部门行文的普通文件，由所在部门依顺序编文号，由部门负责人、行政部、总经

办审核。

3. 行文规则

（1）行文应当确有必要，注重针对性和可操作性，坚持少而精。

（2）向上级单位行文时（简称“上行文”），应遵循以下原则：

①原则上主送一个上级单位，根据需要可同时抄送相关上级单位和同级单位，但

不得抄送下级单位。

②文种可使用“请示”、“报告”。

③ “请示”应当一文一事。下级单位报来的请示事项，如需以本单位名义向政府

请示，应当提出倾向性意见，不得原文转报。不得在“报告”等非请示性公文中

夹带请示事项。

④不得以本公司名义向政府领导报送公文，不得以个人名义向政府部门报送公

文。

⑤公司上行文必须采用公司红头文件形式以及签发程序。

⑥各部门及人员不得越级行文。

（3）向平级或不相隶属的单位行文时，应遵循以下规则：

①公司内平级或不相隶属的单位之间的重要行文，应抄送共同的上级单位。

②文种可使用“函”、“意见”。

③公司内部各平级部门或不相隶属单位之间告知事项、联系工作、商洽业务，用

函件相互行文，不采用红头文件。

（4）向下级单位行文时（简称“下行文”），应遵循以下规则：

①特殊情况下需主送各职能部门的重要行文，应抄送其上级单位予以备案。

②文种可使用“决定”、“通知”、“通报”、“批复”或“意见”。

③除常规性通知、工作协调情况外，公司下行文必须采用公司红头文件形式以及

49

签发程序。

（5）除上级单位或领导有明确指示外，原则上禁止转发上级公文。确需要转发

的文件，应严格按照来文注明的印发传达范围转发。

三、合同管理

（一）总则

第一条 为规范公司合同管理工作，确保公司签订的合同合法、有效，降低或避

免因合同风险带来的经济损失，根据国家有关法律、法规，结合公司实际情况，特制

定本办法。

第二条 本制度适用于公司及下属部门或各分子公司。

第三条 公司对外与法人、其他经济组织和自然人签订的合同， 除应当遵守国家

有关法律法规外，还应遵照本办法。

第四条 本办法所称的“合同”是指以明确当事人之间民事权利义务关系为内容

的法律文件，包括协议、合约、契约、订单、确认书等。（劳动合同除外，具体参照

劳动合同管理办法，由人事部统一管理）

第五条 本办法所称“合同文件”指与合同的签订、履行、变更和解除、纠纷处

理相关的法律性文件。

第六条 公司各职能部门及附属单位不得以自己的名义对外签订合同，如因业务

需要，必须以有关职能部门或附属单位的名义对外签订合同时，应由公司总经理授权

后方可签订。

第七条 合同除即时结清者外，应当采用书面形式确认。利用数据电文和电子邮

件订立合同的，应当采用书面形式确认。

第五章行政管理制度合同管理

50

第八条 凡国家或本公司有标准或示范文本的，应当优先适用， 并应按照标准文

本或示范文本的要求填写。

第九条 如无国家或本公司标准示范合同文本，合同的起草工作应争取由己方或

以己方为主承担，语言应严谨、简练、准确，条款齐全，权利义务清楚。

第十条 合同有效期限原则上不超过一年。特殊情况下，如需签订有效期限超过

一年的长期合同，需按本制度要求完成相关审批手续，最终由总经理或分管副总经理

审核签署。

第十一条 合同正式文本应当打印或印刷制成。合同文本应使用中文，或至少应

当制作中文文本。

（二）合同管理机构

第一条 公司行政部为公司合同的唯一管理机构。

第二条 法务部为合同法律审核部门。

第三条 公司行政部负责合同的分类专项管理，公司财务部和业务部门分别负责

合同的财务审核和合同的业务审核。

第四条 公司的业务、财务、法务人员有权依据各自的职责对合同进行审核监督，

相关部门应当给予支持和配合。

第五条 公司合同管理实行承办人责任制，业务、财务部门的承办人应对其职务

行为负责。

（三） 合同归档

第一条 合同签订后，业务部门合同承办人应按规定对其经办的合同进行收集、

整理、预立卷。

第二条 合同履行过程中形成的各种单据、凭证和其他相关材料都须附于预立卷

内。

51

第三条 预立卷须按公司保密制度有关规定确定合同的密级并采取保密措施，密

级标注于合同正本的封面。

第四条 业务部门承办人应在合同文件形成后 3 日内，根据合同的性质将预立卷

移交公司行政部合同管理员集中保管，不得据为己有。

第五条 重大合同应将副本提交法务人员备案。

第六条 合同管理员应对合同以组织、部门、合同种类及文件序号为索引进行编

号、整理，统一保存于带锁的固定文件柜中。

第七条 合同管理员按照公司档案管理有关规定管理合同的外借。

第八条 合同管理员应在合同签订 1 年以后按照档案管理有关规定整理合同文

本，并移交公司档案管理部门统一保管。

（四）审核流程

签订合同前，公司合同谈判小组对重大的或涉外的合同谈判——通过各业务部

门领导审核——通过公司法务审核、财务审核（涉及资金的）、公司领导审批（标的

金额巨大）——签订合同三日内，需将所签合同的正本（原件）报公司内务中心审核

备案。

第五章行政管理制度合同管理

52

四、资产管理

（一） 固定资产管理制度

1 . 准则

（1）为加强固定资产管理，控制固定资产规模，充分发挥固定资产效能，确保

公司固定资产的安全与完整，根据《企业会计准则》及其他相关法律法规，并结合

公司的实际情况，制定本制度。

（2）本制度所指固定资产，是指单位价值在 2000 元 ( 含 2000 元 ) 以上，使用

年限在 1 年以上，使用过程中保持实物形态的资产。自行购建、改扩建、融资租入

以及接受捐赠、抵债所得的固定资产，均依本办法进行管理。对于单位价值未达到

规定标准，但公司认为需要加强管理的，也列入固定资产管理范围，如：电脑、冰箱、

打印机、传真机、数码照相机、扫描仪、电视、手机等。

（3）公司购建和持有的固定资产分为十大类：包括土地房屋及建筑物、通用设

备、专用设备、交通运输设备、电气设备、电子产品及通信设备、文艺体育设备、

家具用具及其他类、办公用品及其它。其中，前八类以外的固定资产，统称小额固

定资产。

（4）本办法适用于公司所有部门和各分子公司。

2. 管理部门及职责

（1）固定资产按使用部门及管理环节实行管理责任制，分级管理和归口管理相

结合，做到物物有人管、层层负责任。

（2）公司资产管理部是固定资产实施成本核算和实物管理的职能部门，其主要

职责是：

①负责统筹公司固定资产年度预算的编制、审核、上报和下达；

②负责公司固定资产配置的审核与上报；

53

第五章行政管理制度资产管理

③负责新增公司固定资产的验收、入库和发放；

⑦负责公司固定资产大额维修、装修的审核与上报；

⑧负责登记和维护辖内固定资产实物台账，定期与财务核对；

⑨负责对固定资产在购置、使用、维护、处置过程中需由公司对外签订的合同

或协议进行审核并负责签订后书面档案的保管；

⑩负责对固定资产在购置、使用、维护、保管全过程实施成本核算、审批和汇

总台账登记，条件成熟时应建立公司成本 - 盈利模型分析。

3. 固定资产登记

（1）固定资产登记原则

（2）固定资产登记必须严格按《固定资产目录》进行分类，做到资产分类、名称、

金额和数量四个一致。

（3）手工辅助台账的建立和登记

①固定资产手工辅助台账主要分收发登记台账和领用登记台账两类。

②资产收发登记台账是按资产类别（资产种类）建立明细台账， 登记入库时间、

资产编号、资产名称、金额、发出时间、领用部门、资产状态 等信息。

③资产管理部应定期与各部门核对资产管理台账和手工台账，并核对实物，确

保公司固定资产账账相符、账实一致。

4. 固定资产日常管理

