书

中国高等教育学会秘书学专业委员会专家审定

２１世纪高等院校秘书学专业系列教材

总主编 杨 锋 张同钦

秘 书 文 档 管 理 （第四版）

主 编 陈祖芬

副主编 贺 军 范明辉 任 越

编 委 （以姓氏笔画为序）

邓海涛 左福生 任 越 李 军

谷文波 张艳红 陈祖芬 范明辉

贺 军 谢诗艺

中国人民大学出版社

·北京·

图书在版编目 （犆犐犘）数据

秘书文档管理／陈祖芬主编． ４版． 北京：

中国人民大学出版社，２０２３．３

２１世纪高等院校秘书学专业系列教材

ＩＳＢＮ９７８７３００３１４９０７

Ⅰ．①秘… Ⅱ．①陈… Ⅲ．①文书档案 档案管理

高等学校 教材 Ⅳ．①Ｇ２７５．２

中国国家版本馆ＣＩＰ数据核字 （２０２３）第０３０６９６号

中国高等教育学会秘书学专业委员会专家审定

２１世纪高等院校秘书学专业系列教材

总主编 杨 锋 张同钦

秘书文档管理 （第四版）

主 编 陈祖芬

副主编 贺 军 范明辉 任 越

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出版发行 中国人民大学出版社

社 址 北京中关村大街３１号 邮政编码 １０００８０

电 话 ０１０ ６２５１１２４２ （总编室） ０１０ ６２５１１７７０ （质管部）

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经 销 新华书店

印 刷 北京宏伟双华印刷有限公司 版 次 ２０１１年８月第１版

规 格 １８５ｍｍ×２６０ｍｍ １６开本 ２０２３年３月第４版

印 张 １８．５ 印 次 ２０２３年３月第１次印刷

字 数 ４２１０００ 定 价 ４９．８０元

版权所有 侵权必究 印装差错 负责调换

２１世纪高等院校秘书学专业系列教材

编 委 会 名 单

总主编 杨 锋 张同钦

编 委 （按姓氏音序先后排列）

陈祖芬 邓海涛 范明辉 方尤瑜

何宝梅 金常德 吕国丽 马守君

沈河清 史玉峤 王金山 向 阳

杨 帆 杨 锋 杨珈玮 杨树森

杨献农 姚怀山 张同钦 赵爱华

总 序

自２０１１年这套 “２１世纪高等院校秘书学专业系列教材”问世以来，秘书学专业人才

培养宏观政策发生了重大变化，围绕办公厅 （室）工作以及与秘书工作密切关联的领域，

相关部门出台了一系列意在制度升级、管理提效的新制度和新要求。十余年间，为适应教

育教学等多方面需要，编委会以打造本领域精品教材为目标，对该系列教材持续进行更新

与扩容。

进入新世纪，特别是进入中国特色社会主义新时代以来，国际国内形势日益发生着迅

速而深刻的变化。党的二十大站在过去与未来的历史交汇点上，提出了一系列新论断、新

思想、新战略、新要求。社会各领域管理的现代化，是坚持新发展理念、全方位推进中国

式现代化的核心动力要素之一。在此背景下，我国各级各类社会组织的管理理念与管理方

式势必要不断地进行改进和发展。

秘书工作隶属于领导工作，秉承领导意图、围绕领导工作的需要而开展，以提高社会

组织整体管理效率为目的。秘书工作是各级各类社会组织管理系统中重要的辅助系统，是

完整的管理系统中不可或缺的有机组成部分。在前述背景下，对各社会组织负有参谋助手

职能的秘书机构和秘书人员，必将面临更多新的课题、更加紧迫的任务和更为严峻的挑

战。这对我国高等教育秘书学专业建设与发展提出了更新、更高的期望和要求。

２０世纪８０年代初，我国高等院校开始了成批培养现代秘书的专业教育。迄今为止，

秘书学专业教育在培养规模上有了长足发展，２０１２年９月１４日，教育部印发的 《普通高

等学校本科专业目录 （２０１２年）》，正式把 “秘书学”纳入其中，结束了秘书学专业挂靠

在公共管理、汉语言文学类专业之下的被动局面，开创了学科发展与人才培养的新纪元。

２０２０年版专业目录，又将秘书学由 Ｔ类特设专业正式归位，专业代码为０５０１０７Ｔ，进一

步规范了秘书学专业的学科归属，夯实了它应有的学科地位。

秘书文档管理 （第四版）

进入新时代，高等职业教育文秘专业发展更是突飞猛进。教育部２０２１版 《职业教育

专业目录》将 “文秘”专业更名为 “现代文秘”专业，人才培养目标与定位更加明晰。

教材是教学内容的知识载体，是教学活动的基本工具；教材建设是教学改革的重要体

现，是专业发展的重要支撑。所以，我们强调好的教材起码应具有现代性、先进性、代表

性。从总体上看，国内秘书专业的教材建设２０余年来处在一个高速发展的过程之中，这

为普通高校秘书学专业本科教育的具体实施提供了十分重要的保障。但从严格意义上来

说，制约普通高校秘书本科教育发展的教材问题此前长期存在。２０００年前后，全国高等

教育自学考试指导委员会组织编写了第一套全国统编秘书学本科教材，秘书学界前辈学者

常崇宜、张清明、饶士奇、董继超等多位教授为秘书学学科体系建设和课程规范做了大量

建设性的工作，使专业教材建设达到了一个新的高度。但这套教材系结合自学考试特点编

写的，不太适宜普通高校选用，同时也存在教材选用制度方面的限制。２００４年至２００６年

间，由秘书学学者杨锋和张同钦两位一线专业负责人牵头，组织全国开设秘书学本科专业

多年的十所院校，历时三年，编写了 “现代秘书学系列教材”（暨南大学出版社出版）。该

系列教材对秘书学学科有着以下贡献：一是第一次打破了同类教材编写各自为战或小范围

区域合作的局面。二是通过编写教材，在秘书学专业课程体系及秘书学专业核心课程体系

的梳理方面进行了关键性探索，在学科理论建设和课程规范方面，较好地解决了秘书学基

础理论对秘书实务的引领以及二者作为各自独立范畴的教材的剥离的问题；同时基于秘书

工作中文书档案工作前后密切关联的实际，基于文档管理一体化的理念，在课程设计上解

决了秘书文档管理与秘书实用写作的相对独立的问题。三是这套教材作为当时唯一系列性

的普通高等院校秘书学本科教材，在２０１１年申报秘书学本科专业进 “目录”时发挥了重

要作用。从教材的使用范围和大量的信息反馈来看，该系列教材赢得了同行专家尤其是一

线教师的广泛赞誉。

为适应高等教育秘书学本科专业的发展需要，适应社会对高层次秘书人才的需要，

２０１１年，我们对暨南大学出版社版教材做了重新修订和升级，由中国人民大学出版社出

版了 “２１世纪高等院校秘书学专业系列教材”，先期出版了 《秘书学概论》 《秘书实务》

《秘书实用写作》《秘书文档管理》《秘书礼仪》。参与该系列教材编写的专家学者来自广州

大学、河南财经政法大学、陕西师范大学、上海大学、广东外语外贸大学、莆田学院、华

北科技学院、重庆师范大学、广西财经学院、内蒙古财经学院 （现内蒙古财经大学）等院

校 （排名不分先后）。此外，延安大学的姚怀山、绍兴文理学院的何宝梅等秘书界学者为

这套教材的编写提供了重要的意见和建议。

２０１３年暑期，编委会策划和研讨了 《会议管理》《新编中国秘书史》等核心课程教材

的编写方案，这两部教材也分别于２０１５年、２０１８年相继出版。

十余年来，先期出版的几部教材已修订至第三或第四版；陆续加入该系列教材编写团

队的还有安徽师范大学、信阳师范学院、广东生态工程职业学院、广东科学技术职业学

院、深圳信息职业技术学院、辽宁装备制造职业技术学院等院校的专家学者及骨干教师。

从２００４年深圳小梅沙中国高等教育学会秘书学专业委员会年会上发起研讨到组织编

写出版，围绕该系列教材的工作到２０２２年已历时１８年，我们始终为建设和发展秘书学专

业教育不懈努力着，力求忠诚地做一个秘书学科的守望者。为确保系列教材的质量，在组

２

总 序

织与编写上我们始终坚守以下三点：

一是注重参与院校的专业办学历史。上述十余所院校大都有长期开办秘书学专业的历

史，像上海大学、陕西师范大学、广州大学、河南财经政法大学、安徽师范大学、广东科

学技术职业学院等院校，专业办学历史都在２０到３０年以上，上海大学更是国内开办秘书

学类专业的先行者。

二是注重参编者的专业教学经历和前期科研成果的积累。

三是注重吸纳秘书学学科研究的最新成果，强调采用与秘书工作相关的最新的法律法

规，强调理论阐述与秘书工作实践的结合，强调课程体系意识。

该系列教材的编写与出版是秘书学专业领域一次重要的探索，是国内秘书学界的一次

成功的合作。由于水平所限，不足之处在所难免，敬请同行专家和广大读者批评指正。

编委会

２０２２年１１月

３

第四版修订说明

《秘书文档管理》第三版出版至今已逾三年，仍然一如既往得到了广大读者的欢迎。

三年来，我国的档案事业发生了不少新的发展变化，为了适应这种变化，我们在２０２２年

暑期启动了本书第四版的修订工作。本次修订的侧重点有两个方面：一是全面衔接２０２０

年版的 《中华人民共和国档案法》和近三年出台的重要相关法规标准，进一步规范相关表

述，补充相关教学内容；二是在 “学习目标”“想一想”“知识链接”“拓展阅读”“案例”

