档案信息化基本知识

姚 军

2020年8月27日

主要内容：

信息化和档案信息化常识

电子文件和电子档案

电子档案管理

数字档案室（馆）建设

一、信息化与档案信息化常识

（一）档案信息化基本常识

1、概念

简单地说就是档案管理电脑化、网络化。

将现代电脑技术和网络通讯技术应用于档案管理，取代过去传统的手

工管理模式。

2、档案信息化的重要意义

是国家治理现代化的需要

是社会生活现代化的需要

是社会信息化发展的需要

是档案管理现代化的需要

3、档案信息化建设的主要内容

基础设施建设

档案信息资源建设

应用系统建设

标准规范建设

人才队伍建设

一、信息化与档案信息化常识

（二）信息化基本常识

1、关于“电子”、“数字”、“数码”概念

电子计算机的最基本的物理原理就是电子信号的组合。

用0和1这两位数字作为符号，形成电子计算机能够是别的代码，又称

为数码。

将0和1这两位数字用二进位制的方法进行组合编程，形成无限的数码

组合，即我们通常所谓的数据。

在信息化范畴，“电子”、“数字”、“数码”并称，没有太大的区

别，只不过在不同领域有不同偏向。如果要细分的话，“电子”更多的是

偏向从物理的电子信号层面；“数字”更多的从数字运算角度强调；“数

码”则更多的从各种代码角度强调。

电子文件管理系统、电子商务平台等

数字政府、数字金融等

IT行业

照、摄像领域

社会信息化

“电子”

“数字”

“数码” 如数码照片、数码摄像等（日本因素）

比特 0和1是电子计算机的基本语言

字节 按照二进位制的算法，由0和1组合的八位数

数据 由若干字节组合而成包含一定意义的数字集合体

数据集 若干数字集合体组合（电子文件、电子档案就是一种数据集）

程序 由若干数据集组合而成，具有一定功能性

系统 由若干程序组合而成，具有多种和系统性功能

平台 由若干系统组合而成，具有综合性功能，系统之间互通互联

形成紧密关系

2、数据与数据组合

一、信息化与档案信息化常识

（二）信息化基本常识

电子化（1946年至今） 手工向电子化转变，电脑替代手工

自动化（上世纪六十年代至今） 工业自动化生产线，管理自动化

智能化（二十世纪末至今） 工业智能化机器人，智能集成

智慧化（二十世纪初至今） 云计算、物联网、智能化、大数据和数据挖掘技术

智慧型平台、智慧型机器人，蓝深、阿尔法狗

3、信息化的发展与趋势

一、信息化与档案信息化常识

（二）信息化基本常识

一、信息化与档案信息化常识

（三）档案信息化发展与趋势

1、档案信息化3个发展阶段

20世纪八十年代开始 以检索利用为目的的档案目录数据的录入、管理和检索利用

20世纪九十年代开始 以辅助立卷为目的的文件辅助立卷归档系统应用

21世纪开始 以档案信息化为目的的档案数字化和档案管理系统的应用

2、档案信息化目前水平

基本处在电子化和自动化的水平

档案数字化处在电子化阶段

档案管理系统基本上还在自动化上辗转，个别地方正在实现智能化的突破

至于智慧化还有很长一段路要走

二、电子文件与电子档案

（一）电子文件

1、概念

是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘

等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文

件。

广义的电子文件范围很广泛，几乎是指所有的电子数据集及其载体。

狭义的电子文件是指电子公文，即国家机构及其它社会组织在公务活

动中为行使职权、实施管理形成的具有法定效用和规范体式的电子文件。

★OA（自动化办公系统）

发文形成

收文办理

视频形成

音频形成

数码照片形成

公务办理

……

★业务系统

业务文件形成

视频形成

音频形成

数码照片形成

专业文件形成

业务办理

……

2、

电

子

文

件

的

形

成

二、电子文件与电子档案

（一）电子文件

3、实体公文与电子公文形成流程比较（0A）

发文流程

实体：拟稿、审核、签发、注发、缮印、校对、盖印、登记、封发、立卷、归档（或销毁）

电子：拟稿、审核、签发、电子印章、排版、校对、登记、发出、归档（或处置）

收文流程

实体：签收、拆封、登记、分办、拟办、批办、传阅、承办、催办、立卷、归档（或销毁）

电子：签收、登记、分办、拟办、批办、传阅、承办、催办、注办、归档（或处置）

注：承办环节可接发文流程

二、电子文件与电子档案

（一）电子文件

1、概念

简单地说，电子档案是指具有保存价值的电子文件。

比较科学的定义是指以电子信号和二进位数字编码为基础记录语言的

相对虚拟形态的档案。

机关单位的电子档案，是国家机构及其它社会组织在公务活动中形成

的，经过整理、归档，具有保存价值的电子文件。

二、电子文件与电子档案

（二）电子档案

2、电子档案的档案属性和特殊性

电子档案属性是档案

商 册

周 中

秦、汉 典籍

汉、魏以后 文书 文案 案牍 案卷 薄书

清以后 档案

档案的本质属性是原始记录性。必须具备以下几个基本要素：

人们在各项社会活动中直接形成

具有保存价值

历史记录(或原始记录)