（1）固定资产的领用

①资产入库登记后资产管理员应及时通知申购部门领用。领用人填制领用申请

单，经领用人所在部门负责人和资产管理部负责人审核同意后领用、登记收发、并

在领用台账上签字认可。

当固定资产的实际使用部门和使用人发生变动时，使用部门固定资产协管员应

及时通知资产管理部办理资产退库和再领用手续， 并在资产管理系统和手工台账上

54

进行变更登记。

（2）固定资产的保管和维护

①原则上固定资产的使用人是保管责任人，负有妥善保管资产的责任， 但临时

用工等使用的固定资产，应作为其所在部门的共用资产，部门资产协管员为保管责

任人。公司员工离司前，均应办理固定资产归还手续。若因手续不全造成公司资产

流失的，由保管责任人负责赔偿。

②固定资产应妥善保管、按规定的使用方法使用。若固定资产使用过程中发生

故障，使用人应及时通知资产管理部。由资产管理部派技术人员修理或通知有关供

应商进行维修，使用人不得擅自自行维修。

③对于房屋及车辆的维修，如维修金额达到大项支出标准的， 应按财务部大项

目开支管理规定执行。

④各实物使用部门应定期对固定资产进行检查、维修和保养， 保证公司资产能

在使用年限内正常使用。车辆、重要的电子和通信设备等每年至少应进行一次全面

的检查、保养。

⑤为减少因火灾、水灾、盗抢等风险造成的资产损失，资产管理部为公司持有

的房屋、车辆和重要电子和通信设备等购买财产保险。资产管理部负责前期市场询

价、商务洽谈、招标和方案择优，择优方案报总经理批准后交采购处具体办理。资

产管理部将资产承保后的信息进行详细登记，并将承保信息反馈资产使用部门或对

资产负有保管责任的使用人。

5. 固定资产盘点和处置

（1）固定资产盘点

①资产管理处每半年应与各部门对固定资产进行清查盘点，并于每年年终结算

前对所有固定资产进行一次全面清查、盘点，核对实物、系统数据、手工台账的一

致性，发现问题及时报告、解决，确保全辖固定资产账目、账实相符。

55

第五章行政管理制度资产管理

②盘点计划由资产管理部统一安排，各部门协同配合并组织实施。

③固定资产盘点主要采用实物与资产编码进行。盘点结束后，实物盘点人员记

录盘盈、盘亏情况，填制《固定资产盘点清单》，对盘点结果，查明资产盘盈、盘亏原因，

提出处理意见，编制固定资产盘点报告报公司总经理。

（2）固定资产的出售、报废

①对于盘盈、闲置、超标准配置的固定资产，以及超过使用期限、不能继续使

用或需要经常修理、且修理费用较高的固定资产，各部门可以申请出售或报废。其中，

房屋类固定资产的处置应以公文形式报公司总经理审批，其他固定资产的处置可以

工作联系函形式上报公司资产管理处审批。

②公司总经理批准后，由公司资产管理处按照“公开、公平、公正”的原则，

通过内部竞价、公开拍卖、评估后竞价出售或报废处理等方式进行处理。

③资产处置后，回收资金应及时解缴公司财务处。公司财务处应将《固定资产

出售、报废清单》及处置收入原始凭证、拍卖协议、评估报告等资料及时反馈公司

资产管理处统一进行账务处理，并在资产管理系统中进行变更和登记。

6. 罚则

（1）未经批准擅自购置及超预算购置固定资产、以费用或其他名义形成账外资

产的，公司将视情节轻重对相关责任人做出通报批评、撤职、解除劳动合同等处罚。

（2）在固定资产购置、处置过程中营私舞弊、收受贿赂、给公司造成损失的，

公司将追究有关机构负责人及当事人的责任，直至移送司法机关依法追究有关人员

的刑事责任。

（3）对因保管不当，发生资产短缺、毁损和丢失的，应查明原因，分清责任。

对使用部门和使用人故意或严重失职造成公司资产损失的，公司有权向有关责任人

按固定资产净值和市场参考价格孰高的 金额要求赔偿。赔偿责任、赔偿金额、赔偿

56

比例等事项由资产管理部、使用部门、行政部三方负责人共同会商后认定并报公司

总经理审批。

（二）办公用品及礼品申领

各部门应坚持合理节约的原则，根据实际需要申请领用各类办公用品。每周三

全天可到行政处领取所需办公用品，领用时各部门需填写《办公用品领用登记表》。

或《礼品领用登记表》，领取时当面点清数量和检查质量问题 , 并确认签收。

（三）办公设备使用规定

1 . 办公设备

（1）办公设备实行使用部门和使用人“谁使用、谁保管、谁负责”的负责制，

使用部门和使用人负责对办公设备提出申购申请、预算申报和领用申请，在使用过

程中对办公设备负有保管、保养、维护责任。根据不同层级和工作岗位，配置不同

的办公设备。

（2）在公司日常检查中，发现未按规定执行的，给予当事人相应处罚，如因部

门管理不到位造成的违规行为，主管领导承担连带责任。

（3）相应的主管级领导以上如负连带管理责任的，处罚内容做加一级处理；再

依次类推，按照相关规定逐次升级。

①负责公司上述固定资产的清查、盘点、处置及调拨；

②负责公司土地权证和房屋产权证的办理和档案的保管；

③负责公司车辆运行证照的办理和技术档案的保管；

57

第五章行政管理制度资产管理

固定资产使用管理责任书

为了进一步加强固定资产管理，确保固定资产的安全与完整,强化固定资产使用

部门/人的责任意识,特制定本固定资产责任书:

1.固定资产使用部门负责人为固定资产使用的第一责任人，具体负责本部门固

定资产的日常使用、维护和保养管理。

2.固定资产使用人为固定资产管理的直接责任人，应爱护公司的固定资产，确

保资产完好，充分发挥资产效用。

3.固定资产需要维修、变卖、外借、报废的，须报备到行政部统一处理，不得

擅自处置。

4.固定资产在使用过程中造成损坏的，维修费、报废费由直接责任人全额承

担，因工作不负责任造成丢失的，由直接责任人全额赔偿。

5.固定资产使用部门，应配合公司行政部开展定期资产核查工作。

6.此责任书期限为1年，从签订之日起算。

7.资产名称和数量：

使用人签字： 使用部门负责人签字：

年 月 日 年 月 日

58

五、车辆使用管理

1.使用，员工因公需要用车事前向内务中心提出派车申请，填写《用车登记表》——

确认车辆状况完好，因公使用——登记还车。

2. 费用管理，车辆产生的油费、过路费、停车费等日常费用按公司有关规定由

车辆使用部门和使用人员承担，因驾驶员造车的车辆违章、擦碰、损坏等事故按责任

情况划分承担。

3. 驾驶员，驾驶人员应爱护车辆，带齐证件，严禁吸烟、极端天气及身体不适

情况出车。

( 一 ) 公务车辆使用管理规定

为使公司车辆管理统一化、制度化，合理有效的调配和使用各种车辆，最大限度

的节约成本，尽可能的发挥最大经济效益并对公司所有车辆的保养和维修进行控制，

以确保车辆安全、良好的运行，特制定本规定。 公司车辆是指本公司购置的所有公务

车辆；以下所指的驾驶人须是持有合法的驾驶证的人员。 公司内务中心为公司车辆的

主管部门，主要负责公司车辆的购置、调配、保养、维修、年审、保险等项目的管理。

1 . 车辆的使用

（1）公司各部门因公需要用车的，应事前向内务中心提出派车申请，并在行政

部填写《用车登记表》，注明派车事由、用车时间、出车地点、预计公里数、等信息，

行政部依据业务的重要性顺序派车，不按规定流程进行用车登记的，行政部负责人有

权拒绝派车。

（2）车辆出车期间需临时改变计划或增加派车任务的，亦须电话通知行政部负

责人同意，并在回公司交车时到行政部补签《用车登记表》，交行政部存档。

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（3）行政部负责人根据各部门工作的轻重缓急、请派先后顺序，统筹安排，合

