第1页
无纸化会议系统 2.0
操作手册
粉丝：{{bookData.followerCount}}
{{!bookData.isSubscribed?'关注':'取消关注'}}
无纸化会议系统2.0-操作手册
目录一、 概述.........................................................................................................................................1(一) 总体概述.........................................................................................................................1(二) 面向对象.........................................................................................................................1(三) 编写目的..........................................................................................
粉丝: {{bookData.followerCount}}
文本内容
第2页
目录
一、 概述.........................................................................................................................................1
(一) 总体概述.........................................................................................................................1
(二) 面向对象.........................................................................................................................1
(三) 编写目的.........................................................................................................................1
二、 手册阅读向导.........................................................................................................................1
三、 无纸化会议系统操作介绍.....................................................................................................2
(一) 系统登录.........................................................................................................................2
(二) 我的日历.........................................................................................................................3
(三) 设备管理.........................................................................................................................5
1. 会议终端......................................................................................................................5
2. 信息发布终端..............................................................................................................7
3. 侯会播报终端..............................................................................................................8
4. 信息发布终端..............................................................................................................9
5. 信号输出解码器..........................................................................................................9
6. 信号接入编码器........................................................................................................11
7. 会议公告终端............................................................................................................13
(四) 会议审批.......................................................................................................................15
1.待审批列表..................................................................................................................15
2. 已审批列表................................................................................................................17
(五) 我的会议........................................................................................................................18
1. 创建会议...................................................................................................................18
2. 我的会议...................................................................................................................41
3. 周期会议...................................................................................................................59
4.我的模板.....................................................................................................................60
5.资料整理......................................................................................................................61
(六) 系统设置.......................................................................................................................65
1. 信发模板管理............................................................................................................65
2. 会议标语管理............................................................................................................75
3. 欢迎界面管理............................................................................................................75
4. 电子桌牌设置............................................................................................................75
5. 会议室管理................................................................................................................75
6. 其他设置....................................................................................................................89