电子档案作为一种档案必须符合档案的基本要素

因而也同样具备以上三个基本要素

只有具备原始性的电子文件才能成为电子档案

二、电子文件与电子档案

（二）电子档案

电子档案与其它档案的区别

记录的方式不同

表现在电子档案的电子性（或数字性）特征，即从物理的角度讲电子

档案是以电子信号为记录方式的（电子性），从表达方式来讲电子档案是

以二进位数字组合规则为记录语言的（数字性）。

客观存在的形态不同

表现在电子档案由于其记录方式的特点，以人们肉眼看不见的虚拟形

态客观存在，必须借助一些显现手段和条件才能被人们看见、听见和触见

。

所以，我们有时也把电子档案称为虚拟档案，而把其它档案称为实体

档案。

电子档案既然是虚拟的，必须依附于一定客观载体才能为人们所用，

所以，这种电子档案的虚拟状态只是理论的、相对的，否则是毫无意义的

。

二、电子文件与电子档案

（二）电子档案

电子档案的虚拟性（理论而言）

电子文件必须在电子环境中形成或办理和归档

电子文件归档后必须在档案管理系统中接收移交、管理、保管保存和

提供利用

一份完整的电子档案必须是全过程电子化的

一旦离开电子环境，电子档案的原始性将失去

要么成为备份

要么成为电子档案的复制件

电子文件

形成办理

系统

数字

档案室

系统

数字

档案馆

系统

归档

接收 接收

移交

二、电子文件与电子档案

（二）电子档案

电子文件与电子档案

电子档案是一种新型

档案。必须符合一般档案

的基本属性和管理原则。

电子档案有其特殊性，

但传统档案也有其特殊性，

二者皆不可替代。

增量档案电子化。新

形成的档案逐步实现电子

化。

存量档案数字化。对

原有的实体档案进行数字

化，但档案数字化只是对

传统档案的一种复制。

电子档案与传统档案的关系

3、电子档案的构成

一份电子档案在电子环境中的存在形式和构成基本要素：

♠文本。即反映档案基本信息内容和形式的电子文件版本。按照文本的基本原

理，电子档案（文书类）的文本主要包括底稿（签发稿）、存本(与发出去的正本一

致)、重要的修改稿等，目前，为了减低电子档案的可更改性，国家规定必须固化电

子档案的文本，大多采用pdf、ceb、ofd等格式。其他类型电子档案的文本还有jpg

、tiff等，还有些有待进一步统一和规范。

♠流程工作单。覆盖电子档案全生命周期的操作表单。主要包括发（办）文单

、归档移交凭单、室馆移交与接收凭单、档案馆电子档案长期保存库入库单、电子

档案鉴定表单、电子档案销毁凭单等。当然，在电子档案全生命周期内不同的阶段

其流程工作单是不同的，但基本上是只增加而不可减、改、删。

♠元数据记录。覆盖电子档案全生命周期的各类元数据的描述。主要包括内容

元数据、背景元数据、过程性元数据等。当然，在电子档案全生命周期内不同的阶

段其元数据的数量是不同的，但基本上是只增加而不可减、改、删。

二、电子文件与电子档案

（二）电子档案

4、电子档案的种类

电子档案的类型有很多种，可以用各种划分原则进行划分。举例：

♠参照实体档案的划分原则

文书类 专业类 数码照片类 音视频类 多媒体类 ……

♠按照软件系统产生的原则

OA产生 业务系统产生 特殊系统 ……

♠按照显示层描述的原则

word文档 CAD文件 电子图表 数码照片 音视频文件

流媒体文件……

……

二、电子文件与电子档案

（二）电子档案

电子档案及其相关信息数据的总称。又称为数字档案信息资源或数字档案资源。

1、增量档案电子化

即新形成的档案逐步实现电子化。这里指的是电子档案从电子文件的形成办理归

档到数字档案室、数字档案馆全流程的电子化，只有这样才能产生真正意义上的电子

档案。

2、存量档案数字化

即对原有的实体档案进行数字化。但需要说明的是：档案数字化只是对传统档案

的一种复制。数字化的成果只是传统档案的电子化复制件，不能成为真正意义上的电

子档案。因此，可以称之为电子资料信息。

3、其它档案信息资源

各种相关电子参考资料数据

管理数据

利用数据

……

二、电子文件与电子档案

（三）电子档案信息资源

真实性：形成办理过程的合法、有效

完整性：电子文件要素的齐全完整

可用性：电子文件软硬件的可靠、通用

安全性：环境和条件的安全保障