理调配车辆使用，应遵循先远后近，先外地后本地的原则。

（4）车辆驾驶人员按行政部安排领取车辆钥匙及派车单，按时出车并如实填写

出车时间、地点和行驶里程，做好车辆使用记录。

（5）公司车辆在明确划拨使用部门或使用人后，由负责人员到内务中心办理领

用手续。该车辆的日常使用即由使用部门和使用人负责管理，用车填写《用车登记

表》。车辆产生的油费、过路费、停车费等日常费用按公司有关规定由车辆使用部门

和使用人员承担。使用部门或使用人需按月向内务中心报备车辆的使用及管理状况，

内务中心责任部门对公司车辆实时状况需进行掌控了解，并督促合理安排年审及保

养工作。

（6）每次使用车辆时，用车人员应环视车辆外观进行检查，确认车辆状况完好，

如有异常及时汇报，车辆使用完毕后交车也应确认完好！本着谁使用谁负责的原则，

如车辆违章、擦碰、损坏无法落实责任人的，由车辆管理部门及具体管理人员承担

责任及相关费用。

（7）未经公司同意，任何人均不得擅自将公务车辆交由外部人员使用或驾驶。

2、 车辆的停放

（1）公司所有车辆钥匙由行政部统一保存、管理，公务车辆在交车时，应将钥

匙交给行政部；车辆驾驶人员用车需听从公司安排，次日执行出车任务早于公司人

员上班时间的，可提前一天领取钥匙。

（2）未出车时，车辆应停放于公司办公楼停车场，并将车门车窗锁妥；任意放

置车辆导致违反交通规则或车辆损毁、失窃的，由驾驶人员赔偿损失，并予以处分。

（3）无论任何时间段，出车返回后，必须将车辆停放在公司指定公司办公楼停

车场，未经行政部同意，公司任何人员不得擅自将公司车辆开回家存放或开出停车

第五章行政管理制度车辆使用管理

60

场用。

3、 费用管理

（1）公司行政部负责对公务车辆的管理费用进行监督、控制，财务部辅助配合

监控。各部门、门店使用公司车辆需按正常程序进行。

（2）燃油费、充电费用管理：

公司所有车辆统一办理油卡加油或充电卡 充电；一车一卡，不得外借，加油、

充电回执按月交财务部，财务部须每月对公司所有车辆的行驶公里数及用油量进行

核查。车辆办理加油卡、充电卡后，驾驶人员须在使用前到行政部登记领取；驾驶

人员领取加油卡、充电卡外出丢失的，自行承担再次办卡的费用；卡内资金因丢失

或被盗用的，驾驶人员按上 一次加油完毕所打印单据的卡内所剩余额进行全额赔

偿。

（3）维修保养费用管理：

（4）各类车辆按照各车的技术保养程序例行保养，新购车辆按说明书规定的要

求进行保养；

（5）公司车辆的一般性保养工作，由驾驶人员视车辆情况报内务中心行政部负

责人统筹安排；

（6）车辆修理应事先填写《车辆维修申请单》，经部门主管领导及行政部负责

人审核、批准后，方可送修；

（7）车辆损坏的零部件可自行修复的，由行政部统一采购并予以换修，以降低

修车费用；

（8）车辆于行驶途中发生故障而急需修复和更换零件的，在不影响安全行车前

提下，应将车辆驶回公司检验后送修；无法行驶时应先向行政负责人请示，根据实

际情况送修，未经请示的修理费用，公司不予报销；

61

（9）如因驾驶人员操作不当出现故障者，其维修费用视情节轻重，决定驾驶人

负担比例。

4、事故处理

（1）一旦出现意外事故时，驾驶人员应迅速做出应急处理，并向公司报告。

（2）凡因违章、特别是无照驾驶及酒后驾车被公安机关处理的，一切费用由驾

驶人员自行负担，不准报销；因路边违章停放而造成车身损坏，有关修理等费用由

驾驶人员自行负责。

（3）车辆如在公务中遇不可抗拒的车祸发生，除向附近警察机关报案外，并

须即刻与公司联络，内务中心协助处理，并即刻通知保险公司办理赔偿手续。（相关

流程及要求参阅“公司安全管理制度”）

（4）因公务用车发生事故后由交通部门认定责任，扣除保险理赔后的其他费用，

由驾驶人员和公司共同承担，承担比例如下：我方车辆负全责时，驾驶人员承担

80% 的费用；我方车辆负主要责任时，驾驶人员承担 60% 的费用； 双方车辆负同等

责任时，驾驶人员承担 50% 的费用；我方车辆负次要责任时，驾驶人员承担 30% 的

费用；我方车辆无责任时，驾驶人员无须承担任何费用。

（5）凡发生意外事故的，如为我方人员的全部责任的，还要以公司的净损失 （扣

除保险理赔外）金额进行行政处罚，具体如下：

一次事故净损失大于 20000 元时，视为重大事故，驾驶人员停发当月薪酬，同

时停职停薪待岗或调离原岗位；一次事故净损失 5000—20000 元时，视为大事故，

对驾驶人员罚款 1000 元并在公司大会上作出检讨；一次事故净损失在 5000 元以下

时，为一般事故，对驾驶人员罚款 200-500 元，驾驶人员提交书面检查，公司内部

通报批评。一次事故净损失在 2000 元以下时，为小事故，对驾驶人员罚款 50-100

元，部门内部通报批评。发生连续两次及以上大事故，或连续三次及以上一般事故，

第五章行政管理制度车辆使用管理

62

将视为重大事故作出处理。

5、 驾驶人员守则

（1）所有车辆驾驶人员必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关

交通安全管理的规章规则，熟悉各项交通法规，服从交通民警的指挥和检查，谦虚

谨慎，文明驾车，确保行车安全。

（2）驾驶人员必须具有驾照并随身携带，出车时一定要保证证件齐全；严禁将

车辆交无证、无关人员驾驶。

（3）驾驶人员要严格遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车（包括高速、爬头、

紧跟、争道、赛车等）；驾驶人员平日应注意休息，严禁疲劳驾驶，严禁酒后驾车。

（4）驾驶人员必须随时掌握车辆完好状况，对各部件的磨损程度要准确掌握并

及时汇报，对油、电路、刹车、转向、传动等关键部位要及时检查；如有异常应及

时更换零部件、加注机油等，保证车辆的正常运行。

（5）驾驶人员应爱护车辆，保证机件、外观良好，使用后应将车辆清洗干净。

（6）车内严禁吸烟，如有乘客需吸烟的，驾驶员应予以劝阻；

（7）所有驾驶人员应严格执行考勤制度，按正常上下班时间待命出车，若临时

有事离开必须请假，不能出勤时也应提前填写《请假申请单》，按程序办理；若驾驶

人员不听从安排、耽误公事，情节严重者给予开除处理。

（8）驾驶人员及副驾驶位置上人员在车辆行驶前必须系好安全带，否则司机不

得行驶。

（9）驾驶人员应爱岗敬业、端正驾驶作风、遵循职业道德：

（10）做到礼貌用语，不得私自散布谣言、打听消息、攻击他人长短、宣泄私愤。

不得打探领导行程安排或泄露行程，不得散布车上人员交谈的内容。对所接待客户

提出的问题，涉及到公司业务核心机密或公司领导私人信息的，应予以回避。

63

（11）未经乘车人员同意，驾驶人员不得擅自打开音响和空调系统；空调使用

应在当天气温值于 28 度以上或 10 度以下方可开启。

（12）夜间、大风、雨雾冰雪天气情况下出车的，驾驶人员应检查好车辆各部

分机件和油、水、电路等车况，发现问题及时处理，严禁在车况不佳的情况下出车；

途中应严格控制车速，密切注意信号变更及交警管制措施。

（13）驾驶人员执行外派任务时临时发生身体不适的，应将车辆平稳停在安全

区域内，并立即通知行政部，妥善安排后续工作后，立即就近诊疗。

（14）驾驶员执行出省外派任务时，单程距离超过 100 公里的，应在途中合理

进行短暂休息，并检查车况；单程距离超过 200 公里的，应每间隔 1 小时进行合

理休息并检查车况，严禁持续疲劳驾车。

6、违章违规事项

（1）内务中心每月 20 号前，清查一次所有公务车辆的违章信息，如有：进行

通报，并责令相关人员于 15 个工作日内处理完毕！

（2）公司驾驶人有以下情况者，一经核实，除相关部门处罚外，公司将给予处罚：

（3）未经批准出车者，每次处罚 200 元。

（4）未经批准将车交由他人驾驶者，处罚 200 元。

（5）任何时候严禁酒后驾车，一经公司核实立即开除处理。

（6）未经批准将车停放规定点之外者，处罚 100 元。

（7）驾驶人出车过程中所造成的违章行为受到交警部门处罚的，由驾驶人员全

额自行承担；但如驾驶人首次到外地城市发生由于道路不熟悉的一般性违章行为，

公司可以免于内部处罚。

（二）私车公用管理规定

为完善公司车务管理工作，使此项工作在执行中有据可依，结合公司实际情况，

第五章行政管理制度车辆使用管理

64

现制定公司有关“私车公用”管理制度，以资全体员工遵照 执行，具体如下：

1. 所有人员必须遵守《中国人民共和国道路交通安全法》及《云南省道路交通

安全条例》，出车途中违反国家法律法规的后果将由责任人自行承担；因个人原因引

起的剐蹭、碰撞、追尾、肇事、违章及其他事故，公司不承担任何相关责任及法律责任。

2. 公司行政部办公室为公司车辆的主管部门，车辆的使用、管理、相关费用的