“小贴士”等小板块和 “思考与实训”中有意识地增加思政元素或素材，教师在课堂教学

时可以潜移默化地进行引导。

第四版修订分工是：陈祖芬负责全书审稿统稿并修订前言、第一章和附录，范明辉负

责修订第二章，贺军负责修订第三章和第四章，邓海涛负责修订第五章，任越负责修订第

六章，谢诗艺负责修订第七章，谷文波负责修订第八章，李军负责修订第九章。

感谢中国人民大学出版社的岳娜女士为本书的修订付出了辛勤劳动！尽管我们尽可能

认真地完成了修订工作，但仍可能有诸多不足，敬请读者批评指正，以便我们今后进一步

完善。

编者

２０２２年１０月３０日

前 言

文书与档案是对人类各种社会活动的重要记录，对各类组织的正常运转起着至关重要

的作用，也是秘书人员重要的工作对象，文书工作和档案工作相应地就成为秘书人员的重

要职责。

在我国早期的秘书专业课程体系中， “文书学”和 “档案管理学”是单独设置的。当

时，文书学既是一门应用性的学科，也是秘书专业的一门课程，主要以文书现象和文书工

作规律为研究对象，其中发文办理中的草拟环节涉及文书写作，文书写作类课程又是秘书

专业重要的必修课，因此，各校都把文书写作课从文书学中剥离出来，这样文书学的授课

内容就会相对减少。档案管理学则是以档案管理活动为研究对象的学科，原本是档案学中

最基本的学科①，当作为一门课程被列入秘书专业课程体系后，就显得涉及面过大，尤其

是其中关于档案馆工作的内容对于秘书专业学生来说不免有些多余。

在这种情况下，高校秘书学界开始进行课程改革。由于意识到文书与档案的密切关

系，学界试图将文书学与档案管理学合并为一门课程。从学科的角度来看，长期以来秘书

学界对秘书学和文书学、档案学、档案管理学的相互关系，一直没有定论：有的学者认为

它们是并列关系，有的学者认为它们之间有包含关系，有的学者认为它们之间有交叉关

系。随着社会的发展和秘书、文书、档案工作的发展，这一问题仍有继续讨论的空间。然

而，从课程的角度来看，学者们的观点则是基本一致的，将文书学与档案管理学合为一体

设置课程已成为大多数院校秘书专业的通行做法。于是，一门专门针对秘书专业开设的文

书档案管理类课程不仅诞生了，还成为我国各院校本、专科秘书专业必修的核心课程。各

校都根据自己的理解为其命名：有的高校称 “文书档案学”，有的高校称 “文书与档案管

理”，有的高校称 “文档管理”，有的高校还把资料工作或信息工作纳入其中，称 “资料与

文书档案管理”或 “信息、文书与档案管理”。这些做法既体现了秘书专业培养目标的要

求，又体现了秘书专业自身的特点和办学特色，还体现了现代教学精简优化、课程规格小

型化的趋向。总之，“秘书文档管理”已经成为秘书专业课程体系的重要组成部分。

在这种背景下，适应秘书专业教学需要的高职高专层次的教材层出不穷。其中不乏上

乘之作，突出了高职高专理论教学的 “必需”“够用”原则要求，强调了技能学习。然而，

遗憾的是，市面上专门针对本科层次秘书专业的文书、档案管理类教材却不多见。本教材

就是在这样的情况下产生的。已有的同类教材大多名曰 “文书档案管理” “文书与档案管

理”“文书工作与档案工作”或 “秘书文档管理”。为了强调秘书专业特点，本教材沿用了

通行的名称——— “秘书文档管理”，遵守了本专业默认的规则。

本教材的编写者都是长期承担本科层次秘书专业文书档案教学与科研的中青年骨干教

师，既有秘书专业视野，又有文书、档案专业功底，还了解新一代学生的特点。因此，本

① 胡鸿杰．化腐朽为神奇：中国档案学评析．上海：上海世界图书出版公司，２０１０：８５．

秘书文档管理 （第四版）

教材的写作内容、写作规范、写作风格均有可圈可点之处。教材除了涵盖对文书、档案管

理理论与技能的基本要求之外，还将在启发思考和拓展能力方面有所突破，并做到既实用

活泼又启迪思维。与同类教材相比，本教材的主要优点如下：

一是内容更有针对性。本教材专门针对秘书专业学生而编，仅选取一线秘书人员最常

用的知识点和能力点展开。本教材主要从党政机关、企事业单位办公室或档案室的角度进

行指导，尽量省略档案馆档案管理内容。

二是结构更加合理。本教材的结构更多地体现了秘书的文档工作，并做到循序渐进，

强调从秘书人员的角度讲授文书档案管理知识技能，总体上按文书档案管理的流程组织章

节内容，实现了文书工作与档案管理的无缝衔接，避免了以往同类教材中专属秘书工作职

责的文档工作任务不够突出，文书工作与档案管理的内容要么完全按上、下编剥离，要么

生硬地衔接在一起等问题。本教材将使读者更容易理清思路，能更有效地指导工作。

三是内容更为实用。教材中融入了大量秘书工作的最新实践成果。本教材的案例都是

从秘书工作第一线得来的，有不少原创性的案例，意在增强读者的实践意识。

四是形式更为活泼。本教材借鉴国内外教材的最新表现形式，克服传统教材形式呆板

的缺点，通过穿插 “关键词点击”“小贴士” “知识链接” “案例” “想一想” “拓展阅读”

