障客户工程条件合规、无隐患;
1.一站式服务的标准化
2. 装修管理的标准化
3. 工程条件施工要求和管控的标准化
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(2) 装修咨询、缴费及审图办理流程标准:
序号 流程 服务内容标准 可视化图片1 办理及咨询及办理 1、向客户讲解装修申报手续,发放《装修申请表》;
2、告知客户需要准备并提交以下资料:
3、装修单位资质证书、营业执照复印件各一份,要求加盖公
章;装修设计施工图(土建施工平面图);水、电、消防、空
调安装系统平面图;各类电器平面布置图;
4、消防主管部门审批或备案,则需出示相关审批或备案后的
图纸和批文。有三废排放要求的,需提供环保部门批准的排放
许可证及其它政府部门审批的许可证明。
2 缴费 1、交纳装修押金、工本费、装修马甲以及装修垃圾清运等费
用;
2、发放《装修施工许可证》、《装修人员出入证》及装修马
甲。
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(六)装修管理流程标准:
(1) 流程图:小散备案--装修交底--小散培训(施工前安全培训)-- 施工走场(水、电、空调、施工保护交底)--施工保护验收--正常施工(各部门联合日常巡查,如有异常需拟写整改通知单)--施工结束(小散工备案销案)--竣工初验收--问题整改--竣工验收完毕--退装修押金
3 审图 1、物业服务中心组织图纸会审;
2、核验政府有关部门批文,并收存复印件;
3、物业服务中心向客户回复装修方案的审批意见;
4、客户、施工单位与物业服务中心签订《装修管理协议》。
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(2) 装修管理流程服务标准:
序号 流程 服务内容标准 可视化1 小散备案 企服部:
收集二装施工单位备案所需资料:
1、建设单位法人身份证、联系方式
2、施工单位负责人姓名、联系方式
3、施工单位合同文件;
4、施工单位资质证书、安全生产许可证、特种作业人
员证件、施工人员身份证;
5、监理单位营业执照、监理资质、监理人员证件信息
(建筑面积大于 500 平、装修金额不大于 100 万元,
请单人监理;建筑面积大于 500 平,且装修金额大于
100 万元,需请双监理,满足以上单一条件需要请单监
理;以上条件都不满足可不请监理单位。)
6、施工安全管理方案;
7、装修工程一切险(包含第三者人员险和人身意外
险),保额 100 万以上,受益方需加上物业方(全称:
深圳市中集物业服务有限公司智荟运营分公司)。
企服部:
收集二装施工单位备案所需资料:
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2 装修交底 企服部:
1、负责装修手续办理,装修资料的归档、保管;
2、负责协调组织装修前的施工交底工作和问题的协
调处理;
安全部:
1、装修人员出入、装修材料出入以及装修现场消防、
治安安全的约束和管控;
2、装修过程中正规作业和违规作业的宣导以及要求;
3、负责施工单位进场前成品保护的验收。
工程部:
1、负责装修方案、图纸的审核与装修单位交换意见;
2、装修施工合规性、水电设备、装修材料的审核安全
施工前的交底工作;
3 小散培训 企服部:
1、负责组织装修单位的装修人员到物业服务中心进行
施工前的安全培训和考核;
安全部
1、负责对装修人员进行安全培训
2、培训结束进行闭卷考试,每人考试分数最低 80 分。
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4 施工走场 企服部:
1、负责牵头各部门协同装修方到现场查看对接装修问
题;
安全部:
1、现场告知装修单位进场的人车动线;
2、现场告知装修单位的装修保护要求;
工程部:
1、现场告知装修单位关于水、电、空调、消防的设置
要求;
2、解答装修单位工程条件的问题;
5 施工保护验收 企服部:
1、装修单位按照要求做好施工保护后通知安全部到
现场验收,
安全部
1、现场检查施工保护合格,给与施工;不合格给予整
改;
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6 正常施工
(各部门联合日常巡查)
企服部、安全部、工程部:
1、各部门联合巡检:装修施工合规性、水电设备施工
的安全巡查,
2、装修人员出入、装修材料出入以及装修现场消防、
治安安全巡查工作
3、负责装修人员、材料出入管理及装修人员在辖区内
的秩序
7 施工结束
(小散工备案销案)
企服部
1、通知装修单位小散备案施工完毕在小散系统进行完
工销核;
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8 竣工初验收/竣工验收复验 企服部:
1、负责协调工程部、安全部、装修竣工初验,参与装
修验收;
2、负责竣工验收的问题汇总;
安全部:
1、负责现场消防设备安装的规范要求检查;
2、负责消防设备远程控制的测试;
3、负责消防地址编码及图文的检查。
工程部:
1、负责检查水、电、空调安装的规范要求;
9 退装修押金 企服部:
1、负责收集客户需要流程材料并走流程。
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(七)支持性文件及表格
序号 记录名称 记录编号1 《装修申请表》 ZJZY-QF-05-01
2 《装修管理协议》 ZJZY-QF-05-02
3 《装修施工委托书》 ZJZY-QF-05-03
4 《装修手册》 ZJZY-QF-05-04
5 《高空作业协议书》 ZJZY-QF-05-05
6 《装修管理违约罚则》 ZJZY-QF-05-06
7 《装修施工验收整改通知书》 ZJZY-QF-05-07
8 《临时动火作业申请表》 ZJZY-QF-05-08
9 《装修施工许可证》 ZJZY-QF-05-09
10 《装修施工加班申请表》 ZJZY-QF-05-10
11 《装修施工承诺书》 ZJZY-QF-05-11
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