认定等均由行政部负责。

3. 私车公用是指在职的工作人员，将其私有汽车用于公司公务活动，私有汽车

必须是各种手续完备、已缴纳车辆保险等相关费用、安全性能良好，能确保行车安全、

正常行驶的车辆。

4. 各部门如需申请私车公用的车辆必须提前到行政部办公室申请备案，经主管

副总同意后方可安排。为方便管理每个部门备案车辆不得超过 2 辆。

5. 因工作需要使用公务车外出的，须提前一天提报申请，经行政部车辆管理员

确认，分管副总审核，总经理批准才能使用。如无公务车可安排的，提报私车公用

申请，按规定审批。

6. 不在申报范围内的情况

部门已配备专用车辆或两轮电动车等出行工具的，不再进行私车公用备案及申

请；根据公司薪酬标准已给予用车补贴的不得进行私车公用申请；市内办公一律不

予申请私车公用。机场接送客户或业务接待等情况按规定进行提前申请；地州、跨

省出差不予申请私车公用，出差产生费用按财务发布的《费用报销制度》执行。

7. 未经钉钉审核通过的，出车产生费用一律不予报销。

8. 相关审核

（1）审核通过（用车完成）后必须在 2 个工作日内到内务中心填写用车登记表，

登记时间与用车完成时间不一致的不予报销。

（2）出车往、返时驾驶员拍下行驶里程数上传钉钉申请，用于核实里程数。

65

（3）私车公用按里程数发放补贴，补贴按 1 元 / 公里（国内车辆平均油耗为

0.5 元到 0.8 元每公里，剩余金额为车辆损耗补贴）计算；

（4）每月 1 号到 5 号为私车公用车费的统计核算报销时间，每月登记报销不允

许跨月登记，登记时不允许涂改，出现以上情况将不予报销，不允许带走登记本，

登记时必须有行政人员监督登记。

（5）钉钉审批的“私车公用”申请，申请时间与实际报销时间一致同时上传出

车往返行驶里程数照片。

（6）过路费、停车费凭实际产生费用的发票实时填报销单到财务报销（申请时

间与实际报销时间一致）；

（7）报销的补贴随本月工资发放。（已给予 1 元 / 公里补贴的车辆不再给予燃

油费报销）。

（8）本着部门间独立核算的原则，私车公用所产生的燃油费、充电费、过路费、

停车费等均由用车部门承担，由财务中心把费用划分到用车部门。

（9）公司行政部负责对私车使用里程进行审核、监督，财务中心不定期抽查复

审，各部门私车公用需按正常程序进行，未按规定流程视为无效附件，不予报销，

已报销的费用需追回。

（10）私车使用中出现违章违规，扣分罚款，交通事故等情况均由驾驶人员自

行承担，与公司无任何关系。

（11）私车公用申请流程

已备案车辆使用人在钉钉系统中提报用车申请（按备案信息注明私车车主、车

牌信息）→部门负责人审核→行政部主管副总审核→记录返回里程并上传钉钉用车申

请→用车结束当天到行政部填写用车登记→部门负责人签字→行政部审核签字→总

经办签字。

第五章行政管理制度车辆使用管理

66

六、公司安全管理相关

根据公司的组织架构设置，内务中心属于公司的综合管理部门。涉及到公司行

政、后勤、网络、安全等各项工作，在安全工作方面重点是统筹兼顾公司内安全及

对公司员工进行安全培训，保障公司正常办公秩序，打造和谐安全的公司环境。其

主要工作大体分为：安全、车辆事故处理、消防预防等多方面。

（一）安全管理工作

1. 安全

以抓预防为主，开展安全教育工作，增强员工安全、治安、消防、防灾的防范意识，

如发现事故苗头，必须立即查找原因，及时处理并报告有关部门，切实消除事故隐患。

各部门员工每天下班前要认真检查办公室门窗、电器等，消除不安全隐患，确保公

司及员工的生命财产安全。如发现有形迹可疑或有不法行为的人或事，应及时报告

公司领导及相关部门。未经许可不得将无关人员带入工作场所。严格执行各岗位的

安全操作规程，切实保证安全生产，切实保证用电、用火、用气安全。 严格遵守交

通法规，确保人员和车辆安全。发生事故及时查明事故原因，制定整改方案。

2. 火警

每位员工都应熟记火警电话 119，熟悉防火通道及出口位置，熟悉灭火器具的

位置及其使用方法，在救火过程中听从消防中心的指挥。 如发生火警，无论程度大

小，必须采取如下措施：保持镇静，不可惊慌失措 ; 呼唤附近的同事援助 ; 通知消

防中心，清楚地说出火警地点、燃烧物质、火势情况及本人姓名并报告内务中心领

导及有关人员，如火势较小，在确保安全的情况下，利用就近的灭火器材将火扑灭。

现场人员根据火情判断依靠自身力量是否能够扑灭火灾，若火势较大，依靠自身力

量无法扑灭，立刻拨打 119 报警电话报警，拨打 119 后指派专人到附近的路口及公

司门口迎接。内务中心工作电话：0871-65703277；

67

3. 防汛

查明汛情程度、位置和涉险人员物资情况，向有关领导报告汛情采取防范措施，

确保人员、房屋、车辆、设备安全。 努力降低灾害损失，及时恢复工作和生产经营。

4. 其他意外

如遇意外发生应视情况立即通知主管领导、内务中心，由相关部门处理。加设

标志、保护现场，警告其余人员勿近危险区。

5. 紧急事故处理

在紧急情况下，全体员工必须服从公司领导的指挥，鼎立合作，发扬见义勇为、

团结互助的精神，全力保护公司财产及人员生命安全，保证公司业务正常进行。

6. 预防事故

教育员工必须严格遵守岗位责任制及安全操作规程，预防各类事故发生。安全

教育制度化，各部门定期进行安全教育，增强员工的安全防范意识。对模范执行安

全守则者予以表彰，对违反安全守则者给予严肃处理，以此教育全公司员工执行安

全守则。公司定期对员工进行安全知识培训，以增强其安全意识，从而在生产和交

通安全等工作中消除不安全隐患，防止事故的发生。

（二）安全管理细则

保证公司安全是每位员工的基本职责，也是完成生产经营任务的重要保障，特

制定此管理细则。

1. 保证公司安全

保证公司 24 小时有监控记录并有专人时时查看。内务中心要注意对公司重点

部位加大检查力度，发现问题及时与公司领导汇报，并采取妥善措施，以保证事件

妥善处理。对已发生的治安及突发事件等要有详细的事件记录和报告，以利于采取

有效防范措施，积极配合公安机关侦破案件。

第五章行政管理制度公司安全管理相关规定

68

2. 防火、防灾安全

组建公司义务消防队，并定期组织消防会议。公司区域内应配备相应消防器材，

做好防火重点区域的安全检查，要定点、定人检查，发现问题要及时解决，并做好

安全检查记录。 建立消防器材台帐，器材款式、规格、数量、保质期、更换情况等

与台账相符。保障消防安全通道畅通，尤其夜间及节假日期间加强消防安全检查，

排除消防安全隐患，杜绝火灾事故的发生。发现火情应上报部门主管领导，根据火

情情况报 119 并及时组义务消防队员扑救。制定公司消防应急预案。制定公司防汛

应急预案。当出现汛情及其他自然灾害时应按照公司应急预案实施。

3. 其他相关工作

定时召开公司安全会议，对一段时间的安全工作进行总结，并布置下一阶段工

作计划。公司车辆发生重大恶性事故或伤人事故，该部门负责人、内务中心负责人

必须第一时间赶到事故现场，对现场情况进行调查取证，从事故中吸取经验教训、

制定整改方案。负责督促公司生产车间的安全检查工作。对掌握的公司内各项安全

隐患及时进行通报，并对存在安全隐患的部门督促整改。

4. 监控室录像查看流程

非内务中心管理员要查看录像时，应填写“录像查看申请记录表单”，由主管领

导签字确认，方可允许查看录像。

为增强员工的工作责任心，同时提高员工安全行车、安全生产的意识，以有效

减少事故的发生，定期开展全员安全会议。

5. 车辆事故处理流程

公司相关负责人接到车辆损伤的报警电话后，向报警人问清事故车 辆部门、车

号、事故地点、人员受伤情况、事故类型等信息。要求驾驶员将相关人员妥善安置

在路边安全地带，并打开车辆报警闪光灯，在车后立好三角警示牌。有关负责人第

一时间到达事故现场，到达现场后首先查看人员受伤和车辆受损情况，如果存在人

69

第五章行政管理制度公司安全管理相关规定

员受伤的情况，要及时将事故情况向公司主管领导进行汇报，同时拨打 120 急救电

话，将伤者送往医院救治。如对方同意私了的事故，拨打电话：0871-65703277 向

内务中心询问车辆损失价格，并赔付事故对方相应费用或向事故对方索要相应赔偿

费用后写下收据，将我方车辆开至修理厂维修并在“事故单”中当事人及责任人处

签字确认，根据事故类型及损失费用，按相关规定处理。

如责任事故存在争议或事故损伤较大的事故，公司出现场的工作人员到达后，第一

时间向事故报警台拨打 122 报警电话，同时向保险公司报案，由交警出现场判定事

故责任，并出具交通 故责任认定书；事故中如有人员受伤，部门负责人、内务中心

负责人、公司相关领导必须到达现场，负责指挥和现场处理与事故相关的工作。发

生 有 关 赔 付 的：收 据 格 式：20XX 年 X 月 X 日，** 时 ** 分 左 右，XX 驾 驶 云