等活泼实用的信息标签吸引读者。希望本教材所营造的轻松愉快的氛围能感染读者。

五是问题更具启发性。本教材主要针对秘书专业本科生，要求学生在掌握基本技能的

前提下，能对一些重要问题进行思考。书中的 “想一想”和 “拓展阅读”等板块均是这一

精神的体现。

六是语言更为规范。秘书文档管理工作需要从业人员有较高的文字能力，本教材的编

写者在行文中将率先示范，力求做到语言规范、无误。

本教材主要讲授文书、档案现象以及文书档案工作的规律，重点在于解决如何实现科

学的文档管理以更好地服务于各级各类组织这一问题。今天秘书工作中所涉及的文档管理

活动与各种各样的信息管理活动一样，在组织中起着前所未有的重要作用。文书与档案在

以前分离的基础上又开始出现融合的趋势。文件生命周期理论有了新的发展，文件连续体

理论大行其道，后保管时代已经到来。这门课程的学科交叉视角越发凸显，需要传授的新

理念和新知识也越来越多。本教材的编写理念和思路是：基于现代秘书工作环境，在对文

档管理工作进行概述的前提下，全面阐释文书档案工作的工作流程，实现文档管理的无缝

衔接；然后，就当前文档管理工作中的新问题进行专门探讨；考虑到不少企业秘书身兼数

职，本教材也将同时探讨少数常用的专门档案的特殊管理问题。有些问题，学界存在着许

多不同的学术观点与争论，本书作为教材，将不对这些展开叙述，尽量提供成熟、客观和

中肯的知识内容。

本教材主要面向秘书、档案专业本科生，也可作为广大高职高专学生、秘书及档案工

作人员的参考书，还可以作为秘书岗前培训教材。在使用本教材时，编者有两点建议：一

是任课老师可以在保持知识体系完整的同时，考虑秘书专业学生系统学习及实训的需要，

并兼顾学有余力的学生的后续自学需要。各校可以根据教学时间和实际需要进行详略取

舍，例如第八章和第九章就可以作为选讲章节。二是普通秘书人员既可以将本教材作为工

作指导用书，又可以对本教材中未尽的问题提出进一步的见解，并与我们交流。

２

前 言

本书编写者的分工如下：陈祖芬负责全书章节、体例设计及审稿和统稿工作，并负责

了前言、第一章、附录的编写和部分章节内容的充实，范明辉参与了本书的策划并负责编

写第二章和部分审稿工作，贺军负责编写第三章、第四章和部分审稿工作，邓海涛负责编

写第五章，任越负责编写第六章和部分审稿工作，张艳红负责编写第七章，谷文波负责编

写第八章，左福生负责编写第九章。

在撰写过程中，我们参考借鉴了同行的研究成果和文献资料，走访了一线文书、档案

管理人员；中国人民大学出版社的策划编辑翟江虹、黄海飞和责任编辑徐德霞为编审本书

付出了辛勤劳动。在此对他们表示感谢。

尽管编写者尽己所能、负责任地完成了本书的编写，但受水平所限，教材中仍错漏难

免，观点有时也不免带有主观色彩，恳请读者批评指正，以便我们进一步修订完善。我们

期待您的反馈与建议。

主编电子邮箱：ｓｅａｓｔｏｎｅ８９＠１６３．ｃｏｍ。

２０１４年５月

３

目 录

第一章 文档与文档工作概述 ……………………………………………………………… （１）

第一节 文书与文书工作 ……………………………………………………………… （２）

一、文书的概念 …………………………………………………………………… （２）

二、文书的作用 …………………………………………………………………… （５）

三、文书的种类 …………………………………………………………………… （６）

四、文书的稿本 …………………………………………………………………… （６）

五、文书工作概述 ………………………………………………………………… （７）

六、文书工作的组织与管理 ……………………………………………………… （８）

第二节 档案与档案工作 …………………………………………………………… （１０）

一、档案的概念 ………………………………………………………………… （１０）

二、档案的价值 ………………………………………………………………… （１３）

三、档案的作用 ………………………………………………………………… （１４）

四、档案的种类 ………………………………………………………………… （１５）

五、档案工作概述 ……………………………………………………………… （１６）

六、档案工作的组织与管理 …………………………………………………… （１７）

第三节 关系辨析：文书与档案 …………………………………………………… （２２）

一、文书与档案的关系 ………………………………………………………… （２２）

二、文书工作与档案工作的关系 ……………………………………………… （２３）

第二章 文书处理 ………………………………………………………………………… （２６）

第一节 行文制度 …………………………………………………………………… （２７）

秘书文档管理 （第四版）

一、行文关系与行文方向 ……………………………………………………… （２７）

二、行文方式与行文规则 ……………………………………………………… （２８）

第二节 文书办理 …………………………………………………………………… （３４）

一、文书办理流程 ……………………………………………………………… （３４）

二、文书办理的方法和要求 …………………………………………………… （３６）

第三节 文书管理 …………………………………………………………………… （５６）

一、文书管理职责 ……………………………………………………………… （５６）

二、文书管理原则 ……………………………………………………………… （５７）

三、文书管理制度 ……………………………………………………………… （５８）

四、文书管理方法 ……………………………………………………………… （５９）

五、内部文件管理 ……………………………………………………………… （６３）

第三章 文件的整理与归档 ……………………………………………………………… （６６）

第一节 文件整理与归档工作概述 ………………………………………………… （６７）

一、文件整理与归档的概念和内容 …………………………………………… （６７）

二、文件整理与归档工作的意义 ……………………………………………… （６７）

三、文件整理工作的原则 ……………………………………………………… （６８）

第二节 文件整理归档的范围 ……………………………………………………… （６９）

一、机关文件整理归档的范围 ………………………………………………… （６９）

二、企业文件整理归档的范围 ………………………………………………… （７２）

第三节 文件的分类 ………………………………………………………………… （７３）

一、文件分类概述 ……………………………………………………………… （７４）

二、分类的一般方法 …………………………………………………………… （７５）

三、复式分类法的选择 ………………………………………………………… （７８）

四、分类方案的编制 …………………………………………………………… （７９）

第四节 归档文件的整理 …………………………………………………………… （８２）

一、《归档文件整理规则》概述 ………………………………………………… （８２）

二、归档文件整理的方法与步骤 ……………………………………………… （８３）

第五节 单位内项目文件的整理 …………………………………………………… （１０１）

一、项目文件整理的特点 ……………………………………………………… （１０１）

二、建设项目文件的整理 ……………………………………………………… （１０３）

三、大型活动项目文件的整理 ………………………………………………… （１０７）

四、科研项目文件的整理 ……………………………………………………… （１０９）

第六节 单位内文件的归档 ………………………………………………………… （１１２）

一、归档的概念 ………………………………………………………………… （１１２）

二、建立健全归档制度的必要性和意义 ……………………………………… （１１２）

三、归档制度的内容 …………………………………………………………… （１１３）

四、档案室对文件归档的组织工作 …………………………………………… （１１５）

２

目 录

第四章 档案的收集与整理 ……………………………………………………………… （１１９）

第一节 档案的收集 ………………………………………………………………… （１１９）

一、档案收集的含义 …………………………………………………………… （１１９）

二、档案收集工作的内容 ……………………………………………………… （１２０）

三、档案收集工作的意义 ……………………………………………………… （１２２）

第二节 档案的整理 ………………………………………………………………… （１２４）

一、档案整理的概念和范围 …………………………………………………… （１２５）

二、全宗 ………………………………………………………………………… （１２５）

三、案卷排列 …………………………………………………………………… （１３０）

第五章 档案的鉴定与保管 ……………………………………………………………… （１３８）

第一节 档案的鉴定 ………………………………………………………………… （１３８）

一、档案鉴定的原则和标准 …………………………………………………… （１３９）

二、现行单位档案鉴定工作的组织 …………………………………………… （１４４）

三、档案的销毁 ………………………………………………………………… （１４５）

第二节 档案的保管 ………………………………………………………………… （１４６）

一、档案保管概述 ……………………………………………………………… （１４６）

二、档案保管工作的任务和基本原则 ………………………………………… （１４８）

三、档案库房的管理 …………………………………………………………… （１４９）

四、档案的安全保护 …………………………………………………………… （１５４）

第六章 档案的检索、编研与提供利用 ………………………………………………… （１５９）

第一节 档案的检索 ………………………………………………………………… （１６０）

一、档案检索工作的一般过程 ………………………………………………… （１６０）

二、档案的著录 ………………………………………………………………… （１６３）

三、档案检索工具的分类与介绍 ……………………………………………… （１６６）

第二节 档案的编研 ………………………………………………………………… （１７０）

一、大事记 ……………………………………………………………………… （１７１）

二、组织沿革 …………………………………………………………………… （１７４）

三、档案文件汇编 ……………………………………………………………… （１７７）

四、会议简介 …………………………………………………………………… （１７９）

五、科技成果汇编 ……………………………………………………………… （１８０）

六、企业年鉴 …………………………………………………………………… （１８２）

七、员工手册 …………………………………………………………………… （１８４）

第三节 档案的利用服务 …………………………………………………………… （１８８）

一、提供阅览服务 ……………………………………………………………… （１８８）

二、档案外借服务 ……………………………………………………………… （１９０）

三、制发档案复制件 …………………………………………………………… （１９３）

四、举办展览 …………………………………………………………………… （１９５）

３

秘书文档管理 （第四版）

五、制发档案证明 ……………………………………………………………… （１９８）

六、咨询服务 …………………………………………………………………… （１９９）

七、档案网络服务 ……………………………………………………………… （２０２）

第七章 文书档案管理现代化 …………………………………………………………… （２１０）

第一节 文档一体化概述 …………………………………………………………… （２１１）

一、文档一体化的意义 ………………………………………………………… （２１１）

二、实现文档一体化的前提 …………………………………………………… （２１２）

三、文档一体化的理论依据与技术支持 ……………………………………… （２１３）

第二节 文档管理系统简介 ………………………………………………………… （２１７）

一、文档管理系统的目标 ……………………………………………………… （２１９）