档案的本质属性是原始性，因此具有凭证和依据作用。

电子文件（档案）的原始性通过“四性”得到保证。

三、电子档案的管理

（一）电子文件的归档

GB/T18894-2002中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》

1、电子文件归档与管理规范

2、电子文件类别代码

T 文本文件

I 图像文件

G 图形文件

V 影像文件

A 声音文件

0 超媒体链结文件

P 程序文件

D 数据文件

三、电子档案的管理

（一）电子文件的归档

3、归档要求

定期移交

四性检测

确定密级

确定归档范围

划定保管期限

机读目录

4、归档时间

逻辑归档可实时进行

物理归档应按照纸质文件的规定定期完成

按优先顺序物理归档载体依次为

只读光盘

一次写光盘

磁带

可擦写光盘

硬磁盘

……

（禁用软磁盘）

三、电子档案的管理

（一）电子文件的归档

OA ERMS OAIS

签发生效 给号

封装 封装

给号

封装

检测 检测

核心

数据库

检测

电子档案原始性、真实性的技术处理

1、科学合理的运用时间节点控制

应用成熟技术控制操作行为：通过应用相关安全技术控制人员的操作，保

证电子文件（档案）的原始性、真实性、合

法性。

三、电子档案的管理

(二）电子文件（档案）原始性的技术保障

电子文件形成办理、管理和长期保存全程一体化交接点的控制

数字档案室系统

OA

业务系统

数字档案馆系统

档案规范

接口规范 接口规范

权限角色、单点登录、秘钥、电子签名…

三、电子档案的管理

(二）电子文件（档案）原始性的技术保障

2、“关键节点控制”策略

签

发

归

档

入

进 库

馆

发文流程

收文流程

办结

接收

数

字

档

案

室

数

字

档

案

馆

系

统

移交

电子档案

数据

保存库

电子文件形成办理流程

(业务系统或OA)

电子文件管理流程

（数字档案室管理系统）

ERMS

电子档案数据处理流程

（数字档案馆管理系统）

（电子文件长期保存系统）

OAIS

电子档案长期保存流程

（电子档案数据管理系统）

应用技术：单点登录、权限角色、KEY、电子签名、三员审计、

封装、元数据……

电子档案

数据

保存库

电子档案

数据

管理库

出

库

整理

鉴定 利

用

库

共享

共享利用

三、电子档案的管理

(二）电子文件（档案）原始性的技术保障

从保证电子档案的原始性入手，应用现有成熟技

术，尽可能地减少电子文件（档案）原始数据发生变

化，达到长期保存档案数据的目的。

1、数字档案资源总库（核心数据库、保存库）

三、电子档案的管理

（三）电子档案的长期保存

OA

业务系统 ERMS OAIS

档案数字化

档案数字化 档案数字化

应用数据库 核心数据库

应用数据库

核心数据库

应用数据库

2、档案数据库的建设

三、电子档案的管理

（三）电子档案的长期保存

“三库”分离策略

“三库” 管理库 数字档案资源总库 利用库

管理库是档案部门用于处理数据的专用数据库。

数字档案资源总库是档案部门用于保存档案数据的专用数据库。

利用库是档案部门用于提供档案数据利用的专用数据库。

管理库

数字档案资源

总库

利用库

处理数据

保存数据

共享数据

物

理

隔

离

物

理

隔

离

一馆一库

（一室一库）

三、电子档案的管理

（三）电子档案的长期保存

“

三

库

”

管

理

与

建

设

三、电子档案的管理

（三）电子档案的长期保存

3、 电子与实体档案管理的“双轨制”

是指在一定时期内，由于同种档案有两种并存的不同形成方法和

途径造成的不同形态档案现象以及相应管理的方法，是一种过渡性的

客观现象。

甲骨档案到简牍档案的过渡期 约1000年

简牍档案到纸质档案的过渡期 约1000年

一个立档单位档案、一种档案、一类档案、一批档案……

有两种以上形态的档案，这在过渡期是正常现象

三、电子档案的管理

（三）电子档案的长期保存

电子文件（档案）的形成 OA 业务系统

电子文件（档案）的管理 数字档案室(ERMS)

电子文件（档案）的长期保存 数字档案馆(OAIS)