A***** 车行驶至 XX 路段时，与 XXX 驾驶的云 A***** 发生碰撞（剐蹭、追尾、后遛），

事故为 XX 全责，经双方协商，XX 向 XXX 赔偿维修费用 *** 元整（金额书写清晰，

容易辨认）。现 XXX 收到 XX 赔偿的维修费用 *** 元整，双方就该起事故不再追究。

收款人签字。20XX 年 X 月 X 日。

6 . 保险处理流程

我方责任事故：拨打 122 报警电话报案，同时报我方交强险、商业险获取报案

号。如双方车辆可以移动，拍照取证后，根据交警指示，双方前往指定交警队或在

事故现场等待交警出现场，由交警出具交通事故责任认定书。双方车辆修复后，由

当事人先行向事故乙方修理厂支付车辆修理费用，同时向对方索取驾驶证复印件、

行驶证复印件、交强险保单复印件、修车发票原件、车辆修理明细单或定损单原件。

将事故对方修车手续准备齐全后交至保险公司进行理赔，待保险公司赔偿费用返回

公司后，按照相关条款规定，将保险部分事故费返还驾驶员本人。

对方责任事故：拨打 122 报警电话报案，同时报我方交强险和商业险备案，获取报

案号。要求事故对方拨打对方保险公司报案，并拍照取证或等待对方保险公司定损

70

员出现场。如双方车辆可以移动，拍照取证后，根据交警指示，双方前往指定交警

队或在事故现场等待交警出现场，由交警出具交通事故责任认定书。与对方保险公

司定损人员联系，准备好驾驶证复印件、行驶证复印件、交强险保单复印件，将我

方车辆送至指定 4S 店进行维修，车辆修复后，通知事故对方及对方保险公司定损

员，待事故对方前来结账，保存修车发票复印件和车辆修理明细单复印件。

7 . 伤人事故处理流程

我方责任事故：发生伤人事故，立刻通知公司主管领导，同时部门负责人必须

第一时间到达事故现场查看人员受伤情况和车辆受损情况，立刻拨打事故报警电话

122 和急救电话 120，将伤者送往医院救治。内务中心派专人陪同伤者前往指定医

院救治。由交警对事故现场进行堪查后，出具《交通事故责任认定书》。

向交强险和商业险保险公司报案，获取报案号。如双方车辆可以移动，就将我

方车辆开至修理厂定损，对方车辆送至对方指定的维修地点定损。待双方车辆修复

后，由当事教练员先行向事故对方修理厂支付车辆修理费、伤者看病花费等。向对

方索取驾驶证复印件、行驶证复印件、交强险保单复印件、修车发票原件、车辆修

理明细单或定损单原件、伤者看病期间的所有发票、医生诊断证明等。如对方索要

误工等补偿费用，则还需对方提供医院开具的病假条、收入证明、由地税部门出具

的完税证明。将对方修车、看病的手序准备齐全后交至保险公司进行理赔，待保险

公司赔偿费用返回公司后，按照相关条款规定，将保险部分事故费返还员工本人。

对方责任事故： 发生伤人事故，立该通知公司主管领导，同时部门负责人必须

第一时间到达事故现场查看人员受伤情况和车辆受损情况，立刻拨打事故报警电话

122 和急救电话 120，将伤者送往医院救治。要求事故对方派专人陪同伤者前往指

定医院。由交警对事故现场进行堪查后，出具《交通事故责任认定书》。将车指定

4S 店维修，车辆修复、伤者看病后，通知事故对方支付修理费用和伤者看病费用。

为事故对方准备好驾驶证复印件、行驶证复印件、交强险保单复印件、修车发票原件、

71

第五章行政管理制度公司安全管理相关规定

车辆修理明细单或定损单原件，伤者看病期间的所有发票、医生诊断证明、医院开

具的病假条、收入证明、由地税部门出具的完税证明等手序，待事故对方前来结账

后一并交予对方。

（三）消防安全管理制度

（1）为了认真落实《中华人民共和国消防法》和《昆明市安全生产条例》等有

关法律、法规，强化我公司安全、防火监督管理工作，防止和减少安全火灾事故，

保障我公司学员和员工生命财产安全，促进公司经济健康快速发展，特定如下安全

防火制度。

（2）消防工作贯彻“预防为主，防消结合”的方针，遵照“谁主管、谁负责”，“谁

在岗、谁负责”的原则，实行逐级防火安全责任制。

（3） 建立公司消防安全领导小组和管理机构，领导小组下设办公室，办公室设

在内务中心。

（4）消防领导小组负责公司全面的消防安全工作。内务中心负责公司消防的具

体工作。各部门要指定一名专门人员作为公司消防小组工作的联络员，定期开展工

作，认真履行公司消防领导小组规定的各项工作。

（5）消防安全管理人员要清楚明确公司消防器材、设施的分布及数量，并具体

负责公司日常防火安全检查、监督管理等工作。

（6）对容易发生火灾，和一旦发生火灾可能严重危及人员和财产安全，并对消

防安全有重大影响的部位，（如：库房、车间、机房、厨房等）要严格按部门操作规

程工作。定期检查各种设备运行状况，并在所有设备、设施上标注明显的安全警示

标志，发现问题及时向公司上报。

（7）全体员工必须做到“三懂三会”，即：要懂得本岗位发生火灾的危险性、

懂得火灾预防措施、懂得灭火的基本对策；要会使用各种灭火器材、会报警（火警

72

119、匪警 110）、会处理简单的火情。一旦发生火灾，按本部门消防应急预案迅速

对火情展开扑救。

（8）公司消防领导小组成员要经常学习消防知识，理论与实际相结合，定期对

全公司员工进行必要的消防安全培训。

（9） 内务中心按周、月要组织人员检查所有室内手动报警器和消火栓的情况，

保证在发生意外时可以正常准确的报警。同时要组织人员对烟感、温感报警系统进

行测试，确保所有设备正常运行。

（10）任何部门和个人都不得损坏或擅自移动、拆卸、挪用消防器材、设施；

不得在室外消防井盖上随意堆放物品，妨碍消防井的正常使用。

（11）当火灾发生时，所有人员要根据火情面积、燃烧物特性来选定最佳的灭

火器材。火势处于初期阶段时，尽量使用消防铲、消防毯、扫帚进行扑打灭火 ；燃油、

液化汽、煤气瓶发生火灾时，不能再用消防铲、消防毯、扫帚灭火，必须使用公司

配备的各种灭火器，同时迅速拨打 119 火警报警电话。听从公司领导统一指挥，疏

散人员到安全场地，确保重点部门部位要有专人看守、组织灭火。

（12）重要节假日期间，各个部门要对本管辖范围内的重点部位采取切实可行的

安全措施，对照各部门的安全责任制实行自检自查，有问题及时上报。如未按规定

执行，发生意外的，要追究部门主管领导责任。

73

第五章行政管理制度公司信息设备的安全管理

七、公司信息设备的安全管理

公司信息设备包括 ：台式电脑、笔记本电脑、打印机、交换机、路由器、网络器材、

电视、投影仪、收银机、摄影器材、手机、其他信息设备。

（一）使用申请

总部各中心各部门使用人需要采购电脑、打印机，应在钉钉上提交信息设备审

批流程；由科技信息部评估通过，各部门领导、常务副总、总经理审批通过；由行

政部负责采购，科技信息部采集设备型号验收入库汇编资产编码登记，使用人钉钉

确认验收使用。各工厂需要采购应钉钉提交信息设备审批流程；厂长审批、制造中

心副总审批通过，由行政部采购，科技信息部采集设备型号验收入库汇编资产编码

登记；行政部通过快递邮寄至各工厂收货，使用人收货后钉钉确认验收使用。

（二）报废流程

1. 电脑、打印机等信息设备，申请人钉钉提交信息设备审批流程审批中，申购

类型选择换机，由科技信息部评估鉴定，若无法升级。

2. 申请使用人应自行拷贝所有办公文件、数据；为保证公司信息安全，防止资

料泄密造成商业机密损失；由科技信息部对电脑硬盘做资料销毁格盘磁盘消磁处理。

3. 各工厂电脑报废时应自行拷贝资料，对电脑硬盘拆除邮寄至总部科技信息部

清除文件数据或自行格盘处理不得存放任何办公文件在电脑硬盘上，若未清除资料

数据导致公司资料泄密，应自行承担损失后果。

4. 钉钉评测结果为报废，申请使用人应填写信息设备审批表中报废处置审批单；

部门负责人审批签字、副总审批至总经理审批通过后将信息设备交由行政部处置。

5. 公司总部报废的电脑、打印机等信息设备由行政部按资产报废流程提报至公

司财务部、总经办后统一废旧处置。

74

6. 各工厂的报废电脑、打印机设备由厂长监督拆除电脑硬盘或格盘后按资产报

废流程提报至公司财务部、制造中心总监、制造中心副总后厂长统一废旧处置。

（三）责任及管理办法

1. 为了合理分配利用，秉承不浪费综合利用原则；公司所有电脑、打印机、由

内务中心科技信息部统一管理；科技信息部有权对所有信息设备进行调配处置，禁

止各中心各部门闲置占用不调配行为。

2. 遵循谁使用谁负责的原则进行管理，若使用责任人人为损坏由使用人负责。

3. 摄影器材由使用部门使用责任人自行维护管理，科技信息部只作信息台账登

记；不作管理维护。

4. 不得私自拆卸电脑或打印机，遇到故障时不能自己简单排除时及时联系科技

信息部进行报修；若经科技信息部检测已无法维修的进行报废交由行政部处置，因