二、文档管理系统的功能与特点 ……………………………………………… （２１９）

三、文档管理系统的模块设计 ………………………………………………… （２２０）

四、文档管理系统的基本使用方法 …………………………………………… （２２０）

第三节 电子文件管理 ……………………………………………………………… （２２６）

一、电子文件生成阶段的管理 ………………………………………………… （２２６）

二、电子文件的采集 …………………………………………………………… （２２７）

三、电子文件的传送 …………………………………………………………… （２２９）

四、电子文件的鉴定 …………………………………………………………… （２３０）

五、电子文件的最终处置 ……………………………………………………… （２３２）

六、大数据时代的电子文件管理 ……………………………………………… （２３４）

第八章 声像档案管理概要 ……………………………………………………………… （２４１）

第一节 照片档案管理概要 ………………………………………………………… （２４２）

一、照片档案的构成与种类 …………………………………………………… （２４２）

二、照片档案的管理流程 ……………………………………………………… （２４３）

第二节 数码照片档案管理概要 …………………………………………………… （２４７）

一、数码照片的立卷归档 ……………………………………………………… （２４７）

二、数码照片的整理和保管 …………………………………………………… （２４８）

三、数码照片的利用 …………………………………………………………… （２４９）

第三节 光盘档案管理概要 ………………………………………………………… （２４９）

一、光盘档案的记录原理与种类 ……………………………………………… （２５０）

二、光盘档案的管理流程 ……………………………………………………… （２５０）

第九章 专门档案管理概要 ……………………………………………………………… （２５４）

第一节 人事档案管理概要 ………………………………………………………… （２５５）

一、人事档案概述 ……………………………………………………………… （２５５）

二、人事档案的文件材料收集 ………………………………………………… （２５６）

三、人事档案的文件材料鉴别 ………………………………………………… （２５７）

四、人事档案的整理 …………………………………………………………… （２５８）

４

目 录

五、人事档案的保管 …………………………………………………………… （２６０）

六、人事档案的利用 …………………………………………………………… （２６１）

七、人事档案的转递 …………………………………………………………… （２６２）

第二节 会计档案管理概要 ………………………………………………………… （２６３）

一、会计档案概述 ……………………………………………………………… （２６３）

二、会计档案的归档范围 ……………………………………………………… （２６４）

三、会计档案的整理立卷 ……………………………………………………… （２６４）

四、电子会计资料的管理要求 ………………………………………………… （２６５）

五、会计档案的保管 …………………………………………………………… （２６６）

六、会计档案的归档与移交 …………………………………………………… （２６８）

七、会计档案的借阅 …………………………………………………………… （２６９）

八、会计档案的鉴定与销毁 …………………………………………………… （２６９）

参考文献 …………………………………………………………………………………… （２７１）

附录１ 重要法规及规范性文件目录 …………………………………………………… （２７２）

附录２ 重要标准目录 …………………………………………………………………… （２７３）

５

书

第一章

文档与文档工作概述

【学习目标】

掌握文书的概念、作用与种类；辨明文书的稿本；了解文书工作的组织形式、文

书工作的领导体制、文书工作的原则；掌握档案的概念，档案的价值、作用与种类，

档案工作的含义，档案工作的基本原则、档案事业管理体制、档案工作机构；明确文

书与档案的关系、文书工作与档案工作的关系；强化秘书人员的文档管理职能认知，

树立责任意识和效率意识。

【关键词点击】

文书 公文 文件 定稿 正本 副本 文书工作 档案 档案工作的基本原则

档案事业管理体制 档案室

文字的出现使人类通过文字来记录各种社会活动成为可能。人们为了提高工作效

率，开始使用各种文书实现对公私事务的管理或处理；事情处理结束后，人们还希望能

为活动留下记忆，就把这些文书作为重要的历史记忆归档保存，以备后用。人们也将用

这些档案资古鉴今、开创未来。这就是文档及文档工作最基本的作用和工作流程。随着

时代的发展，文档工作开始专门化，成为一名秘书人员的重要职责。

秘书文档管理 （第四版）

第一节 文书与文书工作

一、文书的概念

文书是人类在社会实践中为适应管理需要而选择的管理工具之一，文字的出现是文书

出现的前提条件，而国家治理的需要是文件由信息记载工具向管理工具转变的重要条件。①

（一）“文书”一词的由来与演化

人类社会自从有文字以来，就产生了文书，而 “文书”“公文”“文件”等词语则出现

得相对较晚，但距今也有２０００多年了。西汉著名史学家、文学家司马迁在其所著的 《史

记》中，曾多次提到 “文书”一词。《史记·酷吏列传》写道：“数从中文书事有可以伤汤

者，不能为地。”

在我国古代，“文书”一词有四种含义。第一种是指诗书古籍，包括古代的一切书籍，

如 《尚书》《论语》《春秋》等，统称为文书。司马迁的 《史记·秦始皇本纪》中说秦始皇

“禁文书而酷刑法”，这里的 “文书”显然是指秦始皇焚书坑儒当中的一切书籍。第二种是

指公文案卷。东汉班固的 《汉书·刑法志》中说 “文书盈于几阁，典者不能遍睹”，这里

的 “文书”是指封建朝廷的公文及有关刑事、法律的案卷，这个概念与今天所说的 “文

书”大体相近。第三种是指一种契约形式。白居易 《卖炭翁》诗云 “手把文书口称敕，回

车叱牛牵向北”，这里的 “文书”是指条据契约。第四种是指文章与书法的合称。宋代诗

人张潞曾有诗云：“两朝功罪乾坤定，二子文书日月光。”这里的 “二子文书”是指唐代元

结撰稿、大书法家颜真卿书写的 《中兴颂》，那么， “文”即指元结撰写的文章， “书”就

是颜真卿书写的书法了。这是一种特殊的简化性组合，不属于通常使用的文书概念。

在 “文书”一词的基础上，我国古代还出现了与 “文书”相关的 “公文” “文件”等

词语。 《后汉书·刘陶传》有 “但更相告语，莫肯公文”的记载，说明这时开始出现了

“公文”一词。“文件”一词最早见于清末 《内阁属官官制》“掌本阁公牍文件”的记载。

到了现代，“文书”一词演进成两种含义。第一种是指物，即指人们在社会实践中为

了记载、凭证、公布和传递的需要，以文字形式在一定书写材料上表达思想意图的一种书

面记录。第二种是指人，是对各级各类组织中管理文字材料的工作人员的特定称谓。如有

些单位设有 “文书”一职，通常将任职者称作 “某某文书”，这是由文书的本义衍生而来

的。前者是文书的一般含义，是社会上通用的普遍的概念；后者只是特殊的含义，在特定

的范畴中运用。本教材取前者之义。文书包括私人文书和公务文书。私人文书指个人或家

庭在生活中形成和使用的文书，如稿件、日记、证书等；公务文书，又简称公文，是指国

２

① 倪丽娟．文书学．北京：高等教育出版社，２０１０：１４．

第一章 文档与文档工作概述

家机关、企事业单位、社会团体在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文字材

料，是贯彻政策、发布法规、商洽工作、汇报情况、交流经验的重要工具。

拓展阅读

小识古代公文

我国奴隶社会和封建社会绵延四千余年，政府公文不仅数量巨大，而且形式丰富

多样。

从公文制成的材料看，殷商王朝的卜辞刻在龟甲兽骨上，商周的铭文铸刻在青铜器

上，秦汉时使用最多的是竹简和缣帛，东汉以后有了纸张，公文书写材料逐渐用纸张替

代。一些特殊的文书还用金、铁制成，如武则天祭嵩山的金简文书，宋、明颁发给勋贵的

铁券诰命等。

从书写公文的文字看，唐宋以后楷书是公文书写的主要形式。有些公文对文字有特别

的要求，如一般用于封赠的公文以篆书书写，用于罢免大臣的公文以隶书书写。有些朝代

还规定不得用行书、草书书写国家正式公文。

至于公文的种类更是名目繁多，主要有：

典、谟、训、诰、誓、命。它们是保存在 《尚书》里的我国上古时期的公文名称。典

指国家的法典、法规；谟是谋的意思，指规划一类的文书；训是训示、训令；诰是告示、

布告；誓是誓言、誓词，相当于后来的檄文；命是常见的命令文书。

制、诏、策 （册）、戒、敕、旨、谕。它们是封建皇帝在政务活动中颁发的各种公文

的名称。制书是皇帝颁布重大制度时所用的文书；诏书多用于对官僚的训示、答复臣僚的

上奏、皇帝即位的布告；策书是用于封赠或罢免大臣的命令性文书；戒书是皇帝对臣下进

行训诫所用的文书；日常政务活动中所用的命令性文书称敕书，即民间所称的 “圣旨”，

明代则称敕谕。

奏、章、表、议。它们是文武百官向皇帝上奏的文书形式。奏是封建时代官僚向皇帝

言事的主要公文形式；章多用于庆典时向皇帝致歌，官员就任新职，依例须撰写谢章感

恩，同类的公文还有表、笺；议是臣僚向皇帝表达不同意见的文书。

启、移、谘、关、札、状、檄、露布。它们是政府衙署相互往来或个人与官署交往的

文书。启是官府往来的书信或下级给上级个人的书信；移是同级衙署互相送达的文书；谘

是两个衙署相互商量事情的文书；关是此衙署通知彼衙署有关事情的文书；札是上级官员

给属员的文书；状是百姓向官府申诉的文书；檄与露布是指军事行动中的讨伐性文书。

我国古代各种不同类型和名称的文书之间有着继承和沿革的关系，文书种类繁多，反

映了国家政治事务的复杂多样。①

（二）文书、公文、文件含义的联系与区别

同 “文书”这个概念相联系并经常交错使用的还有 “公文”“文件”两个概念。

３

① 我国古代公文种类．语文报 （大学人文版），２００９ （１）．

秘书文档管理 （第四版）

文书和公文、文件三者的相同点是：在内容上都反映社会活动，在文字表达上都具有

一定的体式。它们的区别则主要源于词语的产生历史与约定俗成的使用惯例。

它们之间的明显的不同有：

“文书”是包括文件、公务文书和私人文书在内的各种文字材料的总称，是个集合体，

而不是指个别的、具体的文字材料。因此，一般称 “文书材料”“文书档案”，而不习惯称

“这份文书”。

“公文”，即公务文书，是文书中的一大类别，是文书中除私人文书之外的所有文字材

料的通称。因此，“公文”的概念外延比 “文书”窄。

“文件”的含义则更为复杂。“文件”一词在我国出现较晚。清朝末期，外交文书不断

提到 “往来文件”“交涉文件”；民国时期，文件的叫法才开始普及。 《公文大辞典》中对

文件的界定有三种：一是通常所说的文件，专指各级党政机关、社会团体、部队、企事业

单位制发的具有固定格式和版头的正式公文。如命令、指令、指示、决议等，即公务文

书，简称公文。根据文头中的文件名称是否套用红色，通常称为 “红头文件” “白头文

件”。“红头文件”比较庄重，有权威性，如中共中央文件、国务院文件。二是泛指一切由

法人制作，受法律承认和保护，具有凭证作用的文书。如私人契约、遗嘱也可称为 “私人

文件”。三是由一个团体、机构、组织或个人在履行其法律义务时，或在各种具体事务活

动中，形成或收到和保管的各种载体形式的记录信息，包括各种文书、图表、图纸、照

片、影片、录音、录像等，不但有文字材料，还包括非文字材料。① 文件管理国际标准

ＩＳＯ１５４８９ （２００１年）将文件界定为 “机构或个人在履行其法定义务或业务事务活动过程

中形成、收到并保管的作为证据和信息的记录”②。

至于那些信函、会议记录等文字材料，一般不称为文件，多称公文或文书。在日常工

作中，“文书”一词常与 “文件” “公文”通用。人们习惯把历史上形成的文件称为 “文

书”，而当代形成的一般称为 “文件”，如 “电子文件”。从某种意义上说，图１ １可以反

映三者的关系。

图１ １ 文书、公文、文件的关系

（资料来源：汪溢，张桂杰．秘书文档管理．大连：大连理工大学出版社，２００８：５．）

４

①

②

刘运国，梁式朋．公文大辞典．成都：电子科技大学出版社，１９９２：９．

文件管理国际标准ＩＳＯ１５４８９．安小米，焦红艳，译．城建档案，２０１２ （２）．

第一章 文档与文档工作概述

想一想

以下称谓哪些符合人们的使用惯例，哪些不符合？

“历史文书”“中央文书”“省委文书”“中央一号文件”“上报公文”