(七) 统计分析.......................................................................................................................99
(八) 权限管理.....................................................................................................................100
1.组织管理....................................................................................................................100
2.角色管理....................................................................................................................102
3.用户管理....................................................................................................................106
(九) 会议设备.....................................................................................................................109
第3页
无纸化会议系统 V2.0
1
一、 概述
(一) 总体概述
本手册主要的内容是描述无纸化会议系统 2.0 操作的使用方法。
(二) 面向对象
本手册的面向对象主要为企事业单位的会议创建管理人员、会务服务人员、
本单位参会人员以及系统维护人员。
(三) 编写目的
本手册的编写目的是帮助使用单位在使用无纸化会议系统的过程中，能快速
的熟悉使用该无纸化会议系统，提高会议预约等会务工作效率。本手册将详细的
讲解系统的功能和使用。
二、 手册阅读向导
由于使用该系统的用户职责不同，请各位用户在阅读具体操作手册内容之前
请仔细阅读该向导，指引你找到自己需要的信息。
本手册主体内容如下：
“无纸化会议系统 2.0”：系统所有功能点的操作介绍。
第4页
无纸化会议系统 V2.0
2
三、 无纸化会议系统操作介绍
(一) 系统登录
无纸化会议系统的使用，需要系统管理人员分配业务人员用户名、密码进行
登录。
会议创建角色人员可在自己电脑中点击浏览器访问收藏夹中无纸化会议系
统，输入分配的用户名、密码，点击登录。
点击登录按钮 实现系统的登入功能。
如果用户名或密码输入错误，系统页面自动提示“用户密码不正确”。
第5页
无纸化会议系统 V2.0
3
登录成功后，点击 按钮可以进行账号退出回到登录界面。
在 按钮还可以进行系统中英文切换。
(二) 我的日历
登录成功后，在无纸化会议系统中默认打开日历，日历显示的内容为当前用
户参加的所有会议邀请。
第6页
无纸化会议系统 V2.0
4
我的日历页面中，日历从左向右依次为星期一、星期二、星期三、星期四、
星期五、星期六、星期日；
在每日单元格内显示日期以及此日参加的会议数量。
当鼠标移动到有会议邀请的日历格内时，会快速弹出窗口，显示当日会议的
会议时间、会议地点以及会议主题便于查看。
在我的日历页面的右上角，可以通过上个月、下个月快速调整当前月份，点
击上个月按钮为查看上一个月的会议邀请，点击下个月按钮为查看下一个月会议
邀请。
第7页
无纸化会议系统 V2.0
5
当调整月份过多的时候，点击 按钮，日历将快速跳转至当前月份。
(三) 设备管理
终端管理即为对所有会议终端、信息发布、侯会屏播报、服务交互、信号
输出、接入编码器、会议公告终端，进行统一的管理、分组、维护。所有的终
端在通过终端管理能够自动寻找主机并进行控制管理，实时显示终端的联机
状态、运行状态。
1. 会议终端
鼠标指向终端管理，点击会议终端。
第8页
无纸化会议系统 V2.0
6
会议终端的管理，系统自动扫描识别网络中的终端设备，显示设备的在线状
态，对在线的设备可以进行重置、服务地址、设置会议室、刷新、删除。
在列表中点击“重置”按钮，在终端显示会议室名称，点击选择会议室名称，
会对终端与会议室的匹配关系重新设置。
在 终 端 列 表 中 ， 选 中 终 端 名 左 侧 的 复 选 框 ， 点 击 列 表 右 上 方 的
按钮，可以将终端与会议室进行绑定。
第9页
无纸化会议系统 V2.0
7
设置完成后点击 按钮对修改信息进行保存，点击 按钮可以
放弃修改内容。
在右上角点击 ，自动冲洗你设置在线终端的服务器 IP 地
址，未注册的终端会自动注册成功。
点击 按钮，列表内容刷新。
在列表中选中会议终端名称前的复选框，点击 按钮，可以对会议
终端进行删除操作。
2. 信息发布终端
信息发布终端的管理，系统自动扫描识别网络中已注册的设备，显示设备的
在线状态，对在线的设备可以进行重置、服务地址、设置会议室、刷新、删除。
第10页
无纸化会议系统 V2.0
8
设置服务地址、删除、刷新功能可参见“（四）1 会议终端”。
3. 侯会播报终端
侯会屏终端，系统自动扫描识别网络中安装有侯会屏终端的设备，显示设备
的侯会屏名称、在线状态，服务器 IP、服务端口、版本号、更新时间。
在终端列表上方，可以设置会议开始前多久自动进行语音播报。