非人为因素导致的故障，维修费用由部门承担，因责任使用人人为因素导致的故障，

维修费用由责任使用人个人承担。

5. 信息设备遗失时，由责任使用遗失人按财务部核定的信息设备净值进行赔偿。

6. 当员工调动或离职进行工作交接时 , 行政部需通知科技信息部对信息设备进

行核査登记。

7. 公司电脑、打印机等信息设备盘点由科技信息部提供信息资产台账协助配合

行政部与财务部实物核对盘点。

（四）信息及网络安全

1. 严禁办公文件存储至电脑桌面或 C 盘 ( 系统盘 )，通常指 windows 系统目录

盘符；若存储至桌面及 C 盘，出现系统或磁盘故障导致文件数据损坏无法恢复的；

使用人自行承担文件遗失风险后果。

75

第五章行政管理制度公司信息设备的安全管理

2. 员工电脑必须设置密码，员工需保管好自己的系统登陆密码 , 当离开坐位时

电脑应处于锁定状态 (win 键 +L), 密码必须包含数字和字母 , 长度应大于 6 位。

3. 为创建健康正常的网络办公环境，科技信息部定期对公司总部网络及设备端

口渗透检测，监控 IP 地址；不得利用公司电脑及办公网络做工作无关之事；占用公

共上网带宽导致公司网络瘫痪。

4. 若监测上网使用人 IP 被攻击，科技信息部将对此 IP 断网封杀或重新配置分

配 IP 地址于使用人电脑正常上网；若监测发现使用人上网连续下载或传输超大文件

及利用公司网络做与工作无关的私人之事超过限定的正常办公网络设定的带宽值，

科技信息部会屏蔽上网提醒三次；持续提醒超过三次者屏蔽上网使用权。

5. 传输办公文件资料时保证资料文件正常，发现乱码无法打开时立即清除防止

木马病毒感染其他文件，若科技信息部网络渗透检测到木马蠕虫病毒办公文件立即

清除。

6. 电脑上网 IP 地址由科技信息部统一分配，使用人不得私自更改上网地址或泄

露告知他人；若私自更改导致无法上网使用人自行负责，科技信息部将不再配置分

配上网 IP。

7. 员工不得使用翻墙软件上网、不得浏览不健康、不安全网页及网站，不得下

载安装与工作无关软件或捆绑第三方木马病毒软件；若违规者按公司管理制度过失

处理。

8. 员工工作文件应该规范分类创建，离职时方便资料交接，机密资料设置密码

并报备直接领导处，同时做好备份。

76

八、办公系统的安全管理

为确保公司办公系统流程、安全、权限、畅通高效运行，充分发挥办公系统的

作用，提高工作效率，节约办公成本，规范办公管理，结合公司实际，特制定本试

行办法。

1. 公司日常使用：钉钉、企业微信办公系统为公司信息、部门组织架构、OA 审

批流程、通讯录管理、协同办公、文件处理、文档管理、公共信息、公告通知、档案管理、

智能打印、考勤打卡管理，地址管理，系统设置等功能，旨在实现信息、文件无纸

化传输、信息及时共享和交流，规范内部运作管理流程，提高办公效率。

2. 钉钉和企业微信办公系统以事件为中心，从项目流程、审核、提交、办理、

至办结归档、查询，均需进入相对应的流程，按流程规定运转，运转过程中办公系

统将对每一步操作自动留痕，对处理工作进行跟踪，并对工作事项的处理周期、处

理件数、延误情况进行记录，并作为公司相关考核的依据之一。

3. 公司办公系统日常的运营、管理、维护工作由科技信息部负责，结合公司工

作开展需要并根据不同用户组设定相对应的权限，各用户只能在权限范围内进行操

作。

4. 各用户和各部门，如因工作变动或审批流程发生变动需要在办公软件中进行

修改、删除和增设任何业务、管理审批流程，需提交纸质申请：包含项目名称，项

目所需各字段，以及审批流程、抄送和相应人员，向公司总经办审批签字，通过后，

将稿件提交至科技信息部负责人增设自建流程（并留档），不再允许口头告之申请修

改、删除、或者增加行为。

5. 公司内各中心、部门、分公司、子公司、作业区均须按要求使用办公系统，

均为办公系统使用部门。原则上各使用部门均有两个用户，即部门主管用户和部门

职员用户，各使用部门和使用人员，须按本管理办法规范使用。

77

6. 企业微信，钉钉等办公软件用户提交的相应审批项，上级领导审批应尊重客

观事件事实，如发现职员提交虚假审批信息，领导虚妄审批通过，都视为弄虚作假、

营私舞弊，将追究提交者和审批领导责任，同时按《员工奖惩制度》严肃处理。

7. 各使用部门用户和主管领导自行使用办公软件以外，由科技信息部，负责全

公司公用办公系统的日常管理、和维护，同时各部门用户及负责领导及时查阅办公

系统中待办事项、审批流程，抄送项目，通知、公告等，并及时进行处理或交办其

他员工处理。各部门应积极利用办公系统开展工作，提高效率，并进行归档。因工

作需要开通的其他子管理员，不得擅自修改钉钉、企业微信权限及现有结果，如需

调整请按第四条提交纸质稿件审批，否则视为营私舞弊，按《员工奖惩制度》严肃

处理。

8. 各用户不得在办公软件上发送与工作无关的信息，严禁不安全信息发送，如

风险链接等，如果造成信息安全责任由本人和部门领导负全责，各用户在办公系统

中的所有活动负有全权责任。

9. 办公系统根据用户的不同，对各用户组做了不同的流程权限设置，各用户只

能在规定的权限范围内进行审批、操作和抄送查询、使用。

10. 办公系统常用的业务有：收文管理、文档协作，发文管理、档案管理、公告

管理、考勤打卡管理，请假 - 调休（组件），智能云打印，智能工资条，视频会议，加班，

部门群，会议管理，以及钉钉 58 项 OA 审批，企业微信 40 项审批等，一般情况下，

各用户在需要发行政文件时，包含公告、通知、规范、红头文件等，才需要使用发

文管理和发文流程，按需设置经办用户设定权限，其余用户只有查阅的权限，而没

有发布、修改或者删除的权限。因其他用户权限设置问题，各用户需要在办公软件

中发布公告、通知、会议通知等信息时，可向总经办提出申请，审核后增设相关权

限或请管理员统一发布。

第五章行政管理制度办公系统的安全管理

78

九 、FTP 云储存服务器管理办法

（一）总 则

1. 为了实现公司各部门、各省工厂信息化、资料、资源共享、工作协作、综合办公，

摒弃传统文件数据发送传输、U 盘拷贝等低效率办公作业；特此搭建 FTP 云储存共享

管理系统，提高办公效率，传递公司经营管理及相关工作信息，反映公司各部门开

展工作的动态情况与成果储存，更好地为公司、领导决策和各部门开展工作交流提

供服务，促进信息交流与共享，特制定本办法。

2. 本办法旨在对公司云储存共享管理系统进行控制与管理。

（二）职责与安全

1. 科技信息部负责共享文件夹系统搭建、日常管理、维护和使用权限的设置等

工作，确保信息数据共享网络的正常运行和安全，及收取成本和维护费用。FTP 云储

存项目受总经办监管。

2. 每个中心、部门、工厂独立账号由部门负责人负责，或指定本部门职员上传

和下载资源，账号安全由本部门负责。

3. 各部门所有员工需整理可共享资料，在我的电脑 \\\\ftpfwq 统一登录上传，本

部门有关工作的文件信息和数据，按分类提前做好文件编辑管理工作，再按系统分

类上传文件至相关文件夹。

4. 所有上传资源除图片、视频和设计文件以外，以 PDF 版本上传，避免编辑修

改内容。

5. 共享文件内容按照分级使用、阅览和管理的原则，设置相应的使用权限。只

可上传、查阅、下载、不可编辑、不可删除、切勿在系统中创建文件（不可编辑）。

6. 各部门如需存储机密文件，上传前请打包加密再上传存储，并做好密保工作。

79

（三）文件夹地址和目录内容

1. 文件夹目录设置的原则

文件夹的总目录、一级子目录和二级子目录由科技信息部管理员根据总经办要

求和授权统一设定，不得随意更改。如有特别需求须报总经办批准后，由管理员进

行修改或补充。二级子目录以下的目录由各部门信息员根据部门经理要求编辑好文

件后上传文件。

地址：我的电脑 \\\\ftpfwq

异地非公司总部局域网访问登录：http://QuickConnect.cn/ppftp

2、文件夹目录设置的内容

3、总目录“\\\\ftpfwq”文件夹下按部门等共设立 6 个一级子目录文件夹，包括

“office 办公文件、视频、图片 PS/AI 文件、公告文件 / 规范、企业资质、其他”

4、各个文件夹下设 18 个子目录部门文件夹，包括“财务中心、人力资源部、

科技信息部、供应中心、福烨昇、仓储部、内务中心、商学院 / 新媒体、营销中心、

市场部、新零售、电商部、制造中心、技术中心、沸点之家、小米车衣、研发中心、

总经办”。

5、在其他二级子目录下再根据各部门的工作特点提前准备若干个三级子目录文

件夹上传共享。

第五章行政管理制度 FTP云储存服务器管理办法

80

（四）共享内容的更新和维护

1. 共享内容更新和维护的方法

2. 云南菩丕实业公司“\\\\ftpfwq”文件夹中信息和数据贯彻“谁上传、谁负责”