二、文书的作用

这里主要探讨公务文书的作用。文书历来是社会正常运转所不可缺少的工具。总体来

讲，文书是一种管理工具，它可对公务活动进行有效组织和控制管理。具体而言，其作用

主要有以下几个方面。

（一）指导作用

上级机关需要通过制发公务文书来传达党和国家的各项路线、方针、政策，传达各级

领导机关及本机关的意见和决策，对下级机关的工作进行具体的部署和指导。这些文书有

的带有一定的指令性，必须坚决照办；有的则仅为基本原则的指导，有一定的灵活性。这

种作用不仅体现在国家各级行政机关之间，也体现在其他社会组织内部以及某些相关联的

社会组织之间。

（二）规范作用

国家行政机关公务文书是国家行政管理的工具。国家在对社会行为进行规范时，要以

法律法规的形式体现。各种法律法规都是以公务文书的形式制定和发布的，这些法规性文

件一经发布，便成为人们的社会行为规范，人们必须坚决遵照执行。

（三）联系作用

各类社会组织之间、社会组织和个人之间，经常需要进行往来和沟通。如：向上级领

导机关请示事项、报告工作、报送各种报表材料，向下级机关通报情况、布置工作，向平

行机关商洽事宜和联系工作等。文书的联系、沟通作用，比面谈、电话、电报等具有更多

优越性，当今社会无论现代通信事业怎样发达，文书作为机关单位之间联系、沟通的一种

重要工具，总是不可缺少的。

（四）记载凭证作用

有一些文书，如纪要、会议记录、大事记、电话记录、各种登记等，主要是把有关

公务活动的内容记载下来，其作用主要表现为记载作用；还有一些文书，如合同、协

议、契约、介绍信、证明信以及各种证书等，主要用来证实彼此许诺承担的责任和义

务，或者用以证明团体和个人的身份、资格以及赋予的工作任务等，其作用主要表现

为凭证作用。这两 类 文 书 的 记 载 凭 证 作 用 是 主 要 的，其 他 的 作 用 则 是 次 要 的、从

属的。

以上几方面是文书的一般作用，并不是某份具体的文件或公文都具有这些作用，它们

可能涉及其中一两个方面或几个方面。在所涉及的各方面作用当中，有的是主导的，有的

则是次要的。正确认识文书的作用，有助于更加自觉、有效地制发文书。

５

秘书文档管理 （第四版）

想一想

你是怎么认识文书的规范作用的？在大学里，你会如何培养自己的规范行文的好习惯？

三、文书的种类

为适应各种管理需求，形成了不同种类的文书。文书的种类繁杂，区分不同的文书种

类，有助于准确、恰当地使用文书，把握不同种类文书的撰写、处理和处置要求，使管理

工作更为高效。按照不同的分类标准，可以把文书 （下文根据日常习惯采用 “文件”一词

表示文书）分为不同的种类。

按照文件载体的不同，可以把文件划分为纸质文件、感光介质文件、磁介质文件以及

电子文件等；按照内容性质的不同，可以把文件划分为规范类文件、领导指导类文件、报

请类文件、知照类文件、契约类文件和会议文件等；按照文件内容涉密程度的不同，可以

把文件划分为绝密、机密、秘密、内部、限国内公开和对外公开等不同等级；按照行文方

向的不同，可以把文件划分为上行文、平行文和下行文；按照文件处理时限的不同，可以

把文件划分为平件、急件和特急件；按照文件来源的不同，可以把文件划分为收文、发文

和内部文件；按照文件处理方式的不同，可以把文件划分为阅知件 （阅件）和阅办件 （办

件）；按照文件形成者和使用范围的不同，可以把文件划分为公务文件和私人文书。

除了以上几种划分标准外，文件还可以按照其他标准作有意义的分类，文件的使用对

象可以根据自己工作的需要作必要的分类。

大千世界纷繁复杂，有些文书难以截然分清公私。一般来说，三类私人文书可以

视为公文：一是领导人个人署名的信件；二是一般工作人员以公务身份制作的信件，

如学校老师给学生或家长的信件、出版社编辑给书稿作者的信件，通常是前者代表校

方或社方对后者的要求或许诺；三是私人之间的条据，因其在诉讼中可以起到证据作

用，所以亦可视为公文。

［资料来源：陈天恩．公文是什么文章．新闻与写作，２００６ （２）．］

四、文书的稿本

文书的稿本是文书的文稿和文本的总称。文书在草拟、修改、审核、签发和印制的过

程中，会产生不同的稿本。主要包括以下几种。

（一）草稿

草稿是文件撰写过程中形成的原始文稿，它的内容和文字表述尚未成熟，只供讨论、

６

第一章 文档与文档工作概述

修改、审批之用，不具备正式公文的效用，一般标记有 “讨论稿”“草案”“初稿”“征求

意见稿”等字样。草稿一般不必归档保存，特别重要的文件的草稿，反映了文件形成的过

程，具有一定的查考价值，可归档保存。

（二）定稿

定稿指经机关单位领导人履行法定程序审核并批准签发的文件稿本，是经修改审阅后

由负责人签发或有关会议正式讨论通过的最后完成稿。定稿具有标准的公文格式和法定的

效力，是文件的标准文稿，是作为缮印发出的正式文件的依据。凡需归档保存的文件，其

定稿也同时归档。

（三）正本

正本是根据定稿缮印、具有一定格式的送达主送机关的正式文本。正本由收文机关根

据文件的查考、保存价值，决定是否需要归档保存。

（四）副本

副本指公文正本的复制件或复份。正本复份的内容和外形特征与正本基本相同，只存

在送达对象和使用目的上的差别：正本送达主送机关，副本送达抄送机关或由本机关留存

备查、归档；正本具有正式公文的法定效用，作为复制件的公文副本 （抄本、复印本），

则因不能再现公文的全部特征，故不具备正式公文的法定效用，只作参考、备查之用。副

本一般不需归档保存。

（五）存本

存本指发文机关留底存档的文本。存本是不对外发送的，一般可以不加盖印章或签

署，起存档及与正本核对查清的作用。存本与定稿一起归档保存。

（六）试行本

试行本指规范性正本的一种特殊形式，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效

用，一般在公文标题后标有 “试行”的字样。

（七）修订本

修订本指已发布生效的公文经实践检验，被重新修正补充后再发布的文本，是规范性

公文正式正本的一种特殊形式。修订本生效之日，即原文本废止之时。一般在公文标题后

标有 “修订本”字样。

（八）各种文字文本

各种文字文本，是指同一份文件有两种以上文字对照的文本。

想一想

正本、副本与存本的主要区别在哪里？

五、文书工作概述

文书工作是指机关形成、处理和管理公文的各个环节及其中相衔接的各项程序和手

７

秘书文档管理 （第四版）

续。文书一经产生，作为制作和管理文书的社会活动———文书工作亦随之形成。在经历了

从商周至今的发展历程后，文书工作形成了固定的程式。公文的形成，要经过撰拟、签

发、缮写、发文等程序；公文的处理，要经过收文、拟办、承办、催办等手续；公文的管

理，要经过平时归卷、立卷、归档等步骤。上述形成、处理、管理公文的一系列程序和手

续，即具体的公文从形成经运转到完成使命的全过程，其中的各项工作都是文书工作。

文书工作可分为三个环节，即文书的形成、办理和管理。文书的形成，是文书工作的

前提环节；文书的办理，是文书工作的中心环节；文书的管理，是文书工作的归结环节。

整个文书工作的内容和原则都是围绕这三个环节进行的。具体而言，其工作内容包括：

一是文书的制作工作。如文书的拟写、记录、审定、缮印、校对和用印等。

二是文书的处理工作。如文书的收发、登记、分办、传递、拟办、承办、催办、用

印、立卷、归档和销毁等。

三是文书的管理工作。如文书的安全保管、科学利用、分类整理、编目和归卷等。

此外，文书工作还包括：记录整理工作，如会议记录、汇报记录、电话记录和来信来

访记录整理；参考资料的准备工作，如为机关单位领导或有关部门及工作人员准备有关文

件、档案、资料等参考材料；编写大事记，即将本机关单位的大事要事按时间顺序进行记

录，形成文字材料。

六、文书工作的组织与管理

在管理活动中，人们需要科学地组织每一份文书的运转工作，推动本组织相关工作的

正常开展，沟通对内对外的各项联系。因此，需要建立负责文书工作的部门或机构，这些

部门或机构称为文书工作部门或文书工作机构，从事文书工作的人员称为文书工作人员或

简称文书。文书工作机构和文书工作人员应该按照一定的方法组织和管理文书工作。

（一）文书工作的组织形式

文书工作的组织形式主要有集中处理形式和分散处理形式两种类型。

１集中处理形式

集中处理形式是指在一个机关内，除了公文的承办即具体办理外，文书处理的其他程

序都集中在机关的中枢机构即办公厅 （室）来进行，由办公厅 （室）直接同机关领导和各

业务部门联系，对机关的文书工作进行统一组织，各业务部门不再设立文书机构或专职、

兼职的文书人员。

２分散处理形式

分散处理形式是指一个机关的文书工作，分别由机关的办公厅 （室）和各业务机构的

文书部门或专职、兼职文书人员分工承担。机关办公厅 （室）与各业务机构的文书部门如

何分工，具体做法如下：

按文书的性质和内容分工。属于方针政策性的、全局性的、综合性的公文及以机关名

义发出的公文，由总的文书部门即办公厅 （室）处理；属于具体业务性的公文，由有关业

务机构的文书部门或专职、兼职文书人员处理。

按文书处理的不同程序分工。一部分处理程序，如公文的收发、登记、缮印等由办公

８

第一章 文档与文档工作概述

厅 （室）处理；另一部分处理程序，如催办、立卷等分别由各业务机构的文书部门或专

职、兼职文书人员承担。

一个组织要提高文书工作效率，在加强领导、健全制度的同时，还要根据文书工作的

原则和各级党政机关、企事业单位自身的特点组织工作。采取集中形式还是采取分散形

式，总的要求是合理方便、适应工作需要。

一般来说，集中形式适合职权范围不大、内部组织机构简单、驻地集中、公文往来不

多的基层、小型机关和企事业单位采用，如区、乡、厂矿、商店、中小学校等。这些机关

单位只设有办公室、秘书科或一两个文书和秘书工作人员，统一负责文书工作。有些机关

虽然职权范围不小，如中央、省及大型企事业单位的驻外机关，多属县团级，但是它们的

组织机构简单、驻地集中、公文往来不多，同样宜于采用集中形式，只要有相应的文书工

作机构和文书工作人员负责公文就行了。

分散形式适合职权范围大、内部组织机构多、层次在两级或两级以上，或驻地分散、

公文往来数量多的机关，如县级以上的党政机关及其直属机关，大中型企事业单位的公

司、厂矿、科研院所、大专院校等。这类机关单位本身设有办公厅 （室）、秘书处，统一

管理机关单位的文书工作。下属机关单位也设有办公室或秘书科，或者文书、秘书人员，

管理各自的文书工作，组成由机关单位办公部门统一指导、协调运转的文书工作系统。

无论是集中形式还是分散形式，都需要结合本单位的具体工作情况，具体问题具体分

析，确保本单位的文书工作可以高质量完成。

小贴士

采取分散形式组织文书工作的组织中，一般设有总收发室负责外收发，各个组织机构

的文书工作人员负责内收发。公文的收发、登记、缮印集中进行，公文的催办、承办、立

卷则根据公文的业务内容分散进行。

（二）文书工作的领导体制

文书工作机构是一个组织的内部机构，没有全国性的垂直性领导机构。我国各级各类

机关的文书工作的领导体制如下：

（１）中共中央办公厅和国务院办公厅分别负责指导党和政府系统的文书工作，通过召

开有关的全国秘书长、办公厅主任会议，颁发有关的条例、规定和办法，作出有关的指

示，对全国的文书工作进行领导。

（２）一个机关的文书工作，由本机关的秘书长或办公厅 （室）主任负责领导。秘书长或

办公厅 （室）主任根据本机关文书工作的任务和组织，提出全面的工作计划和实施方案；总

结本机关及其所属机关、单位的文书工作经验；组织印制机关文书规范化和标准化所需的公

文版头、文书处理表格，购置文书处理工作所需的设备；指导机关各部门专职、兼职文书工

作人员的业务；制定机关文书工作规范、规章制度，并对执行情况进行检查、监督和协调。

（３）上级领导机关的办公厅 （室）负责对其所属机关、单位的文书工作进行业务指导。

（４）机关档案室负责对机关各部门的文书立卷和归档工作进行指导、监督和检查。

９

秘书文档管理 （第四版）

（５）机关业务部门，责成一名秘书负责本部门的文书工作。

想一想

你能准确地判定所学习或工作过的单位的文书工作领导体制吗？

（三）文书工作的原则

文书工作必须遵循一定的原则或准绳来进行，这是提高机关办事效率、保证领导工作

正常运转的关键。为此，中华人民共和国成立以来，党和国家领导机关在有关公文处理的

文件中，对机关公文处理的基本原则作过一系列阐述和说明。１９５５年，经党中央批准的

《中国共产党中央和省 （市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》第三条指出：“文

书处理工作的基本原则，是及时准确地处理文书；反对积压和紊乱，反对文牍主义。”１９８１

年，国务院办公厅发布的 《国家行政机关公文处理暂行办法》中规定，“公文处理必须做到

准确、及时、安全”，“必须实行严格的保密制度，确保国家机密”。１９９３年１１月国务院办公

厅修订发布的 《国家行政机关公文处理办法》第六条、第七条、第八条规定： “公文处理必

须做到准确、及时、安全。”“各级行政机关的公文处理工作，应贯彻 ‘党政分开’的原则。”

“在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安

全。”１９９６年５月中央办公厅发布的 《中国共产党机关公文处理条例》第四条指出：“公文处

理应当坚持实事求是、按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则，做到准确、及时、安

全、保密。”２０００年８月２４日，国务院印发的 《国家行政机关公文处理办法》第四条规定：

“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。”２０１２年４月１６

日由中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发的 《党政机关公文处理工作条例》的第五条规

定：“公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。”