在终端列表中，点击列表右侧 ，可以配置侯会屏对应播报的会
议室通知范围。
第11页
无纸化会议系统 V2.0
9
设置完成后点击 按钮对修改信息进行保存，点击 按钮可以
放弃修改内容。
设置服务地址、删除、刷新功能可参见“（四）1 会议终端”。
4. 信息发布终端
服务交互屏，系统自动扫描识别网络中安装有服务交互软件终端的设备，显
示名称、IP、状态、服务 IP/端口、版本号、更新时间。
设置服务地址、删除、刷新功能可参见“（四）1 会议终端”。
5. 信号输出解码器
信号输出解码器，系统自动扫描识别网络中已添加的解码器设备，列表显示
解码器名称、屏幕名称、IP、会议室、终端版本。
第12页
无纸化会议系统 V2.0
10
在右上角点击 按钮，在弹出页面中可以列出未添加系统的解码
器，选中设备前的复选框点击保存，即可将解码器保存至系统中。
在列表中选择设备，点击 按钮，可以将解码器与会议室进行
绑定。
第13页
无纸化会议系统 V2.0
11
设置完成后点击 按钮对修改信息进行保存，点击 按钮可以
放弃修改内容。
6. 信号接入编码器
信号接入编码器，系统自动扫描识别网络中已添加的编码器，列表显示编码
器名称、IP、分组名称、终端版本。
在右上角点击 按钮，在弹出页面中可以列出未添加系统的编码
器设备，选中设备前的复选框点击保存，即可将编码器保存至系统中。
第14页
无纸化会议系统 V2.0
12
在列表中选择设备，点击 按钮，可以将编码器与分组进行
绑定。
第15页
无纸化会议系统 V2.0
13
设置完成后点击 按钮对修改信息进行保存，点击 按钮可以
放弃修改内容。
点击左侧分组中的 号，可以进行分组添加操作。
7. 会议公告终端
会议公告终端，系统自动扫描识别网络中已注册的会议标语软件的终端设备，
显示名称、IP、会议室、状态、版本号、更新时间、ID。
在列表中选择设备，点击 按钮，可以将会议公告端与会议室进
行绑定。
第16页
无纸化会议系统 V2.0
14
设置完成后点击 按钮对修改信息进行保存，点击 按钮可以
放弃修改内容。
在列表中选择设备，点击 按钮，可以将电子公告端与会议室
进行解除绑定。
设置完成后点击 按钮解除绑定，点击 按钮可以放弃解除绑
定。
设置服务地址、删除、刷新功能可参见“（四）1 会议终端”。
第17页
无纸化会议系统 V2.0
15
(四) 会议审批
鼠标点击会议审批
会议审批主要是会议预约数据的一个管理和记录，分为待审批列表、已审批
列表。
1.待审批列表
拥有会议室审批权限账号登录后，在待审批列表会显示当前需要审批的会议
预约信息包含会议类型、会议时间、会议室、会议主席、会议秘书、会议主题以
及对会议的通过和不通过操作。
其中 图标为常规会议预约， 图标为无纸化会议预约。当会议日期后面跟
第18页
无纸化会议系统 V2.0
16
随 图标时该会议即为周期会议。
点击周期会议预约 的日期可以查看本次会议的周期规则。
点击 按钮弹出二级确认窗口，确定即可通过本次会议预约，取消视
为放弃本次操作。
点击 按钮弹出拒绝原因窗口，输入不通过原因后。点击确定按钮
即可拒绝本次会议预约。点击取消按钮，视为放弃本次操作。
第19页
无纸化会议系统 V2.0
17
2. 已审批列表
在已审批列表会显示当前用户已审批的会议信息包含会议日期、会议时间、
会议室、会议主席、会议秘书、会议主题、审批状态信息。
在审批状态中显示本次会议的审批时间，以及不通过原因信息。
第20页
无纸化会议系统 V2.0
18
(五) 我的会议
1. 创建会议
鼠标点击我的会议模块，点击创建会议功能。
进入创建会议功能，页面下方为会议室状态显示区，利用甘特图的可视化形
式展示今日会议室的空闲时刻。在创建会议页面的上方为查询区。
在查询区可以通过会议日期选择，快速掌握已选时间的会议室当日状态，选
择日期的方式可以是日历控件进行选择，也可以通过向左、向右的按钮进行翻页
查询。
第21页
无纸化会议系统 V2.0
19
在查询区可以通过会议室的类型，对全部、无纸化会议室、普通会议室进行
快速筛选。
查询区刷新按钮 ，当会议创建时，可以点击刷新按钮确保此会议室
当前时间没有被其他人创建会议。
在会议室状态显示区，左侧列显示为会议室名称，上方第一行显示为时间。
会议室状态显示区正确查看方式为：以会议室维度一行、一行进行查看。下图中
标记内容为“党建会议室”在 2021 年 06 月 20 日，从 8:00 至 16:00 都没有会议
安排。
第22页
无纸化会议系统 V2.0
20
其中橙色为已预约会议、灰色为已结束会议和等待审批会议、蓝色为正在进
行的会议。S 代表开始时间，E 代表结束时间。
当会议室有实景图时，点击会议室名称可以查看实景图详情。
第23页
无纸化会议系统 V2.0
21
点击图片可以进行大图预览。
1.1 新建会议
1.1.1 无纸化会议创建
无纸化会议室可以进行无纸化会议和常规会议预约。当鼠标移至无纸化会议
室，在会议时间空闲处双击或点击拖拽选择时间弹出会议预约页面。
在会议预约页面，可以进行会议时间选择、会议主题、备注以及开启周期会
议和保存模板操作。
第24页
无纸化会议系统 V2.0
22
当前保存为模板后，本次会议的参会人员、议题配置、模拟排位均可保存为
模板。
填写完毕后点击 按钮，进入会议配置功能。
(注意：如果当前预约会议室已开启审批功能，则需审批通过后即完成会议创建)
1.1.1.1 会议配置
会议配置功能主要包含三个方面，分别为：参会人员、议题配置、模拟排位。
第一步需要对参会人员进行配置，在参会人员配置页面分为查询区、人员选