的管理原则，如需要更改请联系科技信息部！

3. 各部门上传信息和数据前应仔细核对，认真审查，确保信息和资料的准确，

并在上传前先进行杀毒，原则上不用外来移动硬盘、U 盘数据。

4. 共享系统中的所有资源均属于公司所有，任何人员不得用于工作之外，否则

造成的一切损失由责任人承担，并按“员工奖惩制度”处理，同时公司保留追究其

法律责任的权力。

本规范自公司签发即开始执行，任何个人和部门未经许可不得外传及用作他途。

最终解释权归属科技信息中心，未尽事宜不断补充完善。

81

十、办公区域管理规定

1、安全

（1）消防安全。全体员工必须做到“三懂三会”，即：要懂得本岗位发生火灾

的危险性、懂得火灾预防措施、懂得灭火的基本对策；要会使用各种灭火器材、会

报警（火警 119、匪警 110）、会处理简单的火情。一旦发生火灾，按本部门消防应

急预案迅速对火情展开扑救；对容易发生火灾，和一旦发生火灾可能严重危及人员

和财产安全，并对消防安全有重大影响的部位定期检查各种设备运行状况，并在所

有设备、设施上标注明显的安全警示标志，发现问题及时向公司上报。

（2）工厂载货电梯为厂区上下货物时使用，严禁人员乘坐，工厂区域后侧的楼

道严禁吸烟。

2、卫生

公司办公区域严格按照 6S 管理即整理、整顿、清扫、清洁、素养及安全。公司

对办公室 6S 管理开展工作责任区域划分管理，落实部门及责任人。6S 检查小组将每

月进行例行检查工作，对各部门、个人区域进行检查，评分结果将在公司主要微信群、

钉钉群中公示。

第五章行政管理制度办公区域管理规定

82

十一、费用报销管理

为进一步加强和规范公司财务管理，完善财务审核、审批手续，优化工作流

程，根据《公司法》、《公司财务通则》和《公司内部控制基本规范》等有关规

定，制定以下制度：

第一条 费用支出预算规定

（一）费用支出前提

1．预算内的开支，必须符合费用标准，按公司核决权限办理。2．预算外或超

预算的开支，按超预算审批权限办理。

（二）预算外或超预算支出审批

1．费用经办部门填写《费用超预算审批表》（详见附件一），按超预算审批权

限签批。

2．超预算审批权限参照《公司预算管理制度》。

第二条 费用票据管理规定

1．发票信息齐全，公司抬头、日期、物品（或费用）名称、数量、单价、金

额、税率等项目填写齐全、准确。

2．发票印章齐全、印记清晰，盖有发票开具单位的发票专用章。

3．从行政机关、事业单位或其它非营利性组织取得的收据，必须带有财政部门

的收据监制章，方为合法有效。从公司、企业或其它营利性组织取得的发票，必须

是合规的定额发票、增值税电子普通发票、增值税电子专用发票、增值税普通发票

或增值税专用发票。

4．凡由税务机关代开的发票，发票上有税务机关加盖代开发票章。

5．收据（行政、事业单位除外）、白条和虚假发票不得顶替正规发票报销。

83

第五章行政管理制度费用报销管理

6．对于发票、收据、单证手续不完备、内容不完整、填写不正确、有涂改现象

的，财务人员应拒绝办理。

7．如有先付款后补发票的情况，经办部门必须在报销后2个月内提交发票给财

务部，当年的费用必须当年取得发票，不允许跨年；如预计发票跨年，需在取得发

票后再支付。

第三条 日常费用报销制度

（一）办公费报销管理制度

1．办公费用包括办公用品、行政物料、零星维修费和各项杂费等，由行政部统

一采购，统一 管理。

2．行政部门提交《采购申请》（详见钉钉系统）审批通过后购买。

（二）差旅费报销管理制度

1．出差报销规定

（1）出差人员应提前办理出差申请手续，提交《出差申请》（详见钉钉系统，

非菩丕系统不适用）审批通过后方可执行，不允许后补《出差申请》。

（2）出差期间因工作需要延长出差时限的，须提交延长时间的《出差申请》。

因病或其他不可抗力因素需要延长出差时限的，须提交延长时间的《出差申请》并

在出差结束 后提供医院或其他相关证明，经调查属实后批准给付差旅费。

（3）出差返回后，出差人员需填写《差旅费—报销明细表》和《出差报告》

（详见钉钉系统）。

（4）员工出差返回后7个工作日内完成费用报销，未经核准出差时间超过审批

时间的，停留期间涉及的补贴、住宿费、交通费不予报销。

（5）副总及以上人员出差期间的机票、高铁票、住宿可由行政部安排预定，其

余人员需 自行预定。

（6）出差期间有下列情况之一者，不予报销差旅费：

84

①未经同意，擅自乘坐超标准而发生的超支部分。

②借出差之际探亲、访友和旅游而发生的交通费增支部分。

(7) 同一地点出差超过15天的人员，应提前1周报备内务中心，并向公司申报在

当地租房安排住宿或提前申报住宿标准，住宿标准及相关费用额度参照《公司关于

外派人员的住宿安排标准及相关费用额度规定》执行，并与《出差申请》中地点、

路线、时间相一致，未按要求执行的，产生 的费用按标准限额实报，超额部分由出

差人员自行承担。

2.交通费报销标准

（1）高铁票按照二等座价格、飞机票按照经济舱价格限额报销，出差选择交通

工具应按规定执行，并与《出差申请》中地点、路线、时间相一致，未按要求执行

的，产生的费用按标准限额实报，超额部分由出差人员自行承担。

（2）报销的机票、火车票，需取得《航空运输电子客票行程单》或航空公司开

具的“国内航空旅客运输服务”电子普通发票或纸质火车票，不得使用代理服务费

发票进行 报销（发票邮寄费除外所订票价格须在报销限额内做到合理、低价。

（3）航空、高铁意外险、逾重行李费等其他增值服务自愿购买，费用由个人承

担。

（4）因公事需改签或退票时，需获得出差最终审批人同意，方可进行改签／退

票，报销时需提交由最终审批人签字的情况说明。

（5）因个人原因需改签或退票时，需获得出差最终审批人同意，自行办理改签

／退票，所产生的费用由个人承担，与此同时，其相应期间的出差补贴也不予发

放，报销时需 提交由最终审批人签字的情况说明。

（6)因工作需要带车出差的，必须提交《用车申请》，审批通过后方可执行，

费用报销参照《私车公用管理制度》。

(7)出差地办理公务以乘坐公交、地铁公共交通工具为原则，特殊情况（如任务

85

紧急或携带公务较重）下可选择乘坐计程车，按60元／天交通费限额实报，超出部

分由员工自行承担。

3.住宿费报销标准

(1)董事长级别住宿费凭票实报。

(2)两人以上出差且为同性别人员，住宿以双人间为标准，住宿费在规定的限额

标准内凭据 报销，超出限额部分不予报销。

(3)大型活动或会议安排住宿的，以审批通过活动或会议方案预算为准。

(4)一类地区：北京、上海、广州、深圳、香港、澳门、台湾、天津、杭州、南

京、济南、重庆、青岛、大连、厦门、成都、武汉、哈尔滨、沈阳、长沙、福州、

珠海、 苏州（23个）。

二类地区：宁波、汕头、西安、无锡、石家庄、长春、呼和浩特、太原、郑

州、合 肥、南昌、海口、三亚、南宁、贵阳、昆明、拉萨、兰州、西宁、银川、乌

鲁木 齐、温州、台州、泉州、嘉兴、绍兴、佛山、东莞、常州、包头、扬州（31

个）。

三类地区：除一类、二类城市之外的地区。其中秦皇岛、南通、舟山、东营虽

为三 类消费区但可以按二类消费区标准进行核销。

城市

副总及以上级别 其他下级

星级 房型 额度 星级 房型 额度

一类地区 便捷 标间 400 便捷 标间 300

二类地区 便捷 标间 350 便捷 标间 250

三类地区 便捷 标间 250 便捷 标间 200

第五章行政管理制度费用报销管理

86

(5)同一天出差经过不同标准城市，计发补贴采取就高原则；同一员工在集团存

在兼职情况，报销标准采取就高原则。

(6)职工出差住宿费需开具增值税专用发票和住宿人名称的住宿清单，非职工住

宿费，需开具增值税普通发票和住宿人名称的住宿清单。

(7)接待客户时员工陪同住宿的，此项业务视为招待事项，开具增值税普通发票

和住宿人员名称（客户和职工）的住宿清单，报销流程和标准以招待费报销为准。

(8)职工和非职工的区分标准：与公司签订《劳动合同》或与劳务公司签订《劳

务派遣合同》的人员为职工，其他人员为非职工。

4.出差餐补报销标准。

出差餐补随差旅费一起报销，不需要提供发票，不允许分开报销。

城市 早餐 午餐 晚餐

所有城市 10 20 30

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一、公司办公环境

公司昆明总部面积约2000㎡，办公区与生产车间相邻，工厂面积约1500㎡。

第六章 公司内部环境及周边配套

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二、周边配套设施

( 一 ) 交通

1、停车

公司附近汽配城内可免费停车，但车位有限。附近道路亦可停车，按小时计费。

2、市区

公交：(1) 从公司步行 500M 左右至羊甫车场公交车站，可乘坐 103 路 /118 路

/140 路 /174 路 /198 路 /238 路 /251 路 /261 路 /Z141 路公交。(2) 从公司步行 200M

左右至浦新路公交站 / 产业大厦（鼎南路）/，500M 左右至第三城（龙辉路）公交站，

可乘坐 Z142 路公交。

地铁：步行 2KM 至玉缘路 / 羊甫头地铁站乘坐 4 号线转乘抵达目的地。