综上所述，文书工作的原则可以表述为：实事求是、准确规范、精简高效、安全保密。

想一想

分析文书工作的原则，讨论文书工作人员需要具备哪些特质。

第二节 档案与档案工作

一、档案的概念

在各种公私活动中形成的文书以及原始记录，被采取一定方式保存起来，以备日后查

阅，就转化成为档案。一部分档案是由文书转化而来的，一部分档案则是由原始簿册、技

１０

第一章 文档与文档工作概述

术图纸、影片、照片、录音带、录像带或其他一些实物转化而来的。

（一）“档案”一词的由来与演化

据史料记载，“档案”一词在我国最早出现于明末清初。据说在顺治年间的官府文件

中已出现了 “档案”一词，例如顺治十五年 （公元１６５８年）浙江巡抚陈应泰揭帖中就出

现了 “档案”一词。① 现存清代档案康熙十九年 （公元１６８０年）的 《起居注》上有云：

“上问马哈喇之父与叔皆殁于阵……皆松山等处事，部中无档案。”可见 “档案”一词作为

书面用语已经在清代出现，作为口头用语出现的时代尚待考证。许同莘在 《公牍学史》中

认为唐虞以前已有 “档案”的说法。在 “档案”一词出现之前，与此相应的名称有 “典

册”“典籍”“图籍”“文献”“文书”“文案”“案卷”“案牍”“簿牍”等。虽然各个时代的

称谓不同，但其内涵基本相同，都具有现代档案的特征和功能。

在国外，“档案”一词来源于古希腊文，用拉丁字母可拼为 “ａｒｃｈｅｉｏｎ”。古希腊人把办

理公务的地方叫做 “ａｒｃｈｅｉｏｎ”，这个词也指存放档案的地方；后来该词既指存放档案的地

方，也指档案本身，主要指政府的公共档案。古罗马人继承了古希腊人的传统，在拉丁文里

出现了“ａｒｃｈｉｖｕｍ”一词，既指档案馆 （库），也指档案文件。文艺复兴后，由 “ａｒｃｈｉｖｕｍ”演

变而来的术语在各国广泛流行。随着历史的演变和各国的传播，“档案”一词广泛沿用迄今，

所代表的概念、含义基本固定下来。在西方很多国家， “档案”一词具有相同的词根，语音

也十分相近。１９８４年，国际档案理事会组织出版的７种文字对照的 《档案术语词典》中收录

的 “档案”一词分别为：ａｒｃｈｉｖｅｓ（英文）、ｄｅｓａｒｃｈｉｖｅｓ （法文）、ｄａｓａｒｃｈｉｖ （德文）、ａｒｃｈｉｖｉｏ

（意大利文）、ａｒｃｈｉｖｏ （西班牙文）、ａｒｃｈｉｅｆ（荷兰文）、ａｐｘив （俄文）。②

（二）对档案定义的理解

长期以来，人们对档案定义的理解一直存在不同观点。本书推荐中华人民共和国档案

行业标准 《档案工作基本术语》中对档案的定义。其表述为：档案是 “国家机构、社会组

织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录”。这个定义揭示了档案

的以下特点。③

１档案的来源广泛

档案的来源具有广泛性，包括各级各类组织和个人。各级各类组织包括政府机关、社

会团体、企事业单位等。个人主要包括著名人物、社会活动家、科学家、艺术家、收藏家

等，普通百姓有的也建立自己的家庭档案。可见，档案的来源既有官方性质的机关单位，

也有非官方的社团组织和个人。档案是在社会活动中产生和积累起来的。

２档案的内容具有社会实践性

档案是人们在社会活动中直接形成的，其内容就是对社会实践活动的内容、过程及结

论的原始记录。它并非自然界的产物。自然界也存在着大量的对自然现象及其演变过程具

有原始记录作用的东西，如动物的化石、树的年轮、岩石、山川、河流 （河床）、森林、

沙漠等等。这些东西对于人们进行自然科学研究不仅具有原始记录价值，而且是重要的凭

据与基础。档案不是自然界形成的原始记录，而是人类在社会实践中形成的原始记录，其

１１

①

②

③

单士元．明清档案丛谈．故宫博物院院刊，１９８０ （２）．

朱玉媛．档案学基础．武汉：武汉大学出版社，２００８：５．

冯惠玲，张辑哲．档案学概论．北京：中国人民大学出版社，２００６：６．

秘书文档管理 （第四版）

内容虽然会大量涉及自然界的元素，但它毕竟是人类研究、开发、利用自然的社会实践活

动的产物，与自然界自然形成的原始记录物不可混为一谈。

３档案的本质属性是原始记录性

原始记录性是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所在。发文的定

稿上有签发领导的签名、单位的印章，说明它是第一手的原始文件；还有的档案表现为事

件发生当时的照片、录音和录像，也具有高度的原始性。档案必须反映当时活动的历史面

貌。但这一本质属性在现实中像许多复杂事物的本质属性一样，具有相对性、动态性特

点，是在与相关事物及相关因素条件的对照、比较中表现出来的。因为事实上并不是每种

特定的记录都一定可被视为档案，有些记录不是档案，但人们会把与之相关的对于了解、

考证以往的历史事实具有可信赖的原始记录作用的文字记录视为档案。例如：期刊中的文

章、图书虽不是档案，但原始的文稿、书稿是档案；电影、电视节目不是档案，但其脚

本、场记、拍摄母片、播发稿等记录是档案。因为这些记录都具有原始记录性。档案的原

始记录性还从根本上决定着档案的管理方法。任何档案管理方法都只能以充分实现其对以

往历史事实的原始记录价值为中心。

４档案必须是有价值的

档案的价值是促使人们保存它的重要原因，也是档案生命力之源。档案价值体现在其

对社会主体 （人们）需要的满足上。档案价值必须客观存在，人们对档案的需要也是客观

存在的。档案的价值具有相对性、多元性和隐含性。其相对性表现在，不同档案所具有的

价值是不同的。同一档案在不同的时间，在不同的社会实践活动中，对不同的主体所具有

或实现的价值是不同的。其多元性表现在，同一档案可以满足人们多方面的需要，可以在

社会活动的诸多领域和方面实现其价值，发挥其作用。档案因其原始记录性而具有证据性

价值，因其对工作具有参考借鉴作用而具有情报价值。例如：同一份档案既可供机关日常

工作查考利用，又可供历史学家作编史修志之用，还具有文物、艺术品的收藏价值。其隐

含性表现在，人们首先要认识到档案的价值，产生利用需要，然后通过各种手段和方式的

利用活动，将其应用到社会实践活动中去，才能将其价值发挥出来。否则，档案只是一堆

等待发掘的宝藏。

５档案的形式多样

档案的形式多种多样。档案的形式包括档案的载体形式和记录方式两个方面。档案的载

体形式是指承载档案信息的各种物质，如纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。档案信息的记

录方式是指记载档案信息的各种方法、手段，如手写、印刷、摄影、录音、录像、刻录等。

公元前１１６４年，埃及法老拉美西斯四世制成特大型纸草文件。文件记载其父拉

美西斯三世在位期间的功绩和善行。文件呈卷轴形，由三个书吏写成，用７９张纸草

粘接起来，长１３３英尺 （１英尺约为３０．５厘米），宽约１７英尺。它被发现于底比斯的

一个墓穴，后来被英国人哈里斯买去，故名哈里斯大纸草。现存伦敦不列颠博物馆。

１２

第一章 文档与文档工作概述

６档案是一种历史记录

档案是过去形成的记录，是对以往社会实践活动的记录，它联结着过去、现在和未

来，也就是 “让过去告诉现在”“让历史告诉未来”。它的存史功用使人类社会历史得以连

续性发展。从这个意义上说，档案也是一种历史文化遗产。

二、档案的价值

档案的价值是指档案对于形成单位和社会的意义与作用。一般认为，档案价值是由档

案本身的各种因素和社会对档案的利用需求二者的结合决定的。

档案具有凭证价值和情报价值。档案具有凭证价值是因为它是由作为办事工具的文件

转化而来的历史陈迹，档案载体上又保有真切的原始标记，如当事人的手稿或签名、机关

或个人的印信；有的则为原来形象和声音的照录，它客观地记录了当事人的思想和行为，

以及既往的各种情况，成为查考、争辩和处理事务的真凭实据。档案具有情报价值是因为

它同时又记载了历史活动的事实和过程，以及经济、政治和科学文化活动等各方面的成果

和经验教训，它作为信息的一种原始贮存形式，能为人们提供大量的情报和知识。

美国现代著名档案学者谢伦伯格认为文件具有两种价值：一种是对形成者的价值

（原始价值），一种是对非形成者的价值 （从属价值）。从属价值包括证据价值和信息

价值，其中信息价值才是档案的实质性和终极性的价值。

档案价值的实现具有一定的规律性：一是档案价值扩展律。档案具有对形成机关的作用

和对社会的作用的双重性。在形成之初的若干时间内，档案主要作为本单位工作和生产的必

要条件而发挥作用，这被称为档案的第一价值。这时，档案为其形成单位有效地发挥作用，

成为各机关积累和保存档案的主要动力，从而又进一步促使档案第一价值的实现。档案保存

到一定时限以后，它的作用就超出其形成机关，为社会上各种利用需求发挥作用则成为主要

方面，这被称为档案的第二价值。它表现为档案作用的扩大，以及档案类型与其相应作用的

变异。二是档案机密性递减律。档案具有一定的机密性，它随着时间和条件的转移而有所变

化，有的若干年后仍须保密，有的则降低或失去机密性。总体而言，档案机密性呈逐渐弱化

的趋势，机密程度强弱与保存时间长短成反比关系，这是档案密级变化的一般规律。三是档

案科学文化作用递增律。档案的多种作用，有时也被归纳为政治作用和科学文化作用两个基

本方面，即档案具有两种作用的双重性。随着历史的进程，档案在继续用于政治活动的同

时，对发展经济、文化建设，繁荣科学技术方面的作用逐渐增大。

档案价值的实现程度如何，取决于一定的条件。一般说来，其基本条件有四个方面：

一是档案利用实践。档案在日常存放的静态中，其价值处于潜在阶段，只有在人们利用的

过程中才能表现出来，并校正和提高人们对档案价值的认识。二是社会发展水平、社会制

１３

秘书文档管理 （第四版）

度和档案管理政策，对于档案利用的需要和可能提供利用的程度，有很大的制约作用。社

会进步程度越高，越能为档案的开放利用提供更多的条件，充分实现档案的价值。三是社

会档案意识，特别是人们对档案的认识水平、重视程度和利用动机等因素，都影响档案价

值实现的状况。人们的档案意识越强，档案价值越能实现得充分；档案价值的实现，又能

促进人们档案意识的加强。四是档案管理水平是影响档案价值实现的直接因素。改善档案

管理制度，提高对档案的全面认识和科学管理水平，对于发挥档案的社会效益和经济效益

具有重要作用。

三、档案的作用

档案纵贯古今，横连八方，忠实地记录了人们各种社会实践的过程。随着经济的发展

和人们生活水平的提高，档案的作用越来越明显，它被人们用于工作和生活的各个方面。

它的作用主要包括：

（一）档案是行政管理的凭据

档案是机关过去活动的记录，人们为了熟悉情况、总结经验、制订计划、处理问题，

常常需要从档案中查考以往的历史记录。没有档案，往往会给解决问题带来不便。在一个

单位内部，机关档案工作是否健全，将直接影响到这个单位的行政效率。

（二）档案是生产活动的依据

档案中记载了人们生产活动中积累起来的丰富的经验和教训。如水位、水流、气象的

测量或观测记录，地质变化、矿藏勘探的记录，各种建筑工程、生产过程的记录等，都为

我们留下了宝贵的材料。在现代化的生产、技术管理中，档案的作用显得尤为重要。因

此，充分利用有关档案，对于进行正常的生产活动、提高经济管理水平、促进社会生产力

的发展等，都具有极其重要的作用。

（三）档案是政治斗争的工具

历代统治者总是按照本阶级的意志来利用档案，用以维护本阶级的利益。在我国大量

的档案中记载着我国人民进行革命斗争的情况和有关的历史事实，记载着国内外敌人不同

时期的各种活动。这些，都可以成为政治斗争的有力武器。

（四）档案是科学研究的条件

一切科学都是研究事物发展客观规律的学问，而档案正是事物发展过程的客观记录。

档案不仅记录了人们所获得的成就，而且记录了人们获得成就的过程。正是由于档案有这

种特性，科学家们才能从中概括和抽象出事物发展的客观规律。同时，各项科学研究本身

也有继承和发展的问题。充分利用有关的档案，就能尽可能地少走弯路，尽快地获得成

果。在历史科学研究中，档案的作用尤为突出。

（五）档案是宣传教育的素材

利用档案撰写回忆录、著书立说、进行文艺创作、举办各种展览，往往富于说服力和

感染力。多年来，在宣传教育方面，档案发挥了广泛的作用，收到了显著的效果。

（六）档案是维护权益的法律凭证

由于档案在第一时间记录了各种具体的社会活动，它真实地反映了当事人应有的合法

１４

第一章 文档与文档工作概述

权益，其中立法性质的文件、证明性的文件和相互交往的各种文件材料，如法律、法规、

政策、协议、合同、名册、记录和账簿等，都可以为当事人提供保护自己合法权益的法律

凭证。

文档管理人员应当充分了解档案的作用。只有在掌握档案价值规律的基础上，认识档

案的作用，认真做好档案工作，才能使档案的作用得到充分发挥。

四、档案的种类

为了便于从多角度认识档案事物，掌握各种档案的特点及形成规律，以对不同档案采

用不同的管理方法，应该对档案进行分类。根据不同的分类标准，可以把档案划分为不同

的种类。

按照档案形成者的不同，可以把档案划分为国家机关档案、社会组织档案、企业档案、

事业单位档案、家庭档案和个人档案等。每类档案又可分为具体的类型。这种划分有利于档

案机构按每个独立的机构、组织划分档案全宗，按每类机构、组织档案划分全宗群。

按照档案内容性质的不同，可以把档案划分为文书档案、人事档案、诉讼档案、会计

档案、科技档案、军事档案、外交档案、司法档案、经济档案和工商企业登记档案等。另

有教学档案、艺术档案、书稿档案、病历档案、人口普查档案、地名档案、城建档案、商

标档案、专利档案、房地产档案、金融档案、涉外项目档案和宗教档案等。社会上每个部

门、每项事业的工作内容都不同，形成的档案内容性质也不相同。这种划分对人们从不同

角度检索利用特定需要的档案具有实际意义。

按照档案所属时期的不同，可以把档案划分为历史档案与现行档案，也可分为古代档

案、近代档案、现代档案。档案是不同历史时期的产物，这种划分有利于对档案时代特点

的认识。

按照档案所有权形式的不同，可以把档案划分为国家所有档案、集体所有档案和个人

所有档案，也可分为公共档案和私人档案。公共档案和私人档案区分的依据不是档案内容

和档案载体，而是档案所有者。对不同所有权形式的档案，要按照档案法规的规定，分别

采取不同的收集和管理办法。根据我国档案法的规定，属于国家所有的档案，要按规定向

国家档案馆移交；属于集体或个人所有的档案，其所有权的转让，一般要在自愿、合法的

基础上进行。档案所有者可向国家档案馆捐赠、出售或寄存档案。

按照档案来源的存在形式的不同，可以把档案划分为公文、信函、图表、电报、记

录、统计表、计划、总结、户籍、账册、契约、合同、证书、书稿、日记、照片、笔记、

家谱和遗嘱等。这种划分办法，有利于增强人们的档案意识，促使人们不仅注意对公务活

动中形成的、由公务文件转化而来的档案进行收集和保管，而且注意对各种形式的原始记

录以及私人活动中形成的重要档案也进行妥善保管，从而便于随时查阅利用。

按照档案内容所反映的社会实践活动性质的不同，可以把档案划分为生产管理活动档

案、社会管理活动档案和科学研究活动档案。

按照档案的产生领域的不同，可以把档案划分为社会管理领域档案，科学技术领域档

１５

秘书文档管理 （第四版）

案，医疗卫生、文化教育、体育领域档案，军事领域档案，外交领域档案和文学艺术领域

档案等。

上述不同角度、不同标准的划分各有其功用和意义，便于人们从多种角度认识档案事

物和检索利用档案。

五、档案工作概述

档案工作是指通过科学的管理，提供丰富的档案材料，直接为社会政治、经济、科

学、文化等各项事业服务的专门性管理工作。档案在社会各项活动中具有广泛的作用，但

这种作用只有通过科学的、合理的管理，只有通过档案工作才能得以充分发挥。如果没有

有条不紊的管理，文件就不可能转化为档案，档案也就不可能发挥作用。因此，档案工作

的主要目的是为社会各项工作提供政治、经济、文化、历史的重要信息资源，让这些信息

资源为社会服务。

档案工作具有两方面的含义。从广义上理解，档案工作是指整个档案事业的工作，包

括档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科研工作、档案宣

传与出版工作等；从狭义上理解，档案工作主要指档案管理的各项业务工作，主要包括档

案室和档案馆的档案业务工作，即档案的收集、档案的整理、档案的鉴定、档案的保管、

档案的统计、档案的检索、档案的编研和档案的利用，一般也将其称为档案工作的八个

环节。

档案的收集是指档案馆 （室）依法接收单位的归档文件、现行机关档案、撤销机关档

案，以及征集历史档案的活动。这项工作主要是为了积累丰富、合理的馆藏档案资源。

档案的整理是指档案馆 （室）根据档案的形成规律，对其进行分类、立卷、编制目录

的过程。这项工作主要是为了建立有序化的档案实体保管系统，便于档案的日常维护、调

阅和归卷。

档案的鉴定分为归档鉴定和复审鉴定，是档案馆 （室）判定档案存毁和划定保管期限

的活动。这项工作主要是为了优化馆藏，提高档案管理和利用的效率。

档案的保管是指对库房内的档案进行有序管理，控制危害档案物质载体和书写材料的

各种因素。这项工作主要是为了延长档案的寿命，维护档案的安全。

档案的统计包括档案馆 （室）内部的登记和统计工作，以及按时填报国家统计文件的

工作。这项工作主要是为了及时掌握档案管理工作的状况，不断调整和完善档案工作。

档案的检索是指档案馆 （室）编制档案检索工具，建立手工和计算机档案检索体系的

活动。这项工作主要是为了方便利用者查阅档案。

档案的编研是指档案馆 （室）根据单位或社会的需要，利用馆藏档案编辑档案文献汇

编、档案参考资料、历史研究作品等出版物的活动。它具有信息开发工作的性质。

档案的利用是指档案馆 （室）通过阅览、借阅、复制、展览、网站等途径，将档案原

件、复制件、档案信息直接提供给利用者的活动，它直接体现了档案工作的服务功能。

本书将主要根据秘书工作实际的重点选取其中比较重要的环节进行阐述。

１６

第一章 文档与文档工作概述

六、档案工作的组织与管理

我国的档案工作是在基本原则的指导下进行的，了解我国档案事业管理体制和档案工

作机构的总体情况，有助于明晰不同档案的管理方法，并在工作中更好地落实责任。

（一）档案工作的基本原则

《中华人民共和国档案法》规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档

案完整与安全，便于社会各方面的利用。”

１统一领导、分级管理的原则

对全国档案工作实行统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则和管理体制。具

体而言是指：国家档案按规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理；全国档案工作在

各级人民政府的领导下，由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理；对党政档案

和党政档案工作实行统一管理。

在现阶段，我国的档案存在着国家所有、集体所有和个人所有三种所有权形式。

除了国家所有的档案需要集中管理和保管外，《中华人民共和国档案法》规定：“非国

有企业、社会服务机构等单位和个人形成的档案，对国家和社会具有重要保存价值或

者应当保密的，档案所有者应当妥善保管。对保管条件不符合要求或者存在其他原因

可能导致档案严重损毁和不安全的，省级以上档案主管部门可以给予帮助，或者经协

商采取指定档案馆代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以依法收购或

者征购。”