三、电子档案的管理

（四）电子档案全程一体化管理模式

收 存 管 用

三、电子档案的管理

（五）电子档案管理系统的基本（内容）功能

四、数字档案馆（室）建设

（一）数字档案室建设

数字档案室建设基本内容：

基础设施建设 网络、硬件、机房

档案信息资源建设 电子档案、电子文件、电子信息、系统数据

应用系统建设 ERMS（数字档案室系统，电子文件管理系统）、电子

文件中心等

标准规范建设 数据格式标准、管理规范、系统架构与功能、安全保障

管理体制与机制 领导、机构、人员、职责、制度与执行

ERMS（数字档案室系统，电子文件管理系统）

基本功能

收 存 管 用

OA

业务

系统

数字档案室系统

权限 角色 配置

收集 整理 保管

鉴定 统计 利用

监督 指导 咨询

系统维护

日志管理

审计…

数

字

档

案

馆

归档 移交

数字档案室的种类：

集中式 分布式 单机

2012年，省档案局印发《江苏省数字档案室等级评估办法》

数字档案室等级评估

适用范围：本省各级机关、团体、企事业单位的数字档案室建设。

评估依据：江苏省地方标准《数字档案室建设规程》及其附录F《数字

档案室评估细则》

等级：分为AA级、AAA级、AAAA级和AAAAA级四级

评估内容：6大类（组织管理、基础设施建设、基础业务、数字档案资

源建设、信息服务、业务技能）49项

分值：基本分为100分，加分另5分。5A级评估得分为95分以上（含95

分），其中基础设施建设、基础业务、数字档案资源建设三个大类得分必

须分别达到32分、15分、18分。4A级评估得分为85分以上（含85分），其

中基础业务、基础设施、数字档案资源建设三个大类得分必须分别达到30

分、12分、15分。3A级评估得分为75分以上（含75分），其基础业务、基

础设施、数字档案资源建设三个大类得分必须分别达到28分、10分、12分。

2A级评估得分为65分以上（含65分），其基础业务、基础设施、数字档案

资源建设三个大类得分必须分别达到25分、8分、10分

职责与分工：省档案局全面负责和终审，省级机关单位和全省5A级的评

估，由科技处负责实施。各省辖市档案局负责组织本行政管辖区范围市级

机关单位和4A级数字档案室的评估。各县（市、区）档案局负责组织本行

政管辖区范围机关单位3A级以下的评估。

评估流程：自评、申报、审核、评估、审批、通报、颁证

2018年，国家档案局发布《数字档案室建设评价办法》

国家示范数字档案室测评

适用范围：机关、团体和其他社会组织（县区级只评价集中式）

评估依据：《数字档案室建设指南》、《数字档案室建设评价指标》

等级：全国示范数字档案室、通过国家数字档案室评价

评价内容：6大类（领导与组织、基础设施建设、应用系统建设、数字

档案资源建设、保障体系建设、工作亮点）40项

分值：基本分为100分，加分另10分。全国示范数字档案室达90分以上

通过国家数字档案室评价80分以上

职责与分工：自评后经省级档案行政管理部门审查同意后向国家档案局

提出评价申请，由国家档案局组织评价。

评估流程：自评、申报、审核、评价、审批

数字档案室建设的要求

与本单位信息化建设同步

本单位信息化的重要组成部分，应列入规划，统筹安排，分步实施。

规范标准

必须符合相关电子文件（档案）的国家和地方标准以及规范要求。

全流程一体化

电子文件形成办理、数字档案室和数字档案馆的一体化，相互衔接。

四性保证

真实性、完整性、可用性、安全性。

以项目规划、设计、实施、运维

按照项目建设从顶层设计、流程管理、科学实施、质量控制、安全运维

接收档案部门业务监督与指导

电子文件形成办理接收本单位档案部门的业务监督与指导，

数字档案室接收档案行政管理部门业务监督和指导。

档案信息资源建设

应用系统建设

标准规范建设

管理体制与机制

基础设施建设 网络、硬件、机房

电子档案、电子文件、电子信息、系统数

据、数据库…

数字档案馆系统（OAIS模型，电子文件长

期保存系统…）

数据格式标准、管理规范、系统架构与功

能、安全保障…

领导、机构、人员、职责、制度与执行…

四、数字档案馆（室）建设

（二）数字档案馆建设

数字档案馆、室系统网络关系示意图

OA ERMS OAIS

政务内网

数字档案馆

接收平台

局域网

互联网

物

理

隔

断

数字档案馆

共享平台

物

理

隔

断

网上档案馆

网上陈列馆

电子文件（档案）管理全程一体化涉及的系统与网络关系

数字档案馆、室系统网络关系

（内网）

政务网 广电网

互联网

移动网

…

政务网

（外网）

党政网

（内网）

保密网

（涉密内网） 电子档案数据保存库

智慧城市

（大数据中心）

数字档案馆

（局域网）

数 字 档 案 馆 体 系

虚拟数字档案馆

（接收与共享利用）

数字档案馆主体

（收管存用）

数字档案馆网站

（功能+利用数据库）

实体档案馆 数字档案馆

（传统档案馆） 智慧档案馆

智能化 电子化

（数字化）

绿色

数字档案馆的发展与趋势

上世纪八十年代前 现在 将来

谢 谢！

再 见！