择区、会议配置区。
第25页
无纸化会议系统 V2.0
23
查询区支持选择部门，从而快速找到参会人员的所在位置。
查询区支持全文检索的方式快速定位参会人员，查询范围包括用户名、姓名。
当定位需要参会人员后，勾选姓名前的复选框，然后点击页面中间的
按钮。
点击完成后，即可将已选人员添加至参会人员。
第26页
无纸化会议系统 V2.0
24
当参会人员选择错误时，可在右侧已选择的用户列表中，点击姓名前的复选
框，然后点击页面中间的 按钮。
第27页
无纸化会议系统 V2.0
25
点击后可完成对已选择参会人员的移出操作。
在列表中找到需要配置会议角色的人员，在会议角色一列中点击 按钮。
点击后可快速配置系统默认的会议角色，分别为会议主席、会议秘书。（人
员默认角色为参会人员）
对于已选参会人员列表，系统支持可以保存为分组，方便下次创建会议时无
需手动添加，可直接快速导入。
点击 可以对当前已选用户保存为分组。
点击加载分组用户弹出页面显示当前用户已保存的用户列表。
第28页
无纸化会议系统 V2.0
26
点击导入按钮可直接快速导入该分组列表的用户。
点击 按钮可以进行分组删除，点击 按钮，显示分组详细用户列表。
第29页
无纸化会议系统 V2.0
27
会议基本配置包括会议服务、签到方式、通知方式、提醒。
点击会议服务下拉显示系统配置的会议服务列表，可以进行单选以及多选。
点击签到方式下拉显示系统配置的签到方式，可以进行选择。
点击通知方式下拉显示系统配置的通知方式，可以进行选择。
第30页
无纸化会议系统 V2.0
28
提醒时间点击下拉框进行选择。
当所有操作完成后，点击页面右上角的 按钮，即可进入第二步操
作。
对议题进行配置，主要配置包含议题名称、议题顺序、参会人员、议题内包
含的会议资料，议题配置，在页面中第一步输入会议议题的名称。
第31页
无纸化会议系统 V2.0
29
当需要有第二个会议议题的情况时，点击右侧的 按钮，系统自
动增加一个议题。
点击 按钮时，可以对议题的顺序进行调整。
点击开启 按钮可以对议题进行隐藏，开启隐藏后终端启动会议均
不会显示。（特殊情况下使用）
点击 按钮，可以进行议题的删除。
会议过程中会进行一些会议资料的演示，系统可以将会议议程与会议资料进
行绑定，在操作时只需要将会议材料上传至选定的会议议题下即可。
点击需要上传议题的 按钮。
第32页
无纸化会议系统 V2.0
30
根据浏览器弹出的 Windwos 窗口选择上传文件，支持文件多选便于快速上
传会议资料。
选择完成后，点击 按钮，系统自动开始上传文件。
上传完成后，在议题下会有会议资料文档。
如果会议资料上传错误，可点击会议资料右侧的 按钮对文件进行删除。点
击 按钮后，系统提示确认删除操作，如点击 按钮，即完成对文件的删
除，如点击 按钮，则不对此会议资料进行操作。
第33页
无纸化会议系统 V2.0
31
对于议题文件可以设置人员可见性。点击 按钮弹出设置界面。
通过 可以设置该人员是否可见此文件。（当设置不可见时，终端启动
会议后，该终端人员不会显示该文件）
点击 按钮完成文件可见性设置， 视为放弃本次操作。
第34页
无纸化会议系统 V2.0
32
在实际会议创建的过程中，有可能在一个会议下，不同的会议议题的参会人
员不同，所以在议题配置的功能下支持对议题参会人员的选择。系统默认所有的
参会人员参加所有的会议议题，如需配置点击 按钮。
鼠标单击将姓名前的复选框勾选掉，即认为此人不参加此议题。选择完成后
点击 按钮，如不需要此操作点击 按钮。
第35页
无纸化会议系统 V2.0
33
在根据议题配置参会人员时，可能会出现会议主席、会议秘书变动这种情况，
在配置参会人员时，列表中找到需配置角色人员，在角色一列中点击 按钮，可
快速配置为系统默认的会议主席、会议秘书会议角色。
操作完成后点击 按钮即可保存本次会议议题的参会人员列表。点击
按钮，本次操作取消。
操作配置会议议题时，如果议题配置冗余或操作错误，可以点击议题操作栏
右侧的 按钮。
第36页
无纸化会议系统 V2.0
34
点击后提示确认删除操作， 即完成对议题的删除， 按钮则
取消本次操作。
当所有操作完成后，点击页面右上角的 按钮，即可进入第三步操
作，对会议参会人员座次进行模拟排位。
进入页面后，左侧为参加用户区，右侧为会议室排位区。
排位分为两种模式，一种为按会议排位，此模式默认所有参会人员在会议中
不会发生变化，同时参会人员在会议中会议位置也不会发生变化。另一种为按议
题排位，此模式适用于一场会议但是每个议题均由不同人员参加。
以下操作为按会议排位的模式。
第37页
无纸化会议系统 V2.0
35
在左侧显示参会人员列表。鼠标常按排位人员拖拽至右侧排位区座位进行人
员排位。如排位错误可点击参会人员右侧的 按钮即可。
以下操作为按议题排位的模式。
在左侧显示参会人员列表。
选择会议议题后，进入排位的环节。常按鼠标拖拽排位人员至右侧排位区座
位进行人员排位。如排位错误可点击参会人员右侧的 按钮即可。
第38页
无纸化会议系统 V2.0
36
所有人员座次排位完毕后，点击右上角 按钮完成本次会议配置操作。
1.1.2 常规会议创建
普通会议室只可进行常规会议预约。当鼠标移至普通会议室，在会议时间空
闲处双击或点击拖拽选择时间弹出会议预约页面。
输入会议主题，点击 按钮后进入会议配置功能。
（注意：如果当前预约会议室已开启审批功能，则需审批通过后即完成会议创建）
常规会议无需进行模拟排位，会议配置功能主要包含二个方面，分别为：参
会人员、议题配置。
第39页
无纸化会议系统 V2.0
37
（具体配置方法可参见 1.1.1.1 这里不在赘述。模板创建、周期会议参见 1.2、1.3）
1.2 使用模板创建会议
在需要创建相同会议的时候，我们可以使用模板来创建会议，点击
按钮，选择已保存的模板。
使用模板预约会议之后，按钮会变更为 。点击取消模板按钮后，
可取消已选模板。
第40页
无纸化会议系统 V2.0
38
输入会议主题后，点击确定。
会议创建完成后进入会议配置功能，参会人员、议题配置、模拟排位无需手
动配置，均从会议模板中自动同步。
如需修改可直接进行编辑，无需变更点击下一步即可完成会议配置。
第41页
无纸化会议系统 V2.0
39
（参会人员、议题配置、模拟排位配置变更可参见 1.1.1.1 会议配置）
1.3 周期会议创建
点击 按钮开启周期会议后，需进行重复频率以及结束重复时间选择。
重复频率可以选择每天、每个工作日、每周、每两周、每月。
第42页
无纸化会议系统 V2.0
40
结束重复可以选择结束于某天、限定会议次数。（结束于某天最大限制为 3 个
月，限定会议次数最大限制为 10 次）
点击确定按钮后，完成本次周期会议的创建。
（参会人员、议题配置、模拟排位配置可参见 1.1.1.1 会议配置）
（注意：普通周期会议预约只会创建相应场次的会议，不会同步参会人员、议题配置、模拟
排位配置信息，如需创建每场相同的参会人员、议题配置等会议，可使用模板预约周期会议，
详见 1.4 使用模板创建周期会议）
1.4 使用模板创建周期会议
当需要创建多场会议且参会人员、议题配置、模拟排位配置信息相同时，我
们可以使用模板来创建周期会议。
首先选择需要使用的模板，然后开启周期会议点击确定完成本次会议创建。
（当使用模板创建周期会议后，每场会议均会同步模板中的参会人员、议题配置、
第43页
无纸化会议系统 V2.0
41
模拟排位信息配置）
2. 我的会议
鼠标点击我的会议模块，点击我的会议功能。
我的会议功能主要用于查询我创建的会议以及我参加的会议，查询的结果通
过列表的方式展示。页面分为上方的查询区，下方的列表区。
查询区支持通过会议时间进行查询，点击会议时间，即可通过弹出的日历控
件进行选择开始时间、结束时间。
第44页
无纸化会议系统 V2.0
42
鼠标的第一次点击日期为开始时间，第二次点击日期为结束时间，如需要选
择上一月、下一月的日期可点击日历控件的 、 按钮。
如需选择上一年、下一年的日期，可点击日历控件的 、 按钮。
第45页
无纸化会议系统 V2.0
43
查询区支持通过会议室名称进行查询，点击会议室下拉框可按照会议室名称
选择。
查询区支持通过会议状态进行查询，点击会议状态下拉框可按照会议状态选
择。
当查询条件选择完毕后，查询的结果通过下方的列表区展示。列表区通过选
项卡的方式展示我创建的会议、我参加的会议两类。点击选项卡即可切换。
2.1 我创建的会议
我创建的会议，默认通过列表的方式展示当前登录账号已创建的会议数据。
第46页
无纸化会议系统 V2.0
44
其中会议类型用图标区分， 为无纸化会议， 为常规会议。 代表的是
周期会议。
审批未通过的会议不可使用，鼠标悬浮 时显示拒绝原因。
点击 按钮后，系统发送通知至侯会终端，自动播放相关会议信息。
如需查看会议详细信息，点击会议列表的右侧 按钮，浏览器自动打开新
窗口页面展示会议预约信息以及会议明细。（会议详情可参加 2.3）
第47页
无纸化会议系统 V2.0
45
2.1.1 会议启动
无纸化会议需手动激活启动，点击 按钮弹出窗口是否确认启动会议。
当勾选终端开机、升起终端时，无纸化终端设备会自动开机并升起屏幕进入会议。
点击 按钮完成会议启动。
无纸化会议启动后，点击 按钮弹出窗口是否确认结束会议。
当勾选终端关机、降落终端时，无纸化终端设备会自动关机并降落屏幕结束会议。
第48页
无纸化会议系统 V2.0
46
点击 按钮结束本场会议。
提前结束的会议可以进行会议重置。（超过会议预约结束时间后不可重置）
点击 按钮弹出窗口勾选确认要重置的内容。
点击 按钮完成会议重置，重置后的会议可再次启动。
启动后的无纸化会议点击会议室名称可进行设备的开关机、升降控制。
常规会议无需手动启动，到时自动开始，自动结束。（常规会议不可进行重置）
第49页
无纸化会议系统 V2.0
47
2.1.2 会议调整
当会议未开始时，点击 按钮下拉显示会议调整功能列表，点击
按钮。
在修改会议窗口可以进行会议时间以及会议主题、备注信息的调整，点击
按钮完成本次操作。
在会前、会中当有人员变动或议题变动时，点击 可返回会
议配置页面重新对参会人员、会议议题、模拟排位信息进行再次编辑。（修改方
第50页
无纸化会议系统 V2.0
48
法参见 1.1.1.1 会议配置）
无纸化会议在会前、会中可以进行欢迎界面的更改，点击 按钮
弹出欢迎界面切换窗口。
选择左侧列表中的欢迎界面模板，点击 按钮后完成欢迎界面切换。
无纸化会议在会前、会中可以进行电子桌牌的更改，点击 按钮
弹出电子桌牌切换窗口。
选择左侧列表中的电子桌牌模板，点击 按钮后完成电子桌牌切换。
百万用户使用云展网进行线上电子书制作，只要您有文档，即可一键上传，自动生成链接和二维码(独立电子书)，支持分享到微信和网站！
其他案例
百万用户使用云展网进行线上电子书制作，只要您有文档，即可一键上传，自动生成链接和二维码(独立电子书)，支持分享到微信和网站！
免费制作
{{modalTitle}}
{{item.title}}
x
{{item.desc}}
{{item.title}}
{{toast}}