２维护档案的完整与安全

维护档案的完整与安全是档案工作的基本要求。只有维护档案的完整与安全，才能充

分发挥档案的作用。维护档案的完整包括档案材料收集齐全和整理系统两方面。收集齐全

是指凡有保存价值的档案都要尽量收集齐全。整理系统是指凡有保存价值的档案，必须按

照它的形成规律组成有机联系的整体。维护档案的安全包括两点：一是不使档案实体自身

受损，尽量延长档案的寿命；二是不使档案机密泄露，保证档案内容的安全。

小贴士

永远保证档案安全，可能吗？

随着时间的推移，档案一直受自然和人为因素的影响，处在不断损坏和毁灭的渐进性

过程中。档案永远不损坏是很难办到的，但随着现代科技的发展，努力攻克技术难关，使

之 “益寿延年”是可能的。当然，从某种意义上讲，人是最关键的因素，文档管理人员的

用心维护对档案的完整与安全至关重要。

１７

秘书文档管理 （第四版）

３便于社会各方面的利用

这条原则体现了档案工作的根本目的，是检验档案和档案工作质量的重要标准。利用是档

案工作的出发点和归宿，因此，既要反对重藏轻用，又要围绕利用做好各个环节的业务工作。

档案工作基本原则是一个有机整体。统一领导、分级管理是组织和制度保证，维护档

案的完整和安全是物质基础，便于社会各方面的利用是目的和宗旨。三者缺一不可，相辅

相成，相互作用，共同促进档案工作向健康有序的方向发展。

（二）档案事业管理体制

档案事业管理体制是指档案事业管理的体系和组织制度，包括档案行政管理部门的设

置及其隶属关系、权限划分等。从世界范围看，按照中央、地方档案机构之间的关系，档

案事业管理体制一般可分为分散式和集中式两种基本类型。分散式档案事业管理体制是指

一些国家的地方档案机构不接受中央档案机构的领导、指导和监督，采用分散制的大多为

联邦制国家。集中式档案事业管理体制是指一些国家的地方档案机构接受中央档案机构的

领导、指导和监督。

想一想

无论是分散制还是集中制的各类档案机构，都是继承各国相应的历史传统，适应各自

的国家政治、经济和档案工作、档案事业发展需要的必然产物。各国从不同国情出发，只

要因地制宜，就是比较合适的档案事业管理体制。想一想，我国集中统一的管理体制与我

国的历史传统有什么联系吗？

我国档案事业管理体制是由分散管理逐步向集中统一管理的管理体制过渡的。中华人

民共和国成立初期，我国各机关、部队、团体和企业、事业单位的档案基本上是处于 “各

自为政”的状态，属于分散式的档案管理体制。１９５４年１１月，国务院设立国家档案局以

后，逐步加强了档案工作的统一管理。１９５８年１１月，中共中央办公厅秘书局和国家档案

局向中央提出了党政档案工作统一管理的报告，次年得到批准。报告指出：把党的档案工

作和政府的档案工作统一起来是完全必要的。从此，全国档案事业管理便完全集中统一起

来。这是档案事业管理体制的一次重大改革。１９９３年，根据党中央、国务院有关档案机构

改革方案的规定，中央档案馆与国家档案局合并，作为党中央和国务院的直属机构，由中央

办公厅管理。这次改革的目的在于精简机构、完善职能，加强党对档案事业的统一领导。

２０１８年２月２８日，中国共产党第十九届中央委员会第三次全体会议通过了 《中共中央关

于深化党和国家机构改革的决定》，各地档案机构设置有了很大变化，多数由 “局馆合一”