89

（二）生活服务

1、购买食材：(1) 大羊甫农贸市场：距离公司 1KM，可采购各类食材；(2) 东盟

华潮农资批发市场，距离公司 1KM，可采购各类食材。

2、购物娱乐：(1) 国际银座：距离公司 1KM（建议步行前往），可旧藏；(2) 昆

明富康城购物中心：距离公司 1KM，可看电影、购物、就餐及住宿等；(3) 世纪浩鸿

商业广场：距离公司 600M，可购物、就餐及住宿等。

3、公司附近骏信汽配城内有餐厅、便利商店、药店、便利店、银行等。

4、附近医院及诊所：

（1）昆明出口加工区社区卫生服务点（有社区诊所及药店）；

（2）昆明市经开区人民医院，距离公司 2.7KM。

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一、公司官网

公司在互联网上进行网站建设和形象宣传，以便访问者全面了解公司产品、招

商加盟、车主服务、商城及新闻中心。

公司官网链接：https://www.cl868.com

二、公司公众号

1、公众号简介：企业文化宣传、企业新闻及公司动态。

2、扫描下方二维码，即可添加公司相关公众号：彝福整体车居（公司商城、质

保及系统数据端口）、彝福农田（彝福品牌旗下品牌，供应云南深山的应季蔬菜、核

桃等绿色健康系列农副产品）。

（彝福整体车居） （彝福农田）

第七章 企业动态

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三、公司抖音号

打开抖音

搜索页扫一扫

彝福整体车居

抖音号：yfjkcj

92

四、广告发布注意事项

(一）广告内容应合法

1.法律规定

《中华人民共和国广告法》

“第八条 广告中对商品的性能、功能、产地、用途、质量、成分、价格、生产

者、有效期限、允诺等或者对服务的内容、提供者、形式、质量、价格、允诺等有

表示的，应当准确、清楚、明白。”

“第九条 广告不得有下列情形：

①使用或者变相使用中华人民共和国的国旗、国歌、国徽，军旗、军歌、徽；

②使用或者变相使用国家机关、国家机关工作人员的名义或者形象；

③使用“国家级”、“最高级”、“最佳”等用语；

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④损害国家的尊严或者利益，泄露国家秘密；

⑤妨碍社会安定，损害社会公共利益；

⑥危害人身、财产安全，泄露个人隐私

⑦妨碍社会公共秩序或者违背社会良好风尚；

⑧含有淫秽、色情、赌博、迷信、恐怖、暴力的内容；

⑨含有民族、种族、宗教、性别歧视的内容；

⑩妨碍环境、自然资源或者文化遗产保护；

⑪法律、行政法规规定禁止的其他情形。

第十一条 广告内容涉及的事项需要取得行政许可的，应当与许可的内容相符

合。

广告使用数据、统计资料、调查结果、文摘、引用语等引证内容的，应当真

实、准确，并表明出处。引证内容有适用范围和有效期限的，应当明确表示。

第十二条　广告中涉及专利产品或者专利方法的，应当标明专利号和专利种

类。

未取得专利权的，不得在广告中谎称取得专利权。

禁止使用未授予专利权的专利申请和已经终止、撤销、无效的专利作广告。

（二）违反的处罚规定

《中华人民共和国广告法》

第五十九条　有下列行为之一的，由市场监督管理部门责令停止发布广告，对

广告主处十万元以下的罚款：

（一）广告内容违反本法第八条规定的；

（二）广告引证内容违反本法第十一条规定的；

（三）涉及专利的广告违反本法第十二条规定的；

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（四）违反本法第十三条规定，广告贬低其他生产经营者的商品或者服务的。

第六十八条　广告主、广告经营者、广告发布者违反本法规定，有下列侵权行

为之一的，依法承担民事责任：

（一）在广告中损害未成年人或者残疾人的身心健康的；

（二）假冒他人专利的；

（三）贬低其他生产经营者的商品、服务的；

（四）在广告中未经同意使用他人名义或者形象的；

（五）其他侵犯他人合法民事权益的。

二、避免构成虚假广告

（一）法律规定

《中华人民共和国广告法》

第二十八条　广告以虚假或者引人误解的内容欺骗、误导消费者的，构成虚假

广告。

广告有下列情形之一的，为虚假广告：

（一）商品或者服务不存在的；

（二）商品的性能、功能、产地、用途、质量、规格、成分、价格、生产者、有

效期限、销售状况、曾获荣誉等信息，或者服务的内容、提供者、形式、质量、价

格、销售状况、曾获荣誉等信息，以及与商品或者服务有关的允诺等信息与实际情

况不符，对购买行为有实质性影响的；

（三）使用虚构、伪造或者无法验证的科研成果、统计资料、调查结果、文

摘、引用语等信息作证明材料的；

（四）虚构使用商品或者接受服务的效果的；

（五）以虚假或者引人误解的内容欺骗、误导消费者的其他情形。

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《中华人民共和国反不正当竞争法》

第八条 经营者不得对其商品的性能、功能、质量、销售状况、用户评价、曾获

荣誉等作虚假或者引人误解的商业宣传，欺骗、误导消费者。经营者不得通过组织

虚假交易等方式，帮助其他经营者进行虚假或者引人误解的商业宣传。

（二）违反的处罚规定

1、行政责任方面

《中华人民共和国广告法》第五十五条规定：“违反本法规定，发布虚假广告

的，由市场监督管理部门责令停止发布广告，责令广告主在相应范围内消除影响，

处广告费用三倍以上五倍以下的罚款，广告费用无法计算或者明显偏低的，处二十

万元以上一百万元以下的罚款；两年内有三次以上违法行为或者有其他严重情节

的，处广告费用五倍以上十倍以下的罚款，广告费用无法计算或者明显偏低的，处

一百万元以上二百万元以下的罚款，可以吊销营业执照，并由广告审查机关撤销广

告审查批准文件、一年内不受理其广告审查申请。”

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2、民事责任方面

消费者如认为自身权益因虚假宣传受损，可以要求广告主承担民事责任；广告

发布者、经营者不能提供广告主真实姓名、地址、有效联系方式的，应先行赔偿。

虚假宣传的行为在实践中通常被认定为欺诈，根据《消费者权益保护法》第五

十五条第一款规定：“经营者提供商品或者服务有欺诈行为的，应当按照消费者的

要求增加赔偿其受到的损失，增加赔偿的金额为消费者购买商品的价款或者接受服

务的费用的三倍；增加赔偿的金额不足五百元的，为五百元。法律另有规定的，依

照其规定。”

3、刑事责任方面

《中华人民共和国刑法》第二百二十二条规定：“广告主、广告经营者、广告

发布者违反国家规定，利用广告对商品或者服务作虚假宣传，情节严重的，处二年

以下有期徒刑或者拘役，并处或者单处罚金。”

（三）建议

企业广告所涉商品、服务应当是真实的。具体来说，应对商品的质量、功能等

商品属性，或所提供服务的内容、期限、形式等方面进行真实全面的宣传。宣传用

语应当准确，避免歧义而造成消费者对广告内容产生的不同的理解。如引用数据、

文献、名人言语等，要保证该等内容真实，做好“两个确认”，即确认内容出处，

和确认内容真实意思表示。

企业应在广告发布中控制宣传的尺度。企业应始终做到谨慎宣传，不能在宣传

中夸大、擅自承诺商品、服务的功效，更不能为达到博取流量的效果而采用容易引

起公众误解的宣传策略。此外，如广告涉及举办活动的，如活动的形式、内容、期

限等发生变化，应当及时做好公告，通知消费者，并做好消费者权益衔接工作。

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三、避免构成不正当竞争

（一）定义

通常是以捏造、散布虚假的事实等手段歪曲真实情况，对竞争对手的商品、服

务进行恶意诋毁，造成竞争对手商誉降低，影响其正常生产经营。

（二）法律规定

《中华人民共和国广告法》第十三条规定：“广告不得贬低其他生产经营者的

商品或者服务。”

《中华人民共和国反不正当竞争法》第十一条规定：“经营者不得编造、传播

虚假信息或者误导性信息，损害竞争对手的商业信誉、商品声誉。”

（三）违反的处罚规定

《中华人民共和国反不正当竞争法》第二十三条规定：“经营者违反本法第十

一条规定损害竞争对手商业信誉、商品声誉的，由监督检查部门责令停止违法行

为、消除影响，处十万元以上五十万元以下的罚款；情节严重的，处五十万元以上

三百万元以下的罚款。”

（四）建议

不正当竞争在实践中通常表现为对要宣传的商品服务与同类产品服务进行比

较，选择没有可比性的方面或设定不合理的比较前提，由此作出竞争对手提供的商

品服务不如自己的结论，进而彰显自己的优势。且该等宣传手段同样容易构成虚假

广告宣传。广告发布中应慎用与同类商品服务作比较的宣传方式和内容，不对同类

对手的商品服务进行任何评价，不贬低任何竞争对手或竞品。如以比较形式进行宣

传，则需避免明示或暗示比较商品服务的品牌。比较的过程中要做到客观、真实 ，

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