改为 “局馆分设”，档案行政管理职能划入党委办公厅 （室），档案馆基本上由党委或党委

办公厅 （室）管理。这次改革的主要特点是理顺职能，政事分开。

（三）我国档案工作机构

为了科学地管理国家的全部档案，在集中统一管理档案工作的原则基础上，我国设置

了全国规模的、不同类型的档案机构，已经形成了一个结构严密、体系完整的档案事业管

理系统。

１８

第一章 文档与文档工作概述

１公共档案馆

我国公共档案馆主要可分为各级国家档案馆、专业档案馆 （含专门档案馆、部门档案

馆）两大类。到目前为止，我国已建立各种类型的档案馆３８００多个，初步形成了具有中

国特色的档案馆网络体系。

（１）国家档案馆。我国国家档案馆可分为历史档案馆和综合性档案馆两类。历史档案

馆包括中国第一历史档案馆 （主要保存明、清中央机构的档案）和中国第二历史档案馆

（主要保存民国时期各个政权中央机构的档案）。综合性档案馆一般分别隶属于各级党委和

政府，收集保管党和国家在各方面管理活动中形成的档案。根据所处层次的不同，综合性

档案馆可分为中央级和地区级综合性档案馆两种类型。综合性档案馆数量众多，是我国国

家档案馆和档案事业的主体。

现行文件利用中心也称 “现行文件阅览中心”“现行文件资料中心”“现行文件开

放中心”等。它是公共档案馆在收集、集中政府机关现行文件基础上，以政务信息公

开为基本任务，方便社会各界，特别是普通公民查询、了解政府在社会事务管理各方

面现行政策规定的内部机构。目前绝大多数国家档案馆均设立了现行文件利用中心。

（２）专业档案馆。专业档案馆是指国家为专门管理在某一方面或某一特殊专业和技术

活动中形成的档案而设置的档案馆。它的具体含义既可以体现在其专业职能上，也可以体

现在馆藏档案载体的特殊内容和形式上。从我国已有专业档案馆的设置形式来看，有全国

性专业档案馆、地方性专业档案馆和某一专业系统建立的专业档案馆。我国专业档案馆的

建立始于２０世纪５０年代初期，最早建立的专业档案馆是１９５２年成立的集中管理全国地

质档案资料的地质资料馆。１９５８年９月，中国电影资料馆成立；同年，测绘资料馆成立。

此后，从２０世纪６０年代至８０年代，先后建立了机械工业部档案馆、铁道部档案馆、外

交部档案馆、测绘档案馆、气象档案馆、交通部档案馆、邮电部档案馆、中国人民解放军

档案馆、中国照片档案馆等一系列的专业档案馆，分别集中统一管理本系统或本部门的档

案。有些专业档案馆同时还负责对本系统的基层档案工作进行指导、监督和检查。

我国专业档案馆的具体类型多样，设置标准也较复杂，主要有以下类型：

一是特殊载体档案馆。目前我国已经建立了照片档案馆、电影资料馆等特殊载体档

案馆。

二是城市建设档案馆。城市建设档案是指在城市规划、建设及其管理工作中形成的，

应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。根据国家的要求，我国２０万

以上人口的大、中城市应建立城市建设档案馆。

三是部门档案馆。部门档案馆是指在某一专业系统内、为保管某类专门档案而设置的

档案馆类型。这种类型的档案馆是专业档案馆中情况最为复杂的一种。外交部档案馆、公

安部档案馆、铁道部档案馆、交通部档案馆等多可归入此类。

１９

秘书文档管理 （第四版）

２内部档案机构

内部档案机构主要是指在某一机关或组织内部设立的，保管本单位形成的档案，并主要

为本单位提供服务的档案机构。我国内部档案机构主要有企事业档案馆和档案室两种类型。

（１）企事业档案馆。企事业档案馆是２０世纪８０年代中后期以后出现的一种档案馆类

型。目前，我国已建立了近３００个企业档案馆， 《全国档案馆设置原则和布局方案》也将大

型企业档案馆纳入档案馆馆网规划。目前，我国事业单位档案馆主要是高等学校档案馆。

（２）档案室。档案室是各机关 （包括团体、学校、工厂、企业、事业单位等）统一保存

和管理本机关档案的内部机构，是整个机关的组成部分，是保存档案的过渡性机构。从全国

档案工作来说，档案室是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。

档案室主要有以下类型：

一是普通档案室。普通档案室通常也称机关档案室、文书档案室，它主要负责管理机

关的党、政、工、团文书档案。

二是科技档案室。科技档案室是指保管科技档案 （一般也管理科技资料）的专门档案

机构。工厂、设计院、科学技术研究院等单位一般都设有科技档案室，主要为本单位生产

和科研服务，同时，在确保国家技术信息保密的前提下，也应及时组织科技档案情报的交

流，对外实行有偿服务，为技术转让提供档案资料。

三是音像档案室，即保存照片、影片、录音带及录像带等特殊载体的档案室。电影公

司或制片厂、新闻摄影部门、广播电视事业部门等单位一般都设有这种档案室。

四是人事档案室。由于人事档案自身的特殊性，它一般与其他各类档案分开管理，这

就有必要专门设立人事档案管理的部门。它通常依附于机关内人事管理部门或组织部门，

有的也称干部或职工档案室。

五是综合档案室。这是机关建立的综合性档案管理机构，它统一管理本机关形成的各

种普通档案、专门档案和特殊载体档案。

六是联合档案室。同一地区，特别是在同一市镇内的一些机关联合起来设立一个档案

机构，负责保存和管理这些机关形成的档案，这种机构通常就是联合档案室，或称为档案

服务中心。

七是档案信息中心，也有的单位称信息中心。一些大型企业单位正在试行档案、图

书、情报的一体化管理，它是在原有图书机构、档案机构或情报机构的基础上设立的统一

的信息管理实体机构。这种组织形式便于建立计算机管理系统，实行现代化管理，同时也

有利于实现对信息资源的联合开发利用。

３档案行政管理机构

档案行政管理机构是专门负责管理某一范围内档案工作并使之顺利进行的机构。我国

的档案行政管理机构，是根据档案工作统一领导、分级管理的原则和我国档案工作蓬勃发

展的需要，逐步建立起来的。

１９５４年１１月，第一届全国人民代表大会常务委员会第二次会议批准成立国家档案局。

国家档案局是国家档案事业的最高行政管理机构，负责统一管理、指导、监督全国的档案

工作。国家档案局的成立，标志着我国档案工作发展到了一个新的阶段。随后，各省 （自

治区、直辖市）、各地区 （省辖市、自治州、盟）、各县 （市、旗）都相继成立了地方档案

２０

第一章 文档与文档工作概述

局。中央和地方专业主管机关以及军队系统也相继设立了档案处 （科）。这些档案行政管

理机构负责管理本地区、本系统的档案工作，在业务上受上级档案行政管理机构的指导。

档案行政管理机构的基本职能是：在统一管理党政档案工作的原则下，分级负责地掌管全

国档案事务，对全国档案工作进行指导、监督和检查。

４新型档案机构

随着我国改革开放的顺利进行和档案学基础理论研究的不断深入，我国档案机构的设

置也出现了一些新情况，出现了一批新型档案机构，其中较为突出的是文件中心、档案寄

存中心、档案事务所。

（１）文件中心。文件中心是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构，它的设置

一般不像档案室一样隶属于一个文件形成单位，而是按地区、按系统建立的介于文件形成

单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性档案管理机构。

文件中心主要是一种实体性管理机构，一般可分为两大类。

一是政府性文件中心。这是由政府拨款建立的，为政府机关服务的非营利性文件管理

机构。这类文件中心有多种不同形式，如我国甘肃省永靖县文件中心以吸收参联机关作为

基本形式，并已经取得了较好的效果。

二是商业性文件中心。这是由有关机构或个人创办的一种营利性档案管理机构，它为

工商企业或个人提供现代化的文件存储设施、科学的文件管理和高效的文件服务，它不属

于国家档案管理系统之列，但它执行国家档案行政管理部门的相关管理标准。商业性文件

中心不靠政府拨款生存与发展，而是通过提供科学高效的文件管理服务收取一定的服务费

用。这种商业性文件中心在国内外均有成功实践。

（２）档案寄存中心。档案寄存中心是指由国家综合档案馆设立的，为各类企业、社会

团体以及个人提供档案寄存有偿服务的机构。档案寄存中心主要接受寄存不具备充分保管

条件和配备档案保管条件成本过高的国有与非国有企业及破产企业、社会团体和个人在工

作、生产、经营、生活等各项活动中形成的档案。在机构设置上，档案寄存中心一般隶属

于某一档案局 （馆）领导，并设于档案局 （馆）内。

（３）档案事务所。档案事务所 （或档案咨询公司）是为适应近年来我国档案工作中出

现的一些新情况而建立的一种新型档案机构。档案事务所是指提供档案事务服务的一种商

业性档案服务机构，是独立经营、独立核算、自负盈亏的企业型单位。档案事务所的建

立，可以承担大量的档案劳务性工作，减轻档案部门指导、监督工作量过大的压力，也使

档案部门可以集中力量抓好档案局 （馆）的本职工作。

拓展阅读

麦当劳公司金色档案馆

麦当劳公司金色档案馆坐落于美国伊利诺伊州的埃尔克格罗夫村 （ＥｌｋＧｒｏｖｅＶｉｌｌａｇｅ），

１９８７年建立，馆藏档案排架长度达２０００英尺，保存着纸质、声像、手工制品、电子文件

等不同载体的档案。麦当劳公司在全球的分公司都是私人自主经营、自主管理的，档案归

他们所有，由他们自行管理，不强迫接收、移交，分公司经理退休后，自愿移交。现馆藏

２１

秘书文档管理 （第四版）

中８０％来自美国本地的公司，２０％是由美国之外的公司移交过来的。档案馆有２名员工

（其中一名为聘用制员工），为全球１．５亿名员工提供档案服务。馆长迈克 （Ｍｉｋｅ），是一

位有２０年档案工作经验的老档案，也是麦当劳公司的历史发言人，经常代表公司接受一

些媒体的采访。

麦当劳金色档案馆在公司外的独立建筑，像其他档案馆建筑一样，是土褐色平房建

筑，面积不很大。里面有三个区域：接待区域有两个不大的接待室，墙壁、柜子充满了麦

当劳企业文化气息。展览区域建有麦当劳供制作培训短片的标准操作间，有麦当劳简易餐

厅以及展示呈现其历史、文化、主要历史事件、重要活动的档案文件、吉祥物、礼品等的

小展厅。如麦当劳创始人克拉克 （Ｋｒｏｃ）和可口可乐创始人的合作意向通信档案，第一家

餐厅的外观、使用厨具、产品种类和价目表、第一天营业的账单，麦当劳的促销吉祥物、

小玩具、衣服等都在这里展出，琳琅满目，也没有任何防护措施，不过产品配方这样绝密

的东西是看不到的。库房区域保存着公司成立５５年以来对公司有历史价值和商业价值的

档案文件，如会议记录、通信、餐厅设计方案、产品种类名称、庆典活动音频视频、各个

公司经理的口述史等。迈克通过学习理论知识与多年的实践经验相结合，打造了独具特色

的企业档案馆，发挥了档案工作者服务社会的价值，是档案工作者实现职业理想与人生价

值的典范。

（资料来源：李宝玲．世界５００强企业怎么管档案：以美国麦当劳、卡夫公司的档案管理为例．中国档案报，２０１１

０３ １０．有改动。）

第三节 关系辨析：文书与档案

一、文书与档案的关系

虽然文书与档案含有相同的成分，但它们之间是有区别的。文书是现行工作中正在使

用、未经整理的文件，档案则是文书工作结束后停止使用、已经整理归档的文件。文书是

现行工作的依据和记录，档案是过去工作的历史材料，对今后的工作起着查考作用。

从属性上看，文书是现行的，档案是历史的，文书与档案实际上是同一事物在不同时

间的不同表现形式。它们的关系可表述成：文书是档案的前身，档案是文书的延续。文书

是档案的重要来源之一，档案则是文书的主要归宿，所谓 “今日之文书，明日之档案”就

是这个意思。

想一想

是不是所有的文书都会转化为档案呢？反之，是不是所有的档案都由文书转变而来呢？

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第一章 文档与文档工作概述

从文书到档案，中间有一个转化的过程，并不是所有的文书都可以成为档案，也并非

所有的档案都由文书转化而来。文书转化为档案，是在文书处理完毕以后，剔除不必归档

的那一部分，把那些有价值的、能够为社会所查考利用的部分，按照一定的规则，经过立

卷整理或归档文件整理成为档案，然后，还需要提交档案馆 （室）归档保存，并由档案馆

（室）向社会提供利用服务。这是文书转化为档案的过程，即由文书形成档案的过程。在

电子公文流转过程中，电子公文也需要提交到档案馆 （室），通过档案馆 （室）审查验收

后才能成为档案保存。

从上述讨论可以看出文书与档案的区别和联系，它包含以下几层含义。

（１）文书是档案来源的一部分。由于社会生活的不断丰富，社会信息产生的主体不再

局限于官方文书，档案的来源是多元化的，文书只是档案来源的相对重要的一部分。

（２）作为档案来源的文书是处理完毕、经过鉴定确认具有保存价值的文书，即能够供

人们查考利用的那一部分文书。也就是说，日常管理中产生的文书只有一部分能转化为

档案。

（３）经过整理的文书从性质上看，已经不再是文书，而是成了档案。这一事物作为文

书已经完成了历史使命，开始履行新的社会职能。

（４）档案必须存放在特定场所，即档案馆 （室）。档案由档案馆 （室）向社会提供利

用服务。

因此，可以得到这样的结论：文书是国家机关、社会组织及个人在社会活动中，为了

表达意图、进行联系和作为凭据而形成和使用的各种记录材料，它有待于转化为档案；而

档案是处理完毕并确认值得保存以供社会查考利用的、保存在特定档案机构的文书的

总和。

小贴士

关于档案的这一界定仅仅局限于文书转化为档案这个层面的考察，如果放在更加广阔

的视野内，档案的含义则宽泛得多。

二、文书工作与档案工作的关系

由于文书与档案关系密切，因此文书工作和档案工作的关系也相当密切。首先，文书

工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展。文书工作的质量决定着档案

工作的质量，影响着档案工作的进展；档案工作不断提高质量上的要求，也会影响和推动

着文书工作向前发展；通过档案工作，可以发现文书处理工作中存在的不足，如文件材料

的质量如何、立卷归档是否齐全完整、分类组卷是否科学规范等。其次，文书工作与档案

工作在工作步骤上有联系。文书工作的终结程序 （文件立卷归档工作），就是档案工作的

起始环节 （档案收集工作），二者从不同的角度履行同一道手续。所以，文书工作和档案

工作之间是相互联系、相互渗透、相互作用的关系，只有文书和档案两项工作有机结合起

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秘书文档管理 （第四版）

来，才能收到事半功倍的效果。在当代办公自动化系统中，文件处理与档案管理实际成为

一个连续统一的过程，在现代信息技术高速发展的背景下，实行文书处理和档案管理一体

化，是文书档案工作的必然趋势。

文书工作与档案工作的物质对象实质上是同一件事物，但因为它们所处的阶段不同，

其工作目的、机构、任务等也是不同的。首先，工作目的不同。文书工作着眼于现实，是

为适应现实工作的需要而形成和处理文件的；档案工作着眼于历史和未来，维护历史的真

实面貌，为将来工作提供参考和凭证。其次，工作机构不同。文书工作机构是组织的内部

机构；档案工作机构则有一套完整的体系，除了有组织内部机构———档案室以外，还有行

政、事业编制的档案工作机构，也有一些特殊形式的档案工作机构。最后，工作任务不

同。文书工作的主要任务就是制作文件、处理文件，对有保存价值的文件进行立卷归档；

档案工作的主要任务是对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等。

拓展阅读

民国文书档案改革运动

１９２７年南京国民政府建立后，其文书运转和档案管理的现状与行政效能的需要不相

适应，公文手续烦琐，运转迟缓，档案由卷阀把持，管理紊乱。为提高行政效率，在欧美

行政管理理论、方法的影响下，以内政部次长甘乃光为首的一批政府人士积极倡导行政效

率运动，而 “欲求政令推行之迅速，应从改革公文及缩短行政程序着手”，作为行政效率

运动重要组成部分的文书档案改革运动遂于１９３３年逐步开展。

１９３３年６月，行政院召集改革公文档案会议，讨论中央１８个部会提案汇集的 《各部

会审查处理公文改良办法》，重点在减少行文数量，简化运转层次和登记手续。其主要内

容有：（１）以公报代替须公布的发文；（２）以会签簿代替会稿咨文；（３）修改公文稿面和

收发文簿式；（４）改革公文用语，简化程式，采用标点符号并分段叙述。运动的中心内容

是试行文书档案连锁法，即在一个机关范围内集中统一文书档案工作流程的做法。甘乃光

等人认为：“文书与档案本不能分，档案原为归档之文书，文书即未归档之档案，二而实

一者也。”故设计几道简便方法和手续，把文书运转各环节，从收发室到承办机构再到档

案室，在程序、手续、责任上连锁起来，加快文书流转。具体做法是：（１）分类统一，由

收发室根据既定的分类方案，负责统一分类，档案室不另分类，据此类别归档；（２）编号

统一，由收发室统一编订全机关总收发文号，取消机关内各承办机构的各自编号，档案室

亦依据此号存储保管；（３）登记统一，所有收发文只在收发室用三联单登记一次，其中一

张存收发室，一张存档案室，一张随文传观后存文书科； （４）归档统一，文件经办完后，

由档案室统一立卷归档。此法在１９３３年下半年首先在内政部试行，后逐渐推广到江西、

广西、湖北、四川等地。

１９３４年１２月行政院成立行政效率研究会，甘乃光为主任，聘请若干专门委员进行公

文档案改革工作的研究，并出版了 《行政效率》杂志，刊载了大量关于文书档案改革的研

究文章。

１９３５年２月成立行政院所属各部会档案整理处，领导和指导档案工作。该处协同行政

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第一章 文档与文档工作概述

效率研究会第二组对中央各机关的文书档案工作进行了广泛的调查，并编制报告、拟具方

案，对一些部门的档案工作进行了实际试验和指导。同年６月，档案整理处因经费困难撤

销，文书档案改革运动由此逐步进入低潮。

文书档案改革运动使涉及的机关加速了文书的运转，提供了公开划一的档案管理办

法，坚定了档案工作正确的政治方向，更好地实现为民服务的工作理念。这些都有利于行

政效率的提高，并对近代文书档案工作有深远影响，为后续的档案开放政策施行与公民权

利的保障奠定基础。与此同时，一些政府人士和学者不忘初心，牢记使命，更加重视文书

档案工作研究，从而推动了中国档案学的产生。

思考与实训

１．文书、公文和文件有何区别与联系？

２．为什么说文书只是档案的来源之一？

３．档案工作的基本原则是什么？

４．请结合工作实际，评判下列说法。

（１）今日之文书就是明日之档案。

（２）文书是档案的基础，档案是文书的归宿。

（３）只要具有原始记录性，文书就可以转化为档案。

（４）档案是根据需要编写、收集、复制的二手或三手材料。

（５）图书、报刊、资料是档案的一种。

５．请谈谈以下案例给你的启示。

位于成都市庆云南街新巷子的启阳大厦建于１９９７年，中国烟草四川进出口有限责任

公司在此有住户３５户、门卫１户、营业房９间。由于水管老化、锈蚀，爆管现象时常发

生，漏水严重，给住户的生活带来极大不便。该单位到自来水公司申请更换主水管，并安

装一户一表。自来水公司要求他们提供该房屋的规划审批总平面红线图，否则不能办理该

项目。启阳大厦是由四川省力博建设公司、锦江教委与该单位联合修建的，但在三家档案

室的档案材料中都没有找到总平面红线图。该单位先后奔走多处，都因缺乏原始资料，无

法解决问题。２００５年９月１日，该单位到成都市城建档案馆查阅档案，最终查到了该楼的

总平面红线图，使这项供水管道改造工程得以顺利完成。

６．请根据以下案例结合问题进行思考。

２０２１年７月６日，合肥市蜀山区琥珀街道组织辖区青少年前往蜀山区档案馆，参观

“长三角红色档案珍品展”。 “长三角红色档案珍品展”精选了５００余件革命历史档案文献

和影像资料，通过 “开天辟地宏图起”等五个部分，展示了中国共产党坚守初心使命，团

结带领 “长三角”地区人民，历经千难万险，谋求民族独立和人民解放的壮阔图景。每件

红色档案背后的小故事都引人入胜，展览还包括了马毛姐、陈延年、陈乔年的珍贵图片

资料。

请结合案例谈谈如何发挥档案的教育作用